こんにちは!マーケティング部の西川です。

みなさんは、お客様アンケートを実施したことはございますか?

アンケートは顧客の意識を把握する手段として非常に有効です。しかし、自社で簡単なアンケートを定期的に実施したい場合、アンケート結果が得られるまでのプロセスに手間がかかる…など、実施ハードルがあることも事実です。

この様な課題を解決するため、簡易アンケートの依頼から回収、ローデータ作成、お礼メール送信までを自動化できるワークフローアプリ「簡易アンケート」を作りましたのでご紹介します。

このワークフローアプリでできること

まずはこのワークフローアプリ「簡易アンケート」のワークフロー図をみてみます。

ワークフロー図

Questetra では、上のワークフロー図のように、「開始」というアイテムから、矢印に従って順に工程が処理されていきます。

※ワークフローアプリの詳しい操作方法は、以前の記事「アポイント管理をラクにする方法(前編)」の”実際に使ってみる”をご覧ください。

ワークフローアプリ「簡易アンケート」の利用方法について、大まかな流れは以下の通りです。

  • アンケート送付先を入力する
  • 依頼メールが自動送信される
  • 用意したアンケートフォームに入力/送信されると、「御礼メールが自動送信」され、「回答結果が自動保存」される。
ワークフローアプリ「簡易アンケート」でできること

つまり、アンケートに答えてほしい方の情報を入力するだけで、アンケート回収までが自動化できる、ということです。

具体的に、タスクがどのように進んでいくのか、ワークフロー図に記した番号順にみていきます。

  1. 開始:<業務を開始>管理画面からワークフローアプリ「簡易アンケート」を選択し、プロセス(案件)を開始させます。
  1. 対象入力:<アンケート送付先の入力>アンケート送付先の企業/団体名、氏名、メールアドレスを入力します。
  1. アンケートメール送信:<アンケート依頼メールが自動送信>2で入力した情報に基づき、案内メールが自動送信されます。
  1. 並列処理:「件名設定」と「ご利用に関するアンケート」双方にトークン(仕事のボール)が移動します。(=タスクが割り当てられる)
  1. 件名設定:ここではプロセス件名が自動設定されます。予め設定した値が挿入されます。具体的には、「アンケート送付済」「企業名/団体名」「氏名」などの情報が自動挿入されます。
  1. 7日間:<7日間経過後アンケートを自動終了>プロセスが開始されてから、7日間が経過するまで待機するタイマーです。
  1. 件名変更:設定されたプロセス件名が自動変更されます。ここでは、アンケートが未回答に終わったことが分かるように、「未回答」というワードが自動挿入されます。
  1. 全終了:このタスクにトークンが到達すると、並列処理で分離した別のトークンが、終了に到達していなくても、プロセスが終了します。つまり、アンケート依頼後7日間経っても、回答されない場合は、プロセスが終了します。
  1. ご利用に関するアンケート:<アンケートフォーム受付開始/入力待ち>アンケートフォームです。アンケートメール送信で送信されたメール内にURLを記載しています。そのため、URLからアンケートが回答されると、次のタスクに進みます。
  1. 件名変更:設定されたプロセス件名が自動変更されます。ここでは、アンケートが回答されたことが分かるように、「回答済」というワードが自動挿入されます。
  1. ローデータに追加:<ローデータ自動作成>回答されたアンケート内容をGoogleスプレッドシートに自動的に書き込まれます。
  1. 御礼メール:<御礼メール自動送信>予め設定した内容(宛先、メールタイトル、本文)のメールが自動的に送信されます。
  1. 全終了:8と同様、もう片方の待機中のトークンが終了していない場合でも、プロセスが終了します。

テンプレートからアプリを作成する

事前準備

Questetra BPM Suite を使える状態にしておきます。

ワークフロー管理画面

※まだアカウントをお持ちでない方は、以下から無料トライアルをお試しください。(本記事のアプリはBasicエディションでは対応しておりません。無料トライアルは “Advanced” か “Professional” でお申し込みください。)

