こんにちは、古久保です。

子供の頃より「メリハリをつけて勉強しろ」などと言われてきましたが、猛暑だったり豪雨だったりと天候ぐらいは「メリハリつけんな!常にそこそこでお願い!」と言いたいです。そんな夏が終わろうとしております。皆様、お体ご自愛ください。

さて、今回は、引き合い訪問先でしばしば質問をされます、「Questetra ってプロジェクト管理ツールと比べてどーよ」問題についてカンタンに解説したいと思います。

Questetra BPM Suite 導入を検討されている中で、

* プロジェクト管理的な使い方してみたーい!
* ガントチャートとか作れるんの?
* 進捗がパッとわかるのがええのだけど…

という声をお聞きします。難しい!ムツカシイ!どのように表現すれば正しい情報を提供できるのかいつも悩んでいます。

♦プロジェクト管理ツール色々

まず、プロジェクト管理ツールは、様々ございます。

〜プロジェクト管理ツールの比較〜
日本で販売されているプロジェクト管理ソフトウェアの比較。
プロジェクト管理ソフトウェアは以下の分類に分かれる。 以下の分類の順序は下位に向けて局所的なツールと位置付ける。Wikipedia:プロジェクト管理ツールの比較

お客様のお話の文脈上、(Wikipedia の一覧表で)あまり適当なものが見当たりません。
お客様に具体的な製品名を聞きますと、

等をお聞きします。おおよそ共通する機能概要としては以下です。

* やるべき作業を記録・管理できる
* 誰がいつまでに何をやるのか現在どこまで進んでいるのか管理できる
* 上記の管理により計画通りに進むよう支援する
企画立案、文書などの制作やソフトウェア開発のプロジェクトを管理できる目的で利用されるソフトウェア/ツールであります。チケット(課題や ToDo)を発行し、チケットの内容を処理(解決)していく形で管理しているようです。さらに、付随する機能として、

* Git や SVN 等の構成管理ツール(バージョン管理ツール)と連携
* ファイル管理

等があるようです。

♦比較の経緯

前述の『プロジェクト管理ツール』の機能で満足できるのであれば、プロジェクト管理ツールを使いましょう」で終了です。「おつかれまでしたー」です。しかし、それなら、ご相談を頂くことはありません。続きがありまして、(私への)ご相談の本意は、

* ワークフローを組み込んで(前述のような)プロジェクト管理したーい

であります。そうなんです。前述の『プロジェクト管理ツール』では期待するワークフローを実現しづらいようです。

(私の調べた範囲では)
* チケットのステータスを変更したり、担当者を変更する
* チケットのステータス変更(例えば「終了」)は、権限で制御する

これらの機能を駆使してワークフローを実現できるようです。しかし、一般的にワークフローに必要な

* 何らかの条件で自動的にチケット(を処理する工程)の担当者割り振りを行う
* 社内ルール(承認や決裁ルール)を適用する(適当にフローを実行できない)

等を代替する機能は、あまり無いようです。(無いのでクエステトラにお呼びが掛かっているようです

♦プロジェクト管理ツールとワークフローシステムの比較

思い切って、(乱暴に)比較概要図を記載します。しかも、ワークフローシステムの代表として Questetra BPM Suite を比較対象とします。

<プロジェクト管理ツール>
メリット:柔軟な作業実施、情報更新が行える(非同期で作業実施や情報更新が可能)
デメリット:業務ルール遵守が難しい(恣意的なフローの実現が可能)
プロジェクト管理ツールの特徴
<Questetra BPM Suite>
メリット:業務ルール遵守が担保できる(作業実施/情報更新責任が明確)
デメリット:柔軟な情報更新、作業実施が行いづらい(工程が回ってこないと情報更新できない)
Qustetra BPM Suite の特徴

になります。また、多くのプロジェクト管理ツールで使用できる機能である、

* ガントチャートの作成
* リソース管理表
* マイルストーンのわかるスケジュール表

等は、一般的にワークフローシステムを用いた実現は、難しくございます。Questetra ではモニタリング機能を用い、一部実現できます。しかしながらガントチャートやリソース管理表のようなグラフ表現は、できません。一部実現可能と言っても、お客様の実現イメージと乖離が大きく「できまっせ」とは、言えません。

♦プロジェクト管理ツールと Questetra を組み合わせる!

淡々と比較をしてしまうと「で、どっちがええねん?」「どうしたらええの?」になります。そこで、オススメする方式としては、

プロジェクト管理ツール  + Questetra をデータ連携させる!!

