アカウント発行およびML登録
利用シーン
ワークフローの運用においては、各業務工程を「どの部署の」「誰が」引き受けるのかを定義していきますが、その際には「組織」の所属メンバの情報が常に最新の状態になっていることが必須となります。
そのため、人事異動などがおこなわれた際には、「営業部」や「経理課」といった該当者の所属するワークフロー上の「組織」の変更も速やかにおこなわれなければなりません。
また、こうした部署やチームといった所属情報以外にも、社員には別な属性が付与されることもあります。これはたとえば、
- 資格保有者
- 研修中の人
あるいは、
- 営業部で関西案件に対応できる人
- 翻訳チームで英語と日本語が理解できる人
といったものであり、これらの属性は状況に応じて変動します（ちなみにQuestetra BPM Suite では、このような「ユーザ属性」を「ロール」と呼ばれるグルーピング手法で定義しています）。
こうした属性を定義することにより、ワークフローではより詳細な引受ルールを定義することが可能となりますが、「組織」や「ロール」あるいは、それぞれのグループに応じたメーリングリストを常に最新の状態に保っておくのは、担当者にとって骨の折れる作業といえます。
この『アカウント発行およびML登録』は、メーリングリストや「組織」「ロール」に対するアカウントの追加・削除を、指定した日時に自動でおこなうワークフローです。
本フローを使用することで、リスト更新に伴う担当者の負担が軽減できるのはもちろんのこと、「登録間違い」や「更新のし忘れ」といった人的ミスも回避できます。また、フローを活用することで、より細かく高度なグループ分けに応じた業務の受け渡しも容易に自動化できるようになるでしょう。
【概要】
テンプレート名：アカウント発行およびML登録
用途：ユーザアカウントの発行、メーリングリストやワークフロー基盤の組織・ロールに対するアカウントの登録・削除
作成難易度：低
拡張性・汎用性：指定した日時に自動でアカウントの追加や削除をおこなうプロセス、Google グループとの連携を必要とするプロセス
※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
ポイント
本ワークフローのポイントは以下の通りです。
- Google グループと API 連携できる
- 指定した日時にアカウントの追加・削除を自動でおこなう
＜〔1.アカウント申請〕の入力画面サンプル＞
ポイント1：「Google グループと API 連携できる」について
『アカウント発行およびML登録』は、API 連携により、ワークフローから Gogle グループのメーリングリストを更新できるようになっています。
企業などの組織においては、部署や担当ごとに複数のメーリングリストが存在しているのが一般的ですが、本フローでは、複数のメーリングリストに対するアカウントの追加や削除を、入力フォーム上のチェックボックスにチェックを入れるだけで簡単におこなえます。
ポイント2：「指定した日時にアカウントの追加・削除を自動でおこなう」について
本フローでは、上で述べたようなメーリングリストや、ワークフロー基盤（Questetra BPM Suite）の「組織」「ロール」に対するアカウントの追加や削除について、日時を設定して自動でおこなうことが可能です。
これは、あらかじめアカウントの「追加時刻」や「削除時刻」を設定できる機能によるもので、こうした自動化により「登録間違い」「登録（削除）作業のし忘れ」「作業の重複（二度手間）」といった人的ミスを未然に防ぐことができます。
テンプレート設定項目
データ項目（データの入れ物）
| 番号 | 設定上の名称 | タイプ | 用途・備考 | フィールド名 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 件名 |
初期値ではプロセス開始ユーザー名を自動セット |
||
| 2 | 申請主旨 | 選択（チェックボックス） | アカウントまたはメルマガメンバーの「作成」「削除」にチェックを入れる | q_Scope |
| 3 | 申請理由 | 文字（複数行） |
「入社」や「退職」など申請の理由を記入 |
q_Reason |
| 4 | 対象アカウント（メールアドレス） | 文字（単一行） |
登録・削除の対象となるメールアドレスを入力 |
q_Target |
| 5 | 承認上司 | ユーザ | 「承認」工程の担当者名を自動セット | q_Supervisor |
| 6 | 情シス作業担当 |
ユーザ |
「アカウント設定作業」工程を処理する担当者名を自動セット |
q_IT |
| 7 | 上司承認時刻 | 日時 | 申請が承認された時刻を自動セット | q_Time_Supervisor |
| 8 | 情シス作業完了時刻 | 日時 | 「アカウント設定作業」が完了した時刻を自動セット | q_Time_IT |
| 9 | メンバ追加されるGoogleGroup | 選択（チェックボックス） |
アカウントを追加するメーリングリストを指定 |
q_Google_Add |
| 10 | メンバ削除されるGoogleGroup | 選択（チェックボックス） |
アカウントを削除するメーリングリストを指定 |
q_Google_Delete |
| 11 | メンバ追加されるGoogleGroupリスト | 文字（複数行） |
アカウントを追加するメーリングリストを自動セット |
q_Google_Add_List |
| 12 | メンバ削除されるGoogleGroupリスト | 文字（複数行） |
アカウントを削除するメーリングリストを自動セット |
q_Google_Delete_List |
