アカウント発行およびML登録:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

ワークフローの運用においては、各業務工程を「どの部署の」「誰が」引き受けるのかを定義していきますが、その際には「組織」の所属メンバの情報が常に最新の状態になっていることが必須となります。

そのため、人事異動などがおこなわれた際には、「営業部」や「経理課」といった該当者の所属するワークフロー上の「組織」の変更も速やかにおこなわれなければなりません。

また、こうした部署やチームといった所属情報以外にも、社員には別な属性が付与されることもあります。これはたとえば、

  • 資格保有者
  • 研修中の人

あるいは、

  • 営業部で関西案件に対応できる人
  • 翻訳チームで英語と日本語が理解できる人

といったものであり、これらの属性は状況に応じて変動します(ちなみにQuestetra BPM Suite では、このような「ユーザ属性」を「ロール」と呼ばれるグルーピング手法で定義しています)。

こうした属性を定義することにより、ワークフローではより詳細な引受ルールを定義することが可能となりますが、「組織」や「ロール」あるいは、それぞれのグループに応じたメーリングリストを常に最新の状態に保っておくのは、担当者にとって骨の折れる作業といえます。

この『アカウント発行およびML登録』は、メーリングリストや「組織」「ロール」に対するアカウントの追加・削除を、指定した日時に自動でおこなうワークフローです。

本フローを使用することで、リスト更新に伴う担当者の負担が軽減できるのはもちろんのこと、「登録間違い」や「更新のし忘れ」といった人的ミスも回避できます。また、フローを活用することで、より細かく高度なグループ分けに応じた業務の受け渡しも容易に自動化できるようになるでしょう。


【概要】
テンプレート名:アカウント発行およびML登録

用途:ユーザアカウントの発行、メーリングリストやワークフロー基盤の組織・ロールに対するアカウントの登録・削除

作成難易度:低

拡張性・汎用性:指定した日時に自動でアカウントの追加や削除をおこなうプロセス、Google グループとの連携を必要とするプロセス


※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • Google グループと API 連携できる
  • 指定した日時にアカウントの追加・削除を自動でおこなう

ポイント1:Google グループと API 連携できる」について

『アカウント発行およびML登録』は、API 連携により、ワークフローから Gogle グループのメーリングリストを更新できるようになっています。

企業などの組織においては、部署や担当ごとに複数のメーリングリストが存在しているのが一般的ですが、本フローでは、複数のメーリングリストに対するアカウントの追加や削除を、入力フォーム上のチェックボックスにチェックを入れるだけで簡単におこなえます。

ポイント2:指定した日時にアカウントの追加・削除を自動でおこなう」について

本フローでは、上で述べたようなメーリングリストや、ワークフロー基盤(Questetra BPM Suite)の「組織」「ロール」に対するアカウントの追加や削除について、日時を設定して自動でおこなうことが可能です。

これは、あらかじめアカウントの「追加時刻」や「削除時刻」を設定できる機能によるもので、こうした自動化により「登録間違い」「登録(削除)作業のし忘れ」「作業の重複(二度手間)」といった人的ミスを未然に防ぐことができます。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 包含ゲートウェイ
(ORゲートウェイ)

・複数進路の内、条件を満たす全てに分割して進む (プロセスの分離)
・同時並行処理になる可能性がある

6 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

7

スクリプトタスク


・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・ECMAスクリプトを使った複雑なデータ加工を行う

8

Google グループ: メンバー, 追加

・Google グループに1件のメールアドレスを追加
・複数のグループに一括して追加することも可能

8

Google グループ: メンバー, 削除

・Google グループから1件のメールアドレスを削除
・複数のグループから一括して削除することも可能

9

Questetra 組織メンバー追加

・Questetra の「組織」にメンバーを追加し、通信ログを文字型データ項目に格納

10

Questetra 組織メンバー削除

 ・Questetra の「組織」からメンバーを削除し、通信ログを文字型データ項目に格納

11

Questetra ロールメンバー追加 

 ・Questetra の「ロール」にメンバーを追加し、通信ログを文字型データ項目に格納

12

Questetra ロールメンバー削除

 ・Questetra の「ロール」からメンバーを削除し、通信ログを文字型データ項目に格納

13 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値ではプロセス開始ユーザー名を自動セット

2 申請主旨 選択(チェックボックス) アカウントまたはメルマガメンバーの「作成」「削除」にチェックを入れる q_Scope
3 申請理由 文字(複数行)

