記事作成プロセス:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

自社の Web サイトやブログは、企業にとって情報発信の場であるだけでなく、マーケティング戦略の上でも大きな意味を持ちます。そのため、そこに掲載する記事のクオリティを担保することは重要な課題です。

たとえば、記事の内容がコンプライアンスに抵触するものであったり、他の記事の盗用であったりした場合には、大きな問題に発展してしまうケースもあります。そこまでではなくても、記事の内容に事実誤認や間違いが多いと、Web サイトだけでなく、企業への信頼も揺らいでしまうでしょう。

この『記事作成プロセス』は、テーマに沿って作成された記事のすべてを編集デスクがチェックしつつ、迅速に掲載可否の判断をおこなえるようにするワークフローです。記事を執筆する「ライター」、掲載可否の判断をする「編集デスク」、掲載前の最終チェックをおこなう「校正掲載」と複数の人員による分業体制で入念なチェックがおこなえるほか、医学的な内容の記事など専門的な立場からの監修が必要な場合には「監修対応」に工程を回すこともできます。 

『記事作成プロセス』は、Web サイトにおける記事の制作から掲載までの工程を自動化・効率化し、クオリティと安全性を確保することに重点を置いたフローといえるでしょう。


【概要】
テンプレート名:記事作成プロセス

用途:「記事の作成」「掲載についての判定」「掲載」など一連の工程

作成難易度:低

拡張性・汎用性:品質チェックや監修を必要とする業務プロセス

※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 4通りの掲載判定ができる
  • 判定結果がメール通知される

ポイント1:4通りの掲載判定ができる」について

『記事作成プロセス』では、編集デスクがすべての記事に目を通し、チェックをおこないます。

そして、記事の内容やクオリティによって、

  • 原稿OK(監修不要)
  • 監修依頼
  • 差戻し(修正依頼)
  • 掲載不可

という4つの選択肢から判定を下します。

このように選択肢が分かれていることで、たとえば「ライター自身で修正が可能なミスや内容の不足」なら「差戻し」、専門的な監修が必要な場合は「監修依頼」、明らかに内容やクオリティに問題がある場合は「掲載不可」といった判断をおこないやすくなります。

記事の掲載判定は労力を伴う業務ですが、あらかじめ選択肢が明示されていれば、判断基準も明確になり、工程の処理もスムーズかつスピーディーになるでしょう。

ポイント2:判定結果がメール通知される」について

本フローでは、記事が掲載された際には最終的な「校正掲載」の担当者に、掲載不可の場合はライターに、それぞれメール通知がおこなわれます。

このメール通知により、「校正掲載」担当は、いち早く実際の掲載ページをチェックすることができます。一方、「掲載不可」のメールを受け取ったライターは、掲載できなかった理由を編集デスクに確認し、今後の参考にしつつ、速やかに次の業務に移れるでしょう。

さらに業務改善を進めるには

『記事作成プロセス』はあくまで編集デスク視点のワークフローといえますが、業務改善をより一歩進める上では、

  • 編集デスクからスタートするフロー(編集デスクから始まり、テーマ設定担当者へと依頼がつながる)
  • 「掲載判定」からの差戻しとして「テーマ設定」につながるルート

なども検討できます。このように業務の起点(誰がきっかけでスタートするか)や、改善の範囲を検討していくことは、業務の一部を効率化するだけでなく、業務全体を最適化していくために大切な視点といえるでしょう。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5

結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6

排他ゲートウェイ
(XORゲートウェイ)

・複数進路の内で、最初に条件式を満たした進路一つに進む
・同時並行処理にはならない

7

メッセージ開始イベント(フォーム)

・入力フォームを外部に公開でき、ホームページやブログに設置する事が可能
・入力フォームからデータを受信し、プロセスを自動起動

8

メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

9

文字列, 文字数の取得

・テキストの文字数を取得する
・連続する空白(タブや全角空白も含む)は全体で1文字とカウントする
・改行コードをカウントしない文字数、改行と空白をカウントしない文字数も取得可能

10 終了イベント ・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

記事の仮タイトルなどを件名として入力

2 ▼記事のテーマ▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 設定テーマ 文字(複数行

作成を依頼する記事のテーマをテキストで入力

q_Topic

4 キーワード 文字(単一行) 作成を依頼する記事のキーワードを入力 q_Keyword
5 ▼通信・備考▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
6 メッセージ 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Message

7

▼ライター記事▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

8 ライター

ユーザ

作成を依頼するライターの名前を入力

q_Writer

9 記事タイトル 文字(単一行) 記事タイトルを入力 q_Title
10 記事本文 文字(複数行 記事本文を貼付 q_Body
11 記事イラスト写真 ファイル 記事に挿入する画像のファイルを添付 q_Illustration
12 (記事本文の文字数) 数値

記事が提出された際に文字数を自動カウント

q_Number
13 ▼監修▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
14 監修者 ユーザ 監修者の名前を入力 q_Supervisor
15 監修内容 文字(複数行) 監修をおこなった内容を入力 q_Opinion

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. テーマ設定 件名 / 設定テーマ / キーワード / メッセージ / ライター  ▼記事のテーマ▼ / ▼通信・備考▼ / ▼ライター記事▼  記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真 / (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修者 / 監修内容
2 2. 記事作成 件名 / メッセージ / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真  ▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ▼ライター記事▼ / ライター (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修者 / 監修内容
3 2. 記事引受作成 件名 / メッセージ / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真  ▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ▼ライター記事▼ / ライター (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修者 / 監修内容
4 2x. 修正対応 件名 / メッセージ / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真 

▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ▼ライター記事▼ / ライター / (記事本文の文字数)

▼監修▼ / 監修者 / 監修内容
5 3. 掲載判定 件名 / メッセージ / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真 / 監修者

▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ▼ライター記事▼ / ライター / (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修内容

 
6 4. 監修対応 件名 / メッセージ / 監修内容

▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ライター記事▼ / ライター / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真 / (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修者

 
7 5. Web 掲載 件名 / メッセージ / 記事タイトル / 記事本文 / 記事イラスト写真

▼記事のテーマ▼ / 設定テーマ / キーワード / ▼通信・備考▼ / ライター記事▼ / ライター / (記事本文の文字数) / ▼監修▼ / 監修者 / 監修内容

 

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

Web サイトやブログにクオリティの高い記事をコンスタントに掲載しつづけるためには、それを実現できる体制を構築する必要があります。

『記事作成プロセス』は、記事の量産や、速報性の重視される記事の制作・掲載にも適したフローです。このフローを活用すれば、たとえば「50人のライターに、5人の編集デスク」といった大規模な体制でもスムーズに業務を進められます。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。記事のチェック体制を万全にして、Webサイトのクオリティや安全性を確保する『記事作成プロセス』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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