こんにちは、古久保です。
突然ですが、国語の勉強、いっぱいしていましたか?思い出してみると、読書と共に、「新聞のコラムをまとめる」という勉強をしていました。(いえ、させられていました)非常に苦労したことと「嫌やなぁ」と思っていたことを覚えています。思い返すに今更でありますが、

新聞のコラムなんだし、既に「まとまった文章」になっているんじゃね
疑惑をもっています。さらに言えば

実は、「まとめる」のではなく、「理解した内容をまとめる」ではなかったか

疑惑が出てきました。なので、私の乱筆のそもそもの根源は「人の言うことをキチンと聞きましょう」にあるのではないか?と思いはじめました。これからも襟を正して生きて参りたいと思います。

ということで、「ワークフローシステムのイケてる評価方法は?」シリーズをお送りします。

評価方法(1)振り返り

先日、「ワークフローシステムのイケてる評価方法は?(1)」として Questetra BPM Suite の評価の段取りを紹介しました。

評価の流れはわかったけど、具体的な構築を知りたい。特にワークフロー図を最初から書くコツを知りたい!」というお話も頂きます。そこで、長らく(もう10年でしょうか)作成してきた私の「ワークフロー図作成の考え方」を参考にしてもらえればと思います。

作成の流れは以下となります。

1.業務ルールをまとめる
2.まとめを解析する
3.ワークフロー図に落とす

上司と部下の簡単な報告業務を例に説明します。

業務ルールのまとめと解析

まずは「1.業務ルールのまとめ」です。対象となる業務ルールをまず文章で整理してみましょう。

<業務ルール:ヒアリング>
* 上司が部下に報告書の作成を依頼し、部下は作成を行って上司に提出する。
* 上司は提出した内容をチェックする。

ヒアリング結果は上記のようになります。次に箇条書きにまとめます。まとめる際に注意すべきことは以下です。

* 主語、述語、目的語を明確にする。
* 1文づつ箇条書きにし、アウトプットを明らかにする。
* 時系列に並べる。

まとめを行いますと、

<業務ルール:まとめ>
1.上司は部下に報告書作成の指示する。(アウトプット:報告書作成指示)
2.部下は報告書を作成して上司に提出する。(アウトプット:報告書)
3.上司はチェックして問題あれば差し戻し、なければ業務を終了する。(アウトプット:報告書チェック結果)

となります。まとめを見るとなんとなくワークフロー図を描ける気がしてきませんか?文章をスイムレーンやタスクにマッピングすると最初のヒヤリングによる文章がワークフロー図として表現されます。

「1.」の内容をプロセス図へ記述

※「1.」は、業務の開始工程となりますので「開始イベント」から接続されます。


ん? 『…は部下に…』 の部分はどうなった?」と思われましたね。それは、「2.」の文章を落とす際に明らかになります。

「2.」の内容をプロセス図へ記述

同様に「2.」の文章を記述しますと、


となります。『…は部下に…』 の部分は、「作成指示」「作成・提出」工程を結ぶ線の矢印の向きで表現されます。また、部下としては「報告書を作成する」「報告書を提出する」という2つの作業があるわけですが同時にできることでもあるので1つの工程としてまとめることができます。

「3.」の内容をプロセス図へ記述

「1.」「2.」と同様にして「3.」も記述すると、


となり、完成です。
※「3.」は業務の終了のタイミングですので最後は「終了イベント」に接続されます。

まとめ

例となる「報告管理」業務が非常に簡単な内容であります。しかし、業務ルールの文章からワークフロー図を描くことは比較的簡単と思って頂けたのではないでしょうか?Questetra に限らずワークフローシステムの評価において「実現したいワークフローがどのようなものになるかを確認してみること」は、重要です。Questetra 以外のワークフローシステムにおいても同様に業務をまとめ、お試しサービスなどで比較・評価を行ってみてはいかがでしょうか?

ということで、次回は、さらに突っ込んで、今回作成したワークフロー図を元に詳細設定のコツを説明したいと思います。

補足

タスクの名称が「作成指示」「作成・提出」「チェック」という名称をつけています。
「何をXXXするの?」と一見、わかりにくそうに思う方もいらっしゃるかもしれません。おそらくこの業務(業務プロセスモデル)の名称は「報告書提出管理」等という名称になると思います。Questetra BPM Suite を用いて業務を進行させる際には、業務の名称と工程の名称を合わせてみることになりますので、工程名称に「何を」を省いても利用者には理解できる内容となります。

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