検収対応フロー:無料でダウンロードできるワークフローテンプレート

利用シーン

Web サイト制作から内装工事まで、受託や請負といった契約下での仕事は、単に成果物を「納品」するだけでは完了しません。通常は、納品した成果物をクライアントが「検収」し、仕事をおこなった側は「検収報告書を受け取る」ことによって、はじめて委託費を「請求」できます。

もっとも、この「納品」→「検収報告書を受け取る」という工程がスムーズにいくとは限りません。クライアントが、

  • 検収期限ギリギリに検収報告書を提出する

といったケースや、

  • 検収報告書が提出されない
    (「みなし検査合格に関する規定」の適用を前提としている)

といったケースも考えられます。

さらに、「成果物が基準を満たしていない」と判断されて「検収期間の延長」や「再納品」を迫られる場合もあるでしょう。

今回、ご紹介する『検収対応フロー』は、こうしたさまざまなケースに対応することを想定して作成されています。本フローは「納品書 PDF の自動作成」に始まり、「検収対応」を経て、「請求書送付」までプロセスが自動で流れていきます。こうした自動化は、納品・検収対応・請求といった一連の作業にかかる手間を軽減し、「請求書の送り忘れ」のような人的ミスを抑制します。

また、このようにワークフローでプロセスを管理することで、管理者は検収への対応業務が「いまどんな状況にあるのか」をひと目で把握できるようになります。


【概要】
テンプレート名:検収対応フロー

用途:納品書の作成・送付から検収への対応、請求書送付までのプロセス

作成難易度:低

拡張性・汎用性:複数の対応パターンを必要とするプロセス、締切時刻になったら自動的に次工程に流れるプロセス


※ダウンロードしたテンプレートは Questetra BPM Suite にインポートしてご利用ください。
※本テンプレートをダウンロードした後の使用・利用・活用については、本社はその責任を一切負いません。


ポイント

本ワークフローのポイントは以下の通りです。

  • 4つの対応パターンが用意されている
  • 検収に期限を設定できる

ポイント1:4つの対応パターンが用意されている」について

『検収報告フロー』は、入力した情報から納品書 PDF を自動生成して送付し、その後は、

  • 検収報告の受領 
  • 検収期限による「みなし検収」 
  • 検収期限の延長 
  • 検収納品の断念

という4つのパターンで検収への対応業務を処理できるようになっています。そのため、クライアントがどのような検収結果を報告してきたとしても(あるいは報告がなかったとしても)、1つのワークフローで臨機応変に対応できます。

また、検収対応のプロセスは逐一記録されるため、「どのようなパターンを経て請求に至ったのか」も参照しやすくなります。

ポイント2:検収に期限を設定できる」について

本フローでは、検収に期限を設定できます。

設定した検収期限は、そのまま〔検収対応・検収報告書受領〕工程の処理の締切日時となり、「その時刻になったら自動的に次工程に流れる」というプロセス上のルールが実行されます。 これは、〔検収対応・検収報告書受領〕工程に配置された工程アイコン『タイマー境界イベント』の働きによるものであり、設定した期限は後から変更することも可能です。

ちなみに、『タイマー境界イベント』とよく似た働きをするアイコンに『タイマー中間イベント』がありますが、『タイマー中間イベント』が

  • その時刻まで必ず滞留し続ける(誰も次の工程に進められない)

のに対し、『タイマー境界イベント』には、

  • その時刻まで必ずしも滞留し続けない(担当者はいつでも任意の工程に進めることができる)

という特徴があります。


テンプレート利用パーツ、設定項目、権限

利用パーツ(テンプレートに使用しているパーツ)

番号 工程アイコン 名称 用途・備考
1 スイムレーン ・同じ割当ルールの『タスク』(仕事)をグルーピングする
・内部に配置されたタスクを処理する1人を定義する
・「組織の内の誰か」と言う定義も可能
2 開始イベント

・接続している『タスク』が業務プロセス(ワークフロー)の先頭タスクとなる
・先頭タスクは人間が手動起動できる

3 ヒューマンタスク ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する作業工程(仕事)
・業務プロセスは、通常は1つ以上の『タスク』(仕事)から構成される
・1つの『タスク』(仕事)につき、1つの「入力フォーム」が定義される
※ 自分が処理を担当する事になったプロセスを、特に「マイタスク」と呼ぶ
4 フロー ・アイコンを接続して、トークンをあるステップから次のステップに移動できるようにする
5 結合ゲートウェイ

・複数に分かれた進路を集約する
・プロセスが分離した際は、結合ゲートウェイ上で、先着側が遅着側を待つ

6 メッセージ送信中間イベント(メール)

・プロセスが到達した際に、自動的にEmailを発信する
・業務プロセス定義(ワークフローアプリ)の途中に配置する
・業務データ(プロセスデータ)を埋め込む事ができる

7

タイマー境界イベント


・タスク締め切り時に、タスクを終了させて処理を進められるようにする
・タスクのプロパティにて、「締め切り」のオプションとして設定する

8

データ更新

 ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に計算を行う

9

PDF ファイル生成

 ・業務プロセス(ワークフロー)を構成する自動処理工程
・プロセス(業務)が到達した際に、自動的に新規PDF文書を生成する
・業務データ(プロセスデータ)を雛形(PDF Form)に挿入する

