近年のビジネスシーンにおいては、「DX」や「デジタル化」が重要なキーワードとなっています。
しかし、業務効率化のために導入した IT ツールが、かえって業務プロセスを複雑にしてしまうこともあります。こうした業務上の問題の多くは「業務プロセスの不透明さ」に起因していますが、BPM の手法を用いれば、複雑な業務の流れを「見える化」し、業務プロセスを最適化していくことができます。
BPMの3つのステップ
BPM（Business Process Management）は、継続的に業務プロセスを最適化する経営管理の手法です。
BPM には、大まかに分けて下記の3つのステップがあります。
ステップ1：業務プロセスを「見える化」する
業務プロセスが複雑になると、業務の進捗状況を把握しづらくなり、遅延や品質の低下を招きがちになります。こうした悪循環を避けるためにも、BPM では、まず業務プロセスをワークフロー図に描き、「見える化」（モデリング）をおこないます。この作業により、プロセスは整理され、滞留しているポイント（ボトルネック）などの問題点も明らかになります。また、プロセスを図式化すれば、共有もしやすくなります。
ステップ2：業務プロセスを最適化する
業務プロセスのモデリングによって問題点が特定されると、具体的な解決策を検討できます。たとえば、異なる人員が同じ作業をしている「重複」や、二度手間などの「非効率」といった問題にも対処しやすくなるでしょう。重要なのは「業務プロセスを可視化しなければ、これらの問題点は発見できなかったかもしれない」という点であり、ここに BPM を導入する大きな価値があります。
ステップ3：終わりなき改善活動
業務プロセスを改良・再設計して実行したら、次にそのプロセスが本当に効果的なのかを検証します。そして、もし問題があった場合には再びプロセスを改良していきます。このように、BPM による業務改善活動には終わりがありません。これまで述べたステップを繰り返しながら、常に業務プロセスが最適な状態になるように働きかけていくのが BPM の特徴といえるでしょう。
BPM 導入によって得られるメリット
つづいて、業務の効率化や品質向上につながる BPM 導入のメリットについて解説します。
メリット1：部署間の連携強化
業務プロセスにおいて「重複」のような問題が生じるケースでは、部署間の連携が上手くいっていない可能性があります。しかし、BPM によって「見える化」されたプロセスは、部署の垣根を越えて業務の流れを共有することを容易にします。
メリット2：現場主導による業務改善
いわゆるトップダウン型の業務改革は、現場の状況がしっかり把握されていないと、改革のポイントがずれてしまう可能性もあります。これに対して、BPM に基づいた現場主導型（ボトムアップ型）の業務改革では、各部門の担当者が業務プロセスの設計や監視をおこなうため、現場の実情に即した業務改善活動がおこなえます。
メリット3：業務の「属人化」を防ぐ
BPM で業務プロセスが整理・把握されると、それまで「人」に依存していた業務や手続きを、パターンやマニュアルに落とし込みやすくなります。こうして業務の共有化や自動化が進めば、業務の効率化も期待できます。
メリット4：企業の競争力を高める
BPM は、業務を改善するだけでなく、企業の競争力を高める手法としても注目されています。
たとえば、上の項で述べた現場主導型の業務改革には、プロセスに関わるメンバが業務改善を「自分ごと」として捉えられるというメリットもあります。こうした個人単位の業務改善へのアプローチは、組織全体の業務の効率や品質、生産性などにも影響するでしょう。また、BPM の手法を用いることにより、現場での変化を業務プロセスに即座に反映できる柔軟な体制を構築できます。
さらに、業務における不要な属人化を排除し、標準化や自動化を進めることは、企業の合併やグローバル化に対応する上でも重要な取り組みといえます。このように、BPM による業務改善へのアプローチはさまざまなメリットを生み、結果的に企業の競争力を高めていきます。
BPM の実践をサポートするBPM ツール
BPM ツールは、BPM の導入を容易にして、その実践をサポートするソフトウェアです。
BPM ツールを使用すれば、業務のモデリングをパソコン上で簡単に実行でき、ビジネスプロセスの修正や共有もカンタンです。
Questetra BPM Suiteは、クラウド型の BPM ツールです。Questetra BPM Suite では、作成したワークフロー図に沿ってシステムが自動構築されるため、BPM で描いたプラン通りに業務を進めることができます。
また、クラウドサービスとして提供されている Questetra BPM Suite は、インターネットに繋がってさえいれば、どこにいても簡単にオフィスと同じシステムにアクセスして作業ができます。多くの BPM ツールは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できます。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite なら、BPM 実践への第一歩を手軽に踏み出せます。この機会に、ぜひお試しください。