誰でも気軽に使えるExcel(エクセル)。集計やグラフ作成、書類/帳票作成、データ分析などで多くのビジネスパーソンに使用されています。今回は、Excelの強み(活用しやすい点)と弱み(活用しにくい点)を考察し、弱みを補う方法をご紹介します。

Excelの強み

Excelの主な強み(活用しやすい点)は以下の通りです。

  1. 紙と同じ感覚で作成(入力)できる … UIの強み
  2. セル(の高さ/幅調整)により直観的にレイアウトできる … UIの強み
  3. 式/関数により簡単に計算/集計できる … 機能の強み

Excelの強みはなんといっても、紙と同じ感覚で使える「UIの強み」と、計算/集計など「(表計算)機能の強み」でしょう。

Excelの弱み

一方、弱み(活用しにくい点)もあります。具体的には以下の通りです。

  1. 複数人で(入力)処理しにくい … UIの弱み
  2. 共有しにくい … 機能の弱み
  3. 業務プロセスや進捗/実績が把握できない … 機能の弱み
  4. ファイルを管理しにくい … 機能の弱み
  5. 複数人で修正しにくい … 機能の弱み

入力業務でExcelを使う際に、「複数人で(入力)処理しにくい」、「共有しにくい」、「ファイルを管理しにくい」などと悩む方が多いのではないでしょうか。特に他部署や社外の人を含む複数人が関係する入力業務の場合、Excelの「紙と同じ感覚で作成(入力)できる」点が逆に弱みとなる場合があります。

入力者にとっては、Webサイトの入力フォームの様に、入力すべき箇所が一目でわかるほうが、入力箇所を探す手間や時間、ストレスがなくて済みます。(勿論、VBAなどを使って入力フォームは作れますが、一部の人しか作成できないことが多く、誰でも修正できないことなどが課題となってきます)

また、入力後のファイル共有においても、メールに添付する、メールの本文を書いて送信する(或いは、何処かにアップロードする)などの手間が生じます。

管理者においても、作成されたファイルの保存場所や、ファイル間のデータ統合/連携、保存ファイルの検索、ファイル修正について悩むケースが多いでしょう。

これらに加え、業務フローや業務進捗/実績が可視化されないことは、全ての関係者にとって、不便な点ではないでしょうか。

Excelの弱みを補完する方法

複数人で入力/選択などの処理が発生する業務には、クラウドワークフローQuestetra BPM Suiteがお勧めです。

Questetra BPM Suiteでは、ワークフロー図で業務の流れ(業務に関わる人、工程、順番)を決めます。(下図参照)

<ワークフロー図の作成画面>

例えば、アルバイトと社員、マネージャーの3人で処理する業務の場合、3つのレーンを設置します。(ここでは分かりやすいように、システムが自動的に処理する工程を別のレーンを設け、一番下に設置しました)

レーン設置後、各レーン上に、それぞれの担当者が処理する工程を設置します。(画面上部のアイテムを選択しドラッグで簡単に設置できます)また、権限付与機能を使いこれらシステムの細かい権限設定が可能です。

ワークフロー図を作成した後、各工程の名前や内容を設定します。例えば、人が処理する「工程1」では、アルバイトに入力してもらう項目(データの入れ物)を設定します。そうすれば、処理画面(入力フォーム)が自動的に作成されます。(下図参照)

<処理画面(入力フォーム)イメージ>

「処理画面(入力フォーム)イメージ」では、設定できる項目の一部を使用しています。具体的な内容は以下の通りです。

  1. 文字が1行入力できる項目
  2. 文字が複数行入力できる項目
  3. 数値が入力できる項目
  4. 日付が入力できる項目
  5. 設定した選択肢をプルダウンで選択できる項目
  6. ファイルを添付できる項目
  7. 担当者間でコミュニケーションできる掲示板機能
  8. 複数行/列が入力できる項目
  9. この工程の完了ボタン(これを押すと自動的に次の工程に遷移する)

また、「ワークフロー図の作成画面」の一番下のレーンに設置した自動処理工程を使うと、以下のような自動処理が可能です。

  • タイマー:設定した日付や曜日、時間などに自動的に開始される
  • 並列処理:同時に複数の工程が依頼される(複数人で同時に工程処理できる)
  • 自動工程1:数値/日付が自動計算され、文言が自動更新される
  • 条件分岐:設定条件により進む進路が自動判断される
  • メール自動送信:(予め設定した内容が)メールに自動挿入/設定され、自動送信される
  • ストレージへの自動保存:(ここではBoxの)予め設定した保存先へ自動保存される

これまで主に「ワークフロー図」と「処理画面」、一部の「自動処理アイテム」をご紹介しました。

これ以外にも、ワークフロー図上で工程毎の処理実績や進捗状況などをグラフィカルに視覚化することも可能です。また、Box以外のGoogleWorkspaceやkintone、Slackなどの様々なクラウドサービスと連携し、自動処理することも可能です。更には、入力情報などのデータをQuestetra BPM Suite上で検索/表示/ソート/再利用(別のワークフロープロセスに)することも可能です。(連携させた外部のクラウドストレージに保存することも可能)

Questetra BPM Suiteを使うと、Excelの弱みとなる以下の点を克服できます。

  1. 複数人で(入力)処理しにくい … UIの弱み

→処理フォームで解決

  1. 共有しにくい … 機能の弱み

→メール自動送信などを使用し解決

  1. 業務フロー全体が把握できない … 機能の弱み

→ワークフロー図と可視化機能で解決

  1. ファイルを管理しにくい … 管理の弱み

→データベース機能/クラウド連携で解決

  1. 複数人で修正しにくい … 機能の弱み

→権限付与機能やワークフロー図で解決

この様に、Excelの弱いところはQuestetra BPM Suiteで補い、Excelの強みとなるところはExcelをそのまま使う「半・脱Excel」をお勧めします。

<「半・脱Excel」のイメージ>

クラウドワークフローQuestetra BPM Suiteは、以下よりお試しいただけます。ノーコードで業務システムを作成できます。是非、お試しください。

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