ワークフローでアンケートの仕組みを作る

こんにちは！マーケティング部の西川です。

みなさんは、お客様アンケートを実施したことはございますか？

アンケートは顧客の意識を把握する手段として非常に有効です。しかし、自社で簡単なアンケートを定期的に実施したい場合、アンケート結果が得られるまでのプロセスに手間がかかる…など、実施ハードルがあることも事実です。

この様な課題を解決するため、簡易アンケートの依頼から回収、ローデータ作成、お礼メール送信までを自動化できるワークフローアプリ「簡易アンケート」を作りましたのでご紹介します。

このワークフローアプリでできること

まずはこのワークフローアプリ「簡易アンケート」のワークフロー図をみてみます。

Questetra では、上図のように「開始」から順に工程が処理されます。

※ワークフローアプリの詳しい操作方法は、以前の記事「アポイント管理をラクにする方法（前編）」の”実際に使ってみる”をご覧ください。

ワークフローアプリ「簡易アンケート」の利用方法について、大まかな流れは以下の通りです。

アンケート送付先を入力する
依頼メールが自動送信される
用意したアンケートフォームに入力／送信されると、「御礼メールが自動送信」され、「回答結果が自動保存」される。

つまり、アンケートに答えてほしい方の情報を入力するだけで、アンケート回収までが自動化できる、ということです。

具体的に、タスクがどのように進んでいくのか、ワークフロー図に記した番号順にみていきます。

開始：＜業務を開始＞管理画面でワークフローアプリ「簡易アンケート」を選択すると、プロセス（案件）が開始します。

対象入力：＜アンケート送付先の入力＞アンケート送付先の企業／団体名、氏名、メールアドレスを入力します。

アンケートメール送信：＜アンケート依頼メールが自動送信＞２で入力した情報に基づき、案内メールが自動送信されます。

並列処理：「件名設定」と「ご利用に関するアンケート」双方にトークン（仕事のボール）が移動します。

件名設定：ここではプロセス件名が自動設定されます。予め設定した値が挿入されます。（具体的には、「アンケート送付済」「企業名／団体名」「氏名」などの情報が自動挿入されます）

７日間：＜7日間経過後アンケートを自動終了＞プロセスが開始されてから、７日間が経過するまで待機します。

件名変更：設定されたプロセス件名が自動変更されます。ここでは、アンケートが未回答に終わったことが分かるように、「未回答」という文言が自動挿入されます。

全終了：このタスクにトークンが到達すると、（並列処理で分離していた別のトークンが終了に到達していなくても）プロセスが終了します。つまり、アンケート依頼後7日間経っても回答されない場合はプロセスが終了します。

ご利用に関するアンケート：＜アンケートフォーム受付開始／入力待ち＞アンケートフォームです。アンケートメール送信で送信されたメール内にURLを記載しています。そのため、URLからアンケートが回答されると、次のタスクに進みます。

件名変更：設定されたプロセス件名が自動変更されます。ここでは、アンケートが回答されたことが分かるように、「回答済」というワードが自動挿入されます。

ローデータを追加：＜ローデータファイル自動作成＞回答されたアンケートのローデータがGoogleスプレッドシートに自動的に書き込まれます。

御礼メール：＜御礼メール自動送信＞予め設定した内容（宛先、メールタイトル、本文）のメールが自動的に送信されます。

全終了：８と同様に、待機中のトークンが終了していない場合でもプロセスが終了します。

テンプレートからアプリを作成する

事前準備

Questetra BPM Suite を使える状態にしておきます。

※まだアカウントをお持ちでない方は、以下から無料トライアルをお試しください。（本記事のアプリはBasicエディションでは対応しておりません。無料トライアルは “Advanced” か “Professional” でお申し込みください。）

Questetraを無料で試す

テンプレートをダウンロード／インポートする

ワークフローアプリは、「ワークフロー図を作成」し「データの入れ物を作成／設定」し「ワークフロー図上の各工程を設定」することで作成できます。この方法でも十分簡単なのですが、テンプレートを使うことでさらに簡単に作成できます。今回はテンプレートを使用します。

まずは、以下からワークフローアプリ「簡易アンケート」のテンプレートをダウンロードし、PCに保存します。

テンプレートをダウンロードする

その後、ダウンロードしたテンプレートファイルをQuestetraに取り込み、みなさんの利用に合わせ、設定することでワークフローアプリが完成します。※テンプレートのインポートの詳細は以下のサイトをご覧ください。

テンプレートのインポート方法

設定する

テンプレートが取込まれたら、アプリの設定画面を開き、必要項目を設定します。ここで設定が必要となる項目は、大きく分けて「データの入れ物の設定」と「ワークフロー図上の工程の設定」の2つです。具体的には以下の通りです。

＜データ項目の設定＞

データの入れ物である「データ項目」を設定します。ここでは、アンケートの設問と選択肢を作成します。（これがアンケートフォームに表示されます。）

＜ワークフロー図上の工程の設定＞

ここでは主に４つの項目について設定します。下のワークフロー図の番号順に解説していきます。

1. アンケート依頼メールの設定

メールの送信元やメールの件名、メール本文を設定します。

メール本文については、「#{#q_company_name}」は、入力された企業／団体名が差し込まれます。また、「#{#q_name}」は、入力された氏名が差し込まれます。そのため、それ以外に箇所について、修正が必要な個所を書き換えます。

2. アンケートフォームの表示設定

アンケートフォームで表示する項目／入力してもらう項目を設定します。また、アンケート回答者が閲覧すべきではない項目については、「閲覧不可」を設定します。

3. 保存するローデータの設定

本テンプレートでは、アンケートフォームに入力された各回答内容がGoogleスプレッドシートに自動保存されるよう設定します。そのため、Googleスプレッドシートへの接続設定や、書込み先の情報を設定します。また、シートの各列に自動挿入されるデータ項目を設定します。まずは工程の設定画面で、GoogleスプレッドシートのIDやシートタイトルなどの書込み先の情報を設定します。