「入社」や「退職」など申請の理由を記入

q_Reason

4 対象アカウント(メールアドレス) 文字(単一行)

登録・削除の対象となるメールアドレスを入力

q_Target

5 承認上司 ユーザ 「承認」工程の担当者名を自動セット q_Supervisor
6 情シス作業担当

ユーザ

「アカウント設定作業」工程を処理する担当者名を自動セット

q_IT

7 上司承認時刻 日時 申請が承認された時刻を自動セット q_Time_Supervisor
8 情シス作業完了時刻 日時 「アカウント設定作業」が完了した時刻を自動セット q_Time_IT
9 メンバ追加されるGoogleGroup 選択(チェックボックス)

アカウントを追加するメーリングリストを指定

q_Google_Add

10 メンバ削除されるGoogleGroup 選択(チェックボックス)

アカウントを削除するメーリングリストを指定

q_Google_Delete
11 メンバ追加されるGoogleGroupリスト 文字(複数行)

アカウントを追加するメーリングリストを自動セット

q_Google_Add_List

 12 メンバ削除されるGoogleGroupリスト 文字(複数行)

アカウントを削除するメーリングリストを自動セット

q_Google_Delete_List

13 GoogleGroup追加時刻 日時 アカウントをメーリングリストに追加する日時をカレンダーから選択 q_Time_Add_Google
14 GoogleGroup削除時刻 日時 アカウントをメーリングリストから削除する日時をカレンダーから選択 q_Time_Delete_Google
15 メンバ追加されるQuestetraOrg 選択(チェックボックス) アカウントを追加するワークフロー基盤の「組織」を指定 q_Org_Add
16 メンバ削除されるQuestetraOrg 選択(チェックボックス) アカウントを削除するワークフロー基盤の「組織」を指定 q_Org_Delete
17 QuestetraOrg追加時刻 日時 アカウントを「組織」に追加する日時をカレンダーから選択 q_Time_Add_Org
18 QuestetraOrg削除時刻 日時 アカウントを「組織」から削除する日時をカレンダーから選択 q_Time_Delete_Org
19 メンバ追加されるQuestetraRole 選択(チェックボックス) アカウントを追加するワークフロー基盤の「ロール」を指定 q_Role_Add
20 メンバ削除されるQuestetraRole 選択(チェックボックス) アカウントを削除するワークフロー基盤の「ロール」を指定 q_Role_Delete
21 QuestetraRole追加時刻 日時 アカウントを「ロール」に追加する日時をカレンダーから選択 q_Time_Add_Role
22 QuestetraRole削除時刻 日時 アカウントを「ロール」から削除する日時をカレンダーから選択 q_Time_Delete_Role
23 申請者および対象者への通知文 文字(複数行) 申請者および対象者への通知文をテキストで入力
(アカウントの追加削除の内容や承認上司等の情報は自動的に文末に挿入)

q_Body

24 access log (GoogleGroup add) 文字(複数行) メーリングリストへのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット q_Log_Google_Add
25 access log (GoogleGroup delete) 文字(複数行) メーリングリストからのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット q_Log_Google_Delete
26 access log (QuestetraOrg add) 文字(複数行) ワークフロー基盤の「組織」へのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット q_Log_Org_Add
27 access log (QuestetraOrg delete) 文字(複数行) ワークフロー基盤の「組織」からのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット q_Log_Org_Delete
28 access log (QuestetraRole add) 文字(複数行)

ワークフロー基盤の「ロール」へのアカウント追加に関するアクセスログを自動セット

q_Log_Role_Add

29 access log (QuestetraRole delete) 文字(複数行)

