こんにちは、古久保です。

突然ですが、私、物忘れがよくあります。親から「あんた、ほんまに、鳥頭(とりあたま)やなぁ」などと言われたものです。

物忘れの激しいこと、あるいは、記憶力の弱いことのたとえ。
「三歩で忘れる鳥頭」、「鶏は三歩歩けば忘れる」と云うことわざによる。Hatena Keyword 鳥頭【とりあたま】

そんな私でも(ある程度)仕事がまともにできるのは、Google カレンダーや Evernote 、付箋ソフト、Questetra BPM Suite のおかげであります。ありがとう、IT。
要は、自分のお仕事(業務・作業)を管理するのでありますが、「絶対にやらねばならないルーチン業務」というものがいくつかあります。
その中の一つに「毎週週頭、 Facebook で Questetra ランディングページの広報を行う」というお仕事があります。このお仕事をワークフロー・BPM という文脈で私の工夫を紹介して参りたいと思います。

♦お仕事概要と実現検討

お仕事を絵にしますと上記になります。そう、カンタンです。「あんた、大げさに何言ってんのや! Google カレンダー予定繰り返し設定でええやんけ」という声が聞こえてきます。しかしながら、絵に見えないポイントがあるのです。

* ランディングページの他にも広報を行っているコンテンツがあるので投稿の連続・被りを避ける為、社内に周知する必要がある
* Facebook の広報効果を楽に集計し、社内に見てもらえるようにするのが望ましい(Excel では共有しづらい)
* Questetra ランディングページは、複数存在し、ある程度の順序でもって投稿する必要がある

これらを可能な限り*めんどくさくなく*実現する必要があります。そうなると、お仕事は一人で行っていますがワークフローとして実現するのが良い気がしてきます。となれば、色々できるワークフローシステム Questetra を使おうということになります。(これを我田引水と言います)

♦ワークフローの工夫とメリット

♦♦そのままワークフローにする

シンプルなワークフローで表現しますと、

上記のようになります。(15分程の作成。そのままワークフローシステムとして動作します)これでも、作業管理はできますが、前述の「絵に見えないポイント」を満たすのは不十分です。(Excel で管理するよりマシですが)

♦♦ワークフローを工夫してみる

そこで、Questetra の標準機能を使用する形で複雑な設定を行わず、工夫を施しています。

ワークフロー図的には上記のようになります。(細かい設定内容の説明は割愛しますが、慣れていれば1時間ほどで作成可能です)実際に運用していますが、以下のメリットを感じています。

1.次回の予定投稿までこの業務を忘れることができる
2.効果情報の記録し忘れがなくなる
3.予定投稿を忘れていたら延々、アラートメールがやって(1時間毎)きて作業を忘れさせてくれない
4.効果情報の集計がリアルタイムにカンタンに行える
5.社内への予約投稿の周知し忘れがなくなる

メリットの享受は、BPMS(Business Process Management System)と呼ばれるシステムでは、おおよそ実現できるのではないかと思います。しかしながら、「標準機能を使用する形で複雑な設定を行わず」実現できるのは Questetra ならではではないかと思います。(宣伝です)細かい点(機能面や詳細なメリット)について、興味がございましたら、お問い合わせ下さい。

♦BPMS ならではの有用性、拡張可能性

Excel でやったらええんちゃうの?」「物覚えを良くする努力をすれば?」「コピペしなあかんのか」の指摘の声が聞こえるようです。確かにご指摘ごもっともな点もあります。

♦♦業務担当の変更に耐えられる

Facebook へのランディングページの広報」業務担当が私から別の人間に変わることとなった場合、引き継ぎが発生します。前述のようにワークフローとして組み上げておけば、引き継ぎはワークフローの設定変更(処理担当者の変更・過去データの閲覧権限付与)でほぼ完了でございます。いつ・どのような工程を行わければならないかの説明は不要となりますのでマニュアルなども必要なくなると言えます。(若干、乱暴ですが)

♦♦業務改善指示に対応できる

業務改善指示は、上司から何らかのトラブルでの再発防止を求められるものですが、わかりやすいトラブルで言えば「投稿コメントに誤字がある」や「ランディングページの URL が間違っている」等のヒューマンエラーが有り得ます。わかりやすい防止策としては、「投稿予定内容をダブルチェックする」でしょうか。適用してみると以下のようなワークフロー図になります。

フロー自体は5分程度で対応できますが、「ダブルチェックを誰がする?」等の社内調整は必要になります。これは、結構、メンドウですね。私としては、システム対応に時間を掛けずに本質的な防止策を検討・準備するのに時間を使ってもらいたいと思っています。

♦♦さらなる効率化

どうしても人間が行わなければならない作業は、「投稿文面の作成」です。いつも同じ文面というわけにもいきません。(時節柄や注目トピックス等を入れ込みたい)しかしながら「投稿文面の作成」を除けば自動化による効率化は、ある程度可能かもしれません。

例えば、

* 前回の投稿内容を見て、今回投稿すべき投稿内容のテンプレートを自動セット
* Facebook への投稿や情報取得を API や RPA ツールを使用して自動化
等が考えられます。API 仕様/ RPA ツールの理解や Questetra のアドオン機能の使いこなしが必要となってきますので難易度は高くなります。

現在実現しているワークフローで「作業、めんどくせぇ」「Questetra の操作は行ったけど、Facebookの設定を忘れた」等が顕著にでてきたら実現したいと思っています。(いわゆる投資対効果ですね)

♦あとがき

Questetra での実現具合を見てもらいましたが、高機能なワークフローシステムや BPMS でも(おそらく)実現できる内容だと思います。「使いであるかも」と思われましたら、参考にして頂ければ幸いです。

Questetra ならお試し環境でありますスタータープランにお申し込み頂ければ容易に試して頂くことが可能です。

あんたの『Facebook 投稿管理アプリ』を試してやってもええで」という場合は、ご連絡下さい。

私、「Facebook 投稿管理アプリ」以外にも自分の仕事を管理するアプリを使っています。機会がありましたら、また、ご紹介します。

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