であります。

Questetra は、 SaaS 型にてサービス提供を行っています。同様に SaaS 型にてサービス提供しているプロジェクト管理ツールがあります。両ツールが SaaS であれば連携の相性が良い可能性があります。お互いの API を活用し、容易な連携が期待できます。例えば、Questetra と Backlog(ヌーラボ社) とは、連携の実績もございます。

Qustetra BPM Suite + backlog 連携イメージ

これであれば、ワークフローの実現も可能ですし、ガントチャートやマイルストーン表、リソース管理表等のプロジェクト管理ツールで得意な機能も利用できるようになります。

♦Backlog との連携利用実績

公開中ご利用事例の中では以下のご利用企業がいらっしゃいます。(事例公開していない利用企業においても連携実績をお聞きしています)

株式会社サーバーワークス
株式会社サーバーワークス
Slack などのクラウドサービスと連携させた業務システムを構築
API の積極活用での「自動化」により業務品質の向上と省力化を実現
株式会社シャノン
株式会社シャノン
全業務でフル活用、Pマーク更新時の証跡にも!
全社員が全業務で活用し、内部統制や効率の良い資産管理を実現。 Google SpreadSheet や Backlog との連携といった自動化も。
株式会社アラタナ
株式会社アラタナ
業務プロセスの改善サイクル、3年間で128回
全ての受託案件の進捗状況を常にモニタリング。開発チームでは Backlog と連携し、受注から開発へ業務データのの効率的な受け渡しを実現

♦あとがき

Questetra は、業務管理システムと呼ばれることもあります。「プロジェクト」を「業務」と捉えられるのであれば2つのツール(システム)は、「似ている」となります。しかしながら、ワークフローシステムとプロジェクト管理システムと重要視している機能が違いますので平等に語ることは、難しくございます。2つのツールの特徴を理解の上、組み合わせた利用を検討されることをお勧め致します。

なお、Questetra と Backlog の連携を可能にするカンタンな仕組みも提供しております。両サービス共に試用ができるサービスがありますのでご評価をされてはいかがでしょうか?

backlog 課題追加
♦Backlog 課題追加
プロジェクトID、課題の件名、課題の種別のIDなどから課題(issue)を追加し、通信ログをそれぞれデータ項目に格納します

不明点や深掘りしたいお話がありましたら、気軽にお声掛けください。

“ワークフローシステムとプロジェクト管理ツールを比べてみた!” への2件のコメント

  1. 井上 健

    私のプロジェクト管理ツールはExcelの表、作業管理(問題発生【インシデント】)表なるものを作成して自分の業務を管理しております。注意すべき点はどの様な小さな作業(問題発生【インシデント】)でも必ず記録する事、これが一番重要な事です。作業管理表はあくまでも正確に記録を残す事が二番目に重要です。
    現在の業務では1日に一人で3~8件の作業がしております。簡単な事(壊れた椅子のネジを閉める等)から複雑な事(ネットワークレスポンスが急に悪化し、ネットワークの見直しをする等)まで逐次記録しております。表の一行に1件なのでそれに対して作業負荷(1~10の数字)を割り振り、この作業負荷に対して1単位当たりの費用(例えば1単位5,000円等)を掛けて、どれくらいの作業量をしたかを出す事も可能です。私の場合は半年間で約5,000千円の作業をしていると割り出されました。上記数字はあくまでも目安なので社内の上司に報告する時に役立ちます。顧客先を想定すると常駐先のお客様へ対費用効果をアピールできる資料の1つになると思います。(見えにくいSE作業効果を明文化できると感じております。)
    作業管理表の良い点は作業費用の実績を算出できるだけではなく、残作業がどれだけあるかが直ぐに分かる、どの様な作業(トラブル)がいつ発生し、いつ解決したかが分かる、誰からの依頼であるかが分かる、同じ問題が発生した場合の解決事例として活用できる、今自分がしなければならない仕事が客観的に判断できるという効果があります。
    作業管理表のおかげで作業発生(問題発生)から解決まで責任を持って(記載したトラブルが対応完了するまでクローズしない)対応でき、依頼者へ確実に対応が完了した事も伝える事を必ず行う事によって関係者から信頼感を得る事ができたと強く思っています。
    今つけている作業管理表はここ10年ぐらいかけてフォーマットを整えました。自分の経験だけではなく他の専門家の意見も取り入れた、運用管理SEのノウハウのひとつです。
    作業記録をつける事の重要性を今一度再認識しております。

    1. 古久保 雅人

      コメントを頂きましてありがとうございます。
      作業管理に関し、長年のノウハウと大きな価値がある事、賛同致します。管理対象としての作業の粒度をどの程度にするか?ムツカシイ議論でございます。
      加えて、作業が複数人の手に渡るもの(ワークフロー)であったり、条件によって作業の内容が変化してくることも管理を難しくする要因であるとも考えております。
      どのような業務や作業がどのようなツール( Excel、プロジェクト管理ツール、BPM ツール等)で管理することが適しているものか今後も議論させて頂ければと思います。今後もクエステトラ社ブログをご期待頂き、コメントを頂ければ幸いです。

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