こんにちは、古久保です。

毎週楽しみにしていた NHK 大河ドラマ「西郷どん」も終わりました。物語に一喜一憂したり、西郷どんがみるみるうちに痩せたり太ったりして「大変やなぁ」と勝手に慮ったり、「そんなヒゲ、ある?」等と毎週楽しみに見させてもらいました。ありがとうございました。

なので、私としては2018年は、終ったも同然でございます。しかしながら、世の中の業務整理/改善に終わりがありません。早めに年末休みを取り、しっかり年始のお休みを取って、2019年もがんばって BPM(Business Process Management) の布教に貢献して参りたいと思います。また、皆様、暖冬と言われる割に寒くございますので、お体ご自愛ください。

評価方法(2)振り返りとアジェンダ

ワークフローシステムのイケてる評価方法は?」シリーズ(イケてる評価方法は?(1)イケてる評価方法は?(2))をお送りしておりますが、お役に立っているでしょうか?前回は、「ワークフロー図を書くコツ」を説明しました。

で、次は何すれいいの?
後、どれくらいの設定でできあがるの?
入力フォームの作り方を早く教えろ!
等という声をちらほらお聞きします。主題は、「評価方法」ですので突っ込んだ説明をしすぎますと、製品の説明になってしまうのですが…  イケてる評価方法は?(2)にて

<ワークフローシステム評価の重要ポイント>
実現したいワークフローがどのようなものになるかを確認してみること

と申し上げました。Questetra BPM Sutie の設定(の流れ)を元に他の評価対象製品との評価・比較を行って頂ければ幸いです。

さて、Questetra BPM Suite の設定開始から終了までの操作は大枠、

1.ワークフロー図の作成
2.データの設定(データ項目の設定)
3.入力フォームの設定
4.フローの分岐条件の設定
5.各作業(タスク)の実行者の設定(処理担当者設定)

の順で設定すると効率が良いです。今回は、「2.データの設定」「3.入力フォームの設定」です。実際にフローを実行する人の目にはいる部分です。張り切ってまいりましょう!

業務ルールからデータ項目を抜き出す

イケてる評価方法は?(2)の業務を元に設定を進めましょう。ステップ2で記述した「業務ルール:まとめ」は以下となります。

<業務ルール:まとめ>
1.上司は部下に報告書作成の指示する。
2.部下は報告書を作成して上司に提出する。
3.上司はチェックして問題あれば差し戻し、なければ業務を終了する。

Questetra BPM Suite へ設定を今すぐしたい!」という気持ちを少し抑えて設定するための情報を整理してみましょう。まず、設定するデータ項目を抜き出す作業です。抜き出す為の考え方としては、極めてシンプルです。「それぞれの工程のアウトプット」の内容を抜き出すだけです。“【】”で囲んでみます。

<業務ルール:まとめ:データ項目抜き出し>
1.上司は部下に【報告書作成の指示】する。(アウトプット:報告書作成指示
2.部下は【報告書】を作成して上司に提出する。(アウトプット:報告書
3.上司は【チェック】して問題あれば差し戻し、なければ業務を終了する。
(アウトプット:報告書チェック結果

【報告書作成の指示】【報告書】【チェック】となります。(ワークフロー図で業務ルールを整理する際にアウトプットを確認しておくとデータ項目の設定が楽になります)データ項目は、最終的に上司も部下も見る情報ですので、名前付けは上司/部下どちらにもわかりやすい名前が良いでしょう。

<データ項目名称例>
1.【報告書作成の指示】→【報告書の概要】
2.【報告書】→→→→→→【報告書ファイル】
3.【チェック】→→→→→【報告書チェック結果】

今回はたまたま、工程1個に対してデータ項目は1個になりましたが複数になりえる場合もあります。例えば【報告書作成の指示】の中に、「作成する内容」「作成納期」がある場合には、2個のデータ項目になるかもしれません。業務ルールをヒアリングする際に「報告書作成の指示の『指示』って具体的に何を指示されるのですか?」等と質問をすれば明らかになるでしょう。(また、実際にテストで動かせば「上司」の方に気づきがあるかもしれません)

データ項目の属性設定

データ項目全数が決まれば次はデータ項目毎の属性を設定します。同時に入力形式も合わせて設定を行います。(入力形式の設定は後からでも良いですがこのタイミングが効率が良いです)入力形式は、入力種類以外にも入力必須/任意も含めて考えてください。今回のケースは、いずれも*必ず*入力しないと次の工程で困りますので入力は「必須」となるでしょう。(例えば、「報告書の概要」がなければどんな報告書を作成したらよいかわからないですよね!)