10 終了イベント
・プロセス(業務)が正常終了する

データ項目(テンプレートにて設定済みの内容)

番号 設定上の名称 タイプ 用途・備考 フィールド名
1 件名

初期値では「[取引先] ●●●」と表示

2 ▼社内コミュニケーション▼ ガイドパネル フォーム上に表示される区切り
3 社内通信 掲示板

テキストでやり取りできる掲示板

q_Message

4 社内通信添付ファイル ファイル

社内通信に関連したファイルを添付

q_Attachment

5 検収完了日 日付(年月日) 検収完了日をカレンダーから選択 q_Accepted 
6 ▼▼納品書データ▼▼

ガイドパネル

フォーム上に表示される区切り

7 納品先会社名 文字(単一行) 納品先の会社名をテキストで入力 q_Company
8 担当者メールアドレス 文字(単一行) 納品先の担当者のメールアドレスを入力 q_Email
9 担当者部署名+氏名 文字(複数行)

納品先担当者の部署名および氏名を入力

q_Representative

10 郵便番号+住所 文字(複数行)

納品先の郵便番号と住所を入力

q_Address

11 納品書発行日 日付(年月日)

納品書の発行日をカレンダーから選択


q_Delivery

 12

検収期限

日時

検収の期限となる日時をセット

q_Deadline

13 文書ID 文字(単一行) 初期値では「プロセス開始年月日」+「ID 番号」を表示 q_ID
14 文書名 文字(単一行) 初期値では「プロセス開始年月日」+「ID 番号」+「.pdf」を表示 q_Title
15 納品書ファイル ファイル 納品書 PDF を自動セット q_Note
16 メッセージ上 文字(複数行) 納品書の上部に記載する定型メッセージを自動セット q_Header
17 明細テーブル テーブル

納品した成果物の摘要・数量・単価などを入力

q_Details

18 小計等の文言1 文字(単一行) 初期値では「小計(税別)」と表示 q_Label_Subtotal
19 小計1 数値 納品物の小計を自動セット q_Subtotal
20 値引等の文言2 文字(単一行) 必要に応じ「値引き」「送料」「振込手数料」などを記載(通常は空白のまま) q_Label_Discount
21 値引等2 数値 通常は空白(必要に応じて値引等の金額を入力) q_Discount
22 消費税等の文言3 文字(単一行)

初期値では「消費税」と表示

q_Label_Tax

23 消費税等3 数値
消費税を自動計算して表示
(初期値では10%)

q_Tax

24 総計等の文言 文字(単一行) 初期値では「請求合計」と表示 q_Label_Total
25 総計等 数値 請求金額の総計を自動計算して表示 q_Total
26 メッセージ下 文字(複数行) 納品書の下部に記載する定型メッセージを自動セット q_Footer

フォーム上での各データ項目の表示・非表示・編集権限

番号 工程名 各項目のフォーム上での権限
編集可能 表示のみ 非表示
1 1. 納品情報入力 件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル / 納品先会社名 / 担当者メールアドレス / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 納品書発行日 / 検収期限 / 文書ID / 文書名 / 納品書ファイル / メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / メッセージ下 ▼社内コミュニケーション▼ / 検収完了日 / ▼▼納品書データ▼▼
2 2. 検収対応・検収報告書受領 件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル / 検収完了日 / 検収期限 ▼社内コミュニケーション▼ / ▼▼納品書データ▼▼ / 納品先会社名 / 担当者メールアドレス / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 納品書発行日 / 文書ID / 文書名 / 納品書ファイル / メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / メッセージ下
3 3. 請求書送付 件名 / 社内通信 / 社内通信添付ファイル ▼社内コミュニケーション▼ / 検収完了日 / ▼▼納品書データ▼▼ / 納品先会社名 / 担当者メールアドレス / 担当者部署名+氏名 / 郵便番号+住所 / 納品書発行日 / 検収期限 / 文書ID / 文書名 / 納品書ファイル / メッセージ上 / 明細テーブル / 小計等の文言1 / 小計1 / 値引等の文言2 / 値引等2 / 消費税等の文言3 / 消費税等3 / 総計等の文言 / 総計等 / メッセージ下

注意事項

本テンプレートは、Questetra BPM Suite Professional エディションでご利用いただけます。

ダウンロードリンクよりテンプレート(アーカイブ)をダウンロードした後、アプリの新規作成時に「アーカイブより作成」を選択して、テンプレートをアップロードするとアプリとしてご利用いただけます。データ項目の名称や各工程の名称は変更可能ですので、ご利用環境に応じて適宜修正の上ご利用下さい。

無料でスタートできる Questetra BPM Suite

「検収」はクライアントの都合で左右されることもあり、その対応には手間や労力がかかるケースも多いようです。しかし、検収対応のプロセスが自動化され、1つのワークフローでさまざまなケースに対応できるようになれば、こうした人的コストや担当者の負担は大幅に軽減されるでしょう。

ワークフローや BPM ツールといったソフトウェアの多くは、サーバへのセットアップなど利用するまでの準備が大変ですが、Questetra BPM Suiteお申し込み後すぐに利用できるクラウド型のサービスです。検収対応のプロセスを自動化して、臨機応変にさまざまなパターンに対応する『検収対応フロー』を、無料でスタートできる Questetra BPM Suite でぜひお試しください。

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