こんにちは、古久保です。
突然ですが、国語の勉強、いっぱいしていましたか？思い出してみると、読書と共に、「新聞のコラムをまとめる」という勉強をしていました。（いえ、させられていました）非常に苦労したことと「嫌やなぁ」と思っていたことを覚えています。思い返すに今更でありますが、
疑惑が出てきました。なので、私の乱筆のそもそもの根源は「人の言うことをキチンと聞きましょう」にあるのではないか？と思いはじめました。これからも襟を正して生きて参りたいと思います。
ということで、「ワークフローシステムのイケてる評価方法は？」シリーズをお送りします。
評価方法（１）振り返り
先日、「ワークフローシステムのイケてる評価方法は？（１）」として Questetra BPM Suite の評価の段取りを紹介しました。
「評価の流れはわかったけど、具体的な構築を知りたい。特にワークフロー図を最初から書くコツを知りたい！」というお話も頂きます。そこで、長らく（もう10年でしょうか）作成してきた私の「ワークフロー図作成の考え方」を参考にしてもらえればと思います。
作成の流れは以下となります。
2.まとめを解析する
3.ワークフロー図に落とす
上司と部下の簡単な報告業務を例に説明します。
業務ルールのまとめと解析
まずは「1.業務ルールのまとめ」です。対象となる業務ルールをまず文章で整理してみましょう。
* 上司が部下に報告書の作成を依頼し、部下は作成を行って上司に提出する。
* 上司は提出した内容をチェックする。
ヒアリング結果は上記のようになります。次に箇条書きにまとめます。まとめる際に注意すべきことは以下です。
* 1文づつ箇条書きにし、アウトプットを明らかにする。
* 時系列に並べる。
まとめを行いますと、
1.上司は部下に報告書作成の指示する。（アウトプット：報告書作成指示）
2.部下は報告書を作成して上司に提出する。（アウトプット：報告書）
3.上司はチェックして問題あれば差し戻し、なければ業務を終了する。（アウトプット：報告書チェック結果）
となります。まとめを見るとなんとなくワークフロー図を描ける気がしてきませんか？文章をスイムレーンやタスクにマッピングすると最初のヒヤリングによる文章がワークフロー図として表現されます。
「1.」の内容をプロセス図へ記述
※「1.」は、業務の開始工程となりますので「開始イベント」から接続されます。
「ん？ 『…は部下に…』 の部分はどうなった？」と思われましたね。それは、「2.」の文章を落とす際に明らかになります。
「2.」の内容をプロセス図へ記述
同様に「2.」の文章を記述しますと、
となります。『…は部下に…』 の部分は、「作成指示」「作成・提出」工程を結ぶ線の矢印の向きで表現されます。また、部下としては「報告書を作成する」「報告書を提出する」という２つの作業があるわけですが同時にできることでもあるので１つの工程としてまとめることができます。
「3.」の内容をプロセス図へ記述
「1.」「2.」と同様にして「3.」も記述すると、
となり、完成です。
※「3.」は業務の終了のタイミングですので最後は「終了イベント」に接続されます。
まとめ
例となる「報告管理」業務が非常に簡単な内容であります。しかし、業務ルールの文章からワークフロー図を描くことは比較的簡単と思って頂けたのではないでしょうか？Questetra に限らずワークフローシステムの評価において「実現したいワークフローがどのようなものになるかを確認してみること」は、重要です。Questetra 以外のワークフローシステムにおいても同様に業務をまとめ、お試しサービスなどで比較・評価を行ってみてはいかがでしょうか？
ということで、次回は、さらに突っ込んで、今回作成したワークフロー図を元に詳細設定のコツを説明したいと思います。
補足
タスクの名称が「作成指示」「作成・提出」「チェック」という名称をつけています。
「何をXXXするの？」と一見、わかりにくそうに思う方もいらっしゃるかもしれません。おそらくこの業務（業務プロセスモデル）の名称は「報告書提出管理」等という名称になると思います。Questetra BPM Suite を用いて業務を進行させる際には、業務の名称と工程の名称を合わせてみることになりますので、工程名称に「何を」を省いても利用者には理解できる内容となります。