<プロセスデータ項目属性例>
1.【報告書の概要】→→→→文字型(必須)
2.【報告書ファイル】→→→ファイル型(必須)
3.【報告書チェック結果】→選択肢(必須)

設定例は以下となります。
(図1:データ項目設定例)

ここで、入力する人の気持になって考えると、より良くなります。例えば、『上司が「報告書の概要」を記述する際に「1行で概要を記述できないよ!』なんて気づきがあるかもしれません。であれば、「報告書の概要」は、文字型の複数行指定がよいでしょう。

(図2:データ項目「報告書の概要」設定例)

入力フォームの設定

データ項目の設定が終われば次は入力フォームを作る設定を行います。こちらもカンタン!設定は、ワークフロー図の工程のプロパティ「データ編集許可」設定で行います。

(図3:「作成指示」工程の入力フォーム設定例)

データ項目毎に「編集可」「表示のみ」「表示なし」の3つの入力/表示形式を選択するのみです。図3の例で説明しますと、「作成指示」工程では、上司が報告書の作成を指示しますので「報告書の概要」を入力できれば問題ありません。(「編集可」)
「報告書ファイル」「報告書チェック結果」は以降の工程にて入力をされるので「表示なし」となるのが正しいでしょう。「件名」については、一番最初の工程で入力が完了しているのが望ましいです。

これらの操作を「作成・提出」、「チェック」工程で同様の考え方でセットすることで完了です!それぞれの工程での設定が完了すれば、工程のプロパティの中段(メモ欄の下)にある「フォームプレビュー」を押して確認しましょう。

(図4:「作成指示」工程での入力フォームプレビュー)

まとめ

これで「2.データの設定」「3.入力フォームの設定」は、(ほぼ)できあがりです。もちろん、この設定が正しいとは限りません。利用者によくよく聞いてみると「そういえば、 XXXX も部下から提出してもらっているなぁ。(テヘペロ♪)」なんてことあるのではないでしょうか?でも、気にしないでください。上記で説明したような操作でデータ項目追加や入力フォームの変更は容易に可能です。

まずは得ている情報を元にベストを尽くした内容を作成して確認する

このような形でワークフローを少しづつ構築できるか?容易にできるか?も評価ポイントの一つとなるでしょう。一方で、業務ルールを事前に十分まとめておけば精度の高いワークフローが早く完成できるとも言えます。まずは、業務ルールを(ある程度は)分析し、まとめた上で操作感を試してみることをおススメします!

シリーズまとめ

「ワークフローシステムのイケてる評価方法は?」シリーズ(イケてる評価方法は?(1)イケてる評価方法は?(2)イケてる評価方法は?(3))をお送りしてきました。「評価方法(2)振り返りとアジェンダ」節にあります、3.までの内容となります。

4.フローの分岐条件の設定
5.各作業(タスク)の実行者の設定(処理担当者設定)

4.と5.は、どないしたんや!」というお声はありますでしょうか?ありましたら、別途、解説記事を書きたいと思います。
今回、Questetra BPM Suite の設定をもとに「ワークフローシステムの設定の一般的な例」を示したつもりでございます。つまり、ワークフローシステムや BPMS(Business Process Management System/Suite)等では、おおよそ似たような設定になりますし、手順としては、同じ進め方で進められるのではないかと思います。Questetra BPM Suite に限らず活かして頂ければと思います。(モチロン、Questetra BPM Suite を絶賛オススメ致しますが)

Questetra BPM Suite としては、スグにお試しできる環境(スタータープラン)をご用意していますので評価においては、最適と言えると思います。ワークフローに落とし込みたいと考えている業務をご紹介した手順にてご評価頂ければ幸いです。

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