ワークフロー基盤の「ロール」からのアカウント削除に関するアクセスログを自動セット

q_Log_Role_Delete

30 メモ 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Memo

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. アカウント申請 件名 / 申請主旨 / 申請理由 / 対象アカウント(メールアドレス) / メンバ追加されるGoogleGroup / メンバ削除されるGoogleGroup / GoogleGroup追加時刻 / GoogleGroup削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraOrg / メンバ削除されるQuestetraOrg / QuestetraOrg追加時刻 / QuestetraOrg削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraRole / メンバ削除されるQuestetraRole / QuestetraRole追加時刻 / QuestetraRole削除時刻 / メモ   承認上司 / 情シス作業担当 / 上司承認時刻 / 情シス作業完了時刻 / メンバ追加されるGoogleGroupリスト / メンバ削除されるGoogleGroupリスト / 申請者および対象者への通知文 / access log (GoogleGroup add) / access log (GoogleGroup delete) / access log (QuestetraOrg add) / access log (QuestetraOrg delete) / access log (QuestetraRole add) / access log (QuestetraRole delete)
2 1x. 上司差戻に対応 件名 / 申請主旨 / 申請理由 / 対象アカウント(メールアドレス) / メンバ追加されるGoogleGroup / メンバ削除されるGoogleGroup / GoogleGroup追加時刻 / GoogleGroup削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraOrg / メンバ削除されるQuestetraOrg / QuestetraOrg追加時刻 / QuestetraOrg削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraRole / メンバ削除されるQuestetraRole / QuestetraRole追加時刻 / QuestetraRole削除時刻 / メモ 承認上司 / 情シス作業担当 上司承認時刻 / 情シス作業完了時刻 / メンバ追加されるGoogleGroupリスト / メンバ削除されるGoogleGroupリスト / 申請者および対象者への通知文 / access log (GoogleGroup add) / access log (GoogleGroup delete) / access log (QuestetraOrg add) / access log (QuestetraOrg delete) / access log (QuestetraRole add) / access log (QuestetraRole delete)
3 1y. 情シス差戻に対応 件名 / 申請主旨 / 申請理由 / 対象アカウント(メールアドレス) / メンバ追加されるGoogleGroup / メンバ削除されるGoogleGroup / GoogleGroup追加時刻 / GoogleGroup削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraOrg / メンバ削除されるQuestetraOrg / QuestetraOrg追加時刻 / QuestetraOrg削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraRole / メンバ削除されるQuestetraRole / QuestetraRole追加時刻 / QuestetraRole削除時刻 / メモ 承認上司 / 情シス作業担当 / 上司承認時刻 / 情シス作業完了時刻 メンバ追加されるGoogleGroupリスト / メンバ削除されるGoogleGroupリスト / 申請者および対象者への通知文 / access log (GoogleGroup add) / access log (GoogleGroup delete) / access log (QuestetraOrg add) / access log (QuestetraOrg delete) / access log (QuestetraRole add) / access log (QuestetraRole delete)
4 2. 申請の承認 件名 / メモ 申請主旨 / 申請理由 / 対象アカウント(メールアドレス) / 承認上司 / 情シス作業担当 / 上司承認時刻 / 情シス作業完了時刻 / メンバ追加されるGoogleGroup / メンバ削除されるGoogleGroup / GoogleGroup追加時刻 / GoogleGroup削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraOrg / メンバ削除されるQuestetraOrg / QuestetraOrg追加時刻 / QuestetraOrg削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraRole / メンバ削除されるQuestetraRole / QuestetraRole追加時刻 / QuestetraRole削除時刻 メンバ追加されるGoogleGroupリスト / メンバ削除されるGoogleGroupリスト / 申請者および対象者への通知文 / access log (GoogleGroup add) / access log (GoogleGroup delete) / access log (QuestetraOrg add) / access log (QuestetraOrg delete) / access log (QuestetraRole add) / access log (QuestetraRole delete)
5 3. アカウント設定作業 件名 / 申請者および対象者への通知文 / メモ 申請主旨 / 申請理由 / 対象アカウント(メールアドレス) / 承認上司 / 情シス作業担当 / 上司承認時刻 / 情シス作業完了時刻 / メンバ追加されるGoogleGroup / メンバ削除されるGoogleGroup / GoogleGroup追加時刻 / GoogleGroup削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraOrg / メンバ削除されるQuestetraOrg / QuestetraOrg追加時刻 / QuestetraOrg削除時刻 / メンバ追加されるQuestetraRole / メンバ削除されるQuestetraRole / QuestetraRole追加時刻 / QuestetraRole削除時刻 メンバ追加されるGoogleGroupリスト / メンバ削除されるGoogleGroupリスト / access log (GoogleGroup add) / access log (GoogleGroup delete) / access log (QuestetraOrg add) / access log (QuestetraOrg delete) / access log (QuestetraRole add) / access log (QuestetraRole delete)

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

メーリングリストや「組織」「ロール」に対するアカウントの追加・削除といった処理自体は、非常に小さな作業かもしれません。

しかし、その作業を「ヒューマン工程」ではなく「サービス工程」(自動工程)として定義し、業務プロセスを設計しておくことは、業務を自動化・効率化する上で、とても大きな意味があるといえるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。アカウントの追加・削除を自動化してリスト更新の手間を省き、人的ミスも防止する『アカウント発行およびML登録』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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