| 13 | GoogleGroup追加時刻 | 日時 | アカウントをメーリングリストに追加する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Add_Google |
| 14 | GoogleGroup削除時刻 | 日時 | アカウントをメーリングリストから削除する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Delete_Google |
| 15 | メンバ追加されるQuestetraOrg | 選択（チェックボックス） | アカウントを追加するワークフロー基盤の「組織」を指定 | q_Org_Add |
| 16 | メンバ削除されるQuestetraOrg | 選択（チェックボックス） | アカウントを削除するワークフロー基盤の「組織」を指定 | q_Org_Delete |
| 17 | QuestetraOrg追加時刻 | 日時 | アカウントを「組織」に追加する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Add_Org |
| 18 | QuestetraOrg削除時刻 | 日時 | アカウントを「組織」から削除する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Delete_Org |
| 19 | メンバ追加されるQuestetraRole | 選択（チェックボックス） | アカウントを追加するワークフロー基盤の「ロール」を指定 | q_Role_Add |
| 20 | メンバ削除されるQuestetraRole | 選択（チェックボックス） | アカウントを削除するワークフロー基盤の「ロール」を指定 | q_Role_Delete |
| 21 | QuestetraRole追加時刻 | 日時 | アカウントを「ロール」に追加する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Add_Role |
| 22 | QuestetraRole削除時刻 | 日時 | アカウントを「ロール」から削除する日時をカレンダーから選択 | q_Time_Delete_Role |
| 23 | 申請者および対象者への通知文 | 文字（複数行） | 申請者および対象者への通知文をテキストで入力 （アカウントの追加削除の内容や承認上司等の情報は自動的に文末に挿入） |
q_Body |
| 24 | access log (GoogleGroup add) | 文字（複数行） | メーリングリストへのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット | q_Log_Google_Add |
| 25 | access log (GoogleGroup delete) | 文字（複数行） | メーリングリストからのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット | q_Log_Google_Delete |
| 26 | access log (QuestetraOrg add) | 文字（複数行） | ワークフロー基盤の「組織」へのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット | q_Log_Org_Add |
| 27 | access log (QuestetraOrg delete) | 文字（複数行） | ワークフロー基盤の「組織」からのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット | q_Log_Org_Delete |
| 28 | access log (QuestetraRole add) | 文字（複数行） |
ワークフロー基盤の「ロール」へのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット |
q_Log_Role_Add |
| 29 | access log (QuestetraRole delete) | 文字（複数行） |
ワークフロー基盤の「ロール」からのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット |
q_Log_Role_Delete |
| 30 | メモ | 掲示板 |
テキストでやり取りできる掲示板 |
q_Memo |
注意事項
本テンプレートは、Questetra BPM Suite の Professional エディションでご利用いただけます。
ダウンロードリンクよりテンプレート（アーカイブ）をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。
無料でスタートできる Questetra BPM Suite
メーリングリストや「組織」「ロール」に対するアカウントの追加・削除といった処理自体は、非常に小さな作業かもしれません。
しかし、その作業を「ヒューマン工程」ではなく「サービス工程」（自動工程）として定義し、業務プロセスを設計しておくことは、業務を自動化・効率化する上で、とても大きな意味があるといえるでしょう。
ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suite はお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。アカウントの追加・削除を自動化してリスト更新の手間を省き、人的ミスも防止する『アカウント発行およびML登録』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。