テンプレートをダウンロード/インポートする

ワークフローアプリは、「ワークフロー図を作成」し「データの入れ物を作成/設定」し「ワークフロー図上の各工程を設定」することで作成できます。この方法でも十分簡単なのですが、テンプレートを使うことでさらに簡単に作成できます。今回はテンプレートを使用します。

まずは、以下からワークフローアプリ「簡易アンケート」のテンプレートをダウンロードし、PCに保存します。

その後、ダウンロードしたテンプレートファイルをQuestetraに取り込み、みなさんの利用に合わせ、設定することでワークフローアプリが完成します。※テンプレートのインポートの詳細は以下のサイトをご覧ください。

テンプレートのインポート方法

設定する

テンプレートが取込まれたら、アプリの設定画面を開き、必要項目を設定します。ここで設定が必要となる項目は、大きく分けて「データの入れ物の設定」と「ワークフロー図上の工程の設定」の2つです。具体的には以下の通りです。

<データ項目の設定>

データの入れ物である「データ項目」を設定します。ここでは、アンケートの設問と選択肢を作成します。(これがアンケートフォームに表示されます。)

データ項目の設定画面
各データ項目の設定画面

<ワークフロー図上の工程の設定>

ここでは主に4つの項目について設定します。下のワークフロー図の番号順に解説していきます。

設定すべき工程

1. アンケート依頼メールの設定

メールの送信元やメールの件名、メール本文を設定します。

メール本文については、「#{#q_company_name}」は、入力された企業/団体名が差し込まれます。また、「#{#q_name}」 は、入力された氏名が差し込まれます。そのため、それ以外に箇所について、修正が必要な個所を書き換えます。

送信メール内容の設定

2. アンケートフォームの表示設定

アンケートフォームで表示する項目/入力してもらう項目を設定します。また、アンケート回答者が閲覧すべきではない項目については、「閲覧不可」を設定します。

フォーム表示設定

3. 保存するローデータの設定

本テンプレートでは、アンケートフォームに入力された各回答内容がGoogleスプレッドシートに自動保存されるよう設定します。そのため、Googleスプレッドシートへの接続設定や、書込み先の情報を設定します。また、シートの各列に自動挿入されるデータ項目を設定します。まずは工程の設定画面で、GoogleスプレッドシートのIDやシートタイトルなどの書込み先の情報を設定します。

Googleスプレッドシートへのレコード自動追加設定

「設定はこちらから」ボタンで、Googleスプレッドシートへの接続設定画面を開き、Googleスプレッドシートへ接続できるよう設定します。

Googleスプレッドシートへの接続設定画面

設定画面では、接続権限者を追加し、トークンを取得します。その際、Googleに接続され、Googleアカウントで認証します。(Googleアカウントをお持ちでない方は、別途取得する必要があります。Googleアカウントの作成

接続権限者を追加
追加された接続権限者のトークンを追加

「o (リフレッシュトークン)」が表示され、トークンが取得されており、接続できる状態になったことが分かります。

トークンが追加されたことを確認

4. 御礼メールの設定

ここでもメールの送信元やメールの件名、メール本文を設定します。

メール本文については、「#{#q_company_name}」は、入力された企業/団体名が差し込まれます。また、「#{#q_name}」 は、入力された氏名が差し込まれます。そのため、それ以外に箇所について、修正が必要な個所を書き換えます。

御礼メール自動送信の設定

ワークフローアプリを稼働させる

リリースしてワークフローアプリを使える状態にします。

※リリース方法については、以下のページをご覧ください。

読み込んだワークフローアプリをワークフローシステムとして稼働させる

まとめ

今回は、ワークフローアプリを使って、簡易アンケートの実施を自動化する方法をご紹介しました。

ワークフローアプリ作成は、今回ご紹介したように、テンプレートを使ってカンタンに作成できます。他のワークフローアプリ作成の際にも、ご参考にしてください。

みなさんも、ノーコードで業務の自動化を是非お試しください!

※まだアカウントをお持ちでない方は、無料トライアルをお試しください。以下からカンタンにお申込みいただけます。 (本記事のアプリはBasicエディションでは対応しておりません。無料トライアルは “Advanced” か “Professional” でお申し込みください。)

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