仕事のボール、システムを使って把握しよう

こんにちわ!矢作です!

仕事のボール、どこにあるの!?」では、仕事のボールの所在地を把握するためには、まずその業務のワークフロー図を書きましょう、ということを書きました。

本記事では、ワークフロー図に仕事のボールがどこにあるのかをわかりやすくするために、印刷したワークフロー図にピンを刺すといったアナログな方法ではなく、ワークフローシステムを利用する方法を紹介します。

複雑なワークフロー図を描けるワークフローシステム

仕事のボールが、ワークフロー図上のどこにあるのか?を分かりやすく表示してくれるシステムは、一般的にはワークフローシステムと言われます。(BPMシステムと言われることもあります)

ただし、ワークフローシステムには、複雑なワークフロー図を描けるものと、あらかじめ決まったワークフロー図しか使えないもの(主に申請承認フローで利用するもの)があります。

本記事で紹介するのは、複雑なワークフロー図を描くことができる「Questetra BPM Suite」というもので、複雑なワークフロー図を描くことができる=対象とする業務の範囲が広い、ワークフローシステムです。

ワークフロー図の描画

「Questetra BPM Suite」には、プロセスモデラーというワークフロー図を描く機能があります。Webブラウザ上で動作するのですぐに利用することができます。

ワークフロー図を描くための “部品” をキャンパスにドラッグ&ドロップして並べ、線でつなぐだけで簡単にワークフロー図を描くことができます。

仕事のボールのやり取り

ワークフロー図を描いて幾つかの設定を行うと、「Questetra BPM Suite」上で事のボールのやり取りができるようになります。

ワークフロー図の最初の工程「データ提出依頼」で、データ提出の締切日やデータの対象期間などのデータを入力すると、仕事のボールが次の工程に流れていきます。

工程「データ提出依頼」から出た仕事のボールは、フロー上のダイヤ(◇)を通る時、2つに分裂します。そして、2つの工程「Xデータ提出」「Yデータ提出」にそれぞれの仕事のボールが到達します。

すると、「Xデータ提出」「Yデータ提出」でデータを添付するための画面を開くことができるようになるので、それぞれの工程でデータを入力すると、仕事のボールは再び次の工程に流れていきます。

このようなことを繰り返し、仕事のボールがワークフロー図上を流れていきます。

「Questetra BPM Suite」では、次の画像のように、ボールがどの工程の上にあるのか?ということを分かりやすく表示してくれます。

◇◇

業務改善のポイントのひとつに、仕事のボールがどこにあるのか?を分かりやすくすること、があります。

まずは業務フロー図をきちんと書くことから始まりますが、「Questetra BPM Suite」というワークフローシステムを利用することで、「Questetra BPM Suite」上で仕事のボールの受け渡しを行い、今、どこにあるのか?ということがとても分かり易くなります。

今回はここまで!


参考

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