こんにちわ！矢作です！
「仕事のボール、どこにあるの！？」では、仕事のボールの所在地を把握するためには、まずその業務のワークフロー図を書きましょう、ということを書きました。
本記事では、ワークフロー図に仕事のボールがどこにあるのかをわかりやすくするために、印刷したワークフロー図にピンを刺すといったアナログな方法ではなく、ワークフローシステムを利用する方法を紹介します。
複雑なワークフロー図を描けるワークフローシステム
仕事のボールが、ワークフロー図上のどこにあるのか？を分かりやすく表示してくれるシステムは、一般的にはワークフローシステムと言われます。（BPMシステムと言われることもあります）
ただし、ワークフローシステムには、複雑なワークフロー図を描けるものと、あらかじめ決まったワークフロー図しか使えないもの（主に申請承認フローで利用するもの）があります。
本記事で紹介するのは、複雑なワークフロー図を描くことができる「Questetra BPM Suite」というもので、複雑なワークフロー図を描くことができる＝対象とする業務の範囲が広い、ワークフローシステムです。
ワークフロー図の描画
「Questetra BPM Suite」には、プロセスモデラーというワークフロー図を描く機能があります。Webブラウザ上で動作するのですぐに利用することができます。
ワークフロー図を描くための “部品” をキャンパスにドラッグ&ドロップして並べ、線でつなぐだけで簡単にワークフロー図を描くことができます。
仕事のボールのやり取り
ワークフロー図を描いて幾つかの設定を行うと、「Questetra BPM Suite」上で事のボールのやり取りができるようになります。
ワークフロー図の最初の工程「データ提出依頼」で、データ提出の締切日やデータの対象期間などのデータを入力すると、仕事のボールが次の工程に流れていきます。
工程「データ提出依頼」から出た仕事のボールは、フロー上のダイヤ（◇）を通る時、2つに分裂します。そして、2つの工程「Xデータ提出」「Yデータ提出」にそれぞれの仕事のボールが到達します。
すると、「Xデータ提出」「Yデータ提出」でデータを添付するための画面を開くことができるようになるので、それぞれの工程でデータを入力すると、仕事のボールは再び次の工程に流れていきます。
このようなことを繰り返し、仕事のボールがワークフロー図上を流れていきます。
「Questetra BPM Suite」では、次の画像のように、ボールがどの工程の上にあるのか？ということを分かりやすく表示してくれます。
◇◇
業務改善のポイントのひとつに、仕事のボールがどこにあるのか？を分かりやすくすること、があります。
まずは業務フロー図をきちんと書くことから始まりますが、「Questetra BPM Suite」というワークフローシステムを利用することで、「Questetra BPM Suite」上で仕事のボールの受け渡しを行い、今、どこにあるのか？ということがとても分かり易くなります。
今回はここまで！
