無料で試せる BPM ワークフローと RPA ツールとの連携
クラウド BPM ワークフローシステム Questetra BPM Suite と RPA ツールとの連携について

 

システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
※ちなみにこれまでの記事はこちら

 

最近話題の自動化ツール RPA(Robotic Process Automation)ですが、BPM(Business Process Management、業務管理システム)と組み合わせるとより効果的に活用でき、相性がよいと言われています。

 RPA BANK:2018年注目のキーワード「RPA×BPMとRPA×ERP」
 RPAチャンネル:BPMができていないとRPAは導入できない?その関係

大まかに言うと

  • RPA:人が行っていた PC 操作を自動化して、効率化をはかる
  • BPM:業務の流れをシステム化・可視化して、効率化をはかる

ですので、人による操作の量が膨大な場合や、自動化しやすい繰り返しが多い作業なら RPA ツールだけでも効果が期待できます。ただ、一連の業務の中である部分の作業だけを自動化できたとしても業務全体として効果が薄い、ということも少なくありません。そういった場合に BPM システムと組み合わせることで一連の業務として改善効果を高めることができます。

また BPM から見た場合、RPA と連携することで、

  • 従来のシステム連携では API を利用していたが、API のない外部サービスとの連携が可能となる
  • API 連携では実現できなかったようなクライアントアプリケーション操作の自動化が可能となる
  • クラウド型 BPM の場合、ネットワークの制約で困難だった BPM からイントラネット内のシステムへの連携が可能となる

というメリットがあります。

2018/11/7 に開催予定の「BPM フォーラム 2018」という BPM 専門のイベントでも RPA に関わるセッションが多く予定されています。昨年の「BPM フォーラム 2017」でも、RPA に関わるセッションが半分以上を占めていました。

そういった状況の中で RPA ツールと BPM は実際どのように連携できるのか?と質問を受けることもありますので、この記事では

  • 業務のどの部分で RPA ツールと連携するケースがあるのか
  • RPA ツールとクラウド BPM ワークフロー Questetra との連携についてどういったケースがあるのか

について整理してみます。

 

目次
1: 業務のどの部分を RPA ツールで自動化するか
 1-1: 業務の前処理を RPA で自動化する
 1-2: 業務の途中の処理を RPA で自動化する
 1-3: 業務の後処理を RPA で自動化する
2: RPA ツールと BPM システムをどう連携させるのか
 2-1: BPM システム自体も RPA ツールで操作する
 2-2: メール(email)による連携
 2-3: REST API(http リクエスト)による連携
 2-4: アダプタプログラムを準備する
3: まとめ

 

1: 業務のどの部分を RPA ツールで自動化するか

業務の前処理/途中処理/後処理の自動化の3パターンが考えられます。
※これらのパターンが組み合わさることもあります。

 

1-1: 業務の前処理を RPA で自動化する

具体的には

  • PDF ファイルで送付された注文書やメールで受けた申込を RPA ツール(場合によっては OCR も組み合わせて)で読み取って受付処理に流し込む
  • 契約更新管理の業務で、Excel のお客様リストを RPA ツールで読んで、処理を1つずつ起動して流す

といったケースが想定されます。
この後の 1-2, 1-3 のパターンと比較すると、このパターンだけは RPA ツール側がトリガとなります。

 

1-2: 業務の途中処理を RPA で自動化する

具体的には

  • 新入社員対応の業務で、申請内容が承認された後、アカウント作成処理を RPA ツールで自動実行して、担当部門の上司がその後の対応をする
  • 物品貸出申請で、申請内容のチェック後、台帳更新を RPA ツールで自動実行して、次の物品の手配の工程にまわす

といったケースが想定されます。
1-1 のパターンとは違って BPM システム側がトリガとなって RPA ツールを起動します。

 

1-3: 業務の後処理を RPA で自動化する

具体的には

  • 商品マスタの更新で、更新内容のチェック後、基幹システムでの更新処理をRPA ツールで自動実行する
  • 経費精算処理で、申請承認が終わったデータを RPA ツールで会計システムに流し込む

といったケースが想定されます。
1-2 のパターンに近い(自動化した後の処理がないだけ)と言えます。

 

2: RPA ツールと BPM システムをどう連携させるのか

置かれている条件によって、できる/できない、向き/不向きが変わってきますが、2-3 の方法で実現できるのであれば、それが一番よいかと考えています。

 

2-1: BPM システム自体も RPA ツールで操作する

Questetra はブラウザで操作できますので、RPA ツールで操作を自動化することが可能です。

1-1(前処理)のパターンについて、Excel のリストからであれば Excel VBA を組み込む(Google Sheets のリストからであれば add-on を使う)といった方法もあります。ただそれらの方法は少し技術的な知識が必要となります(API 連携)。一方、RPA を使う方法であれば RPA ツールを設定できる方であれば対応ができます。どちらでも対応できる場合には API 連携の方が堅牢だと言えますので、それができない場合の手段と考えるのが良いと言えます。

 

2-2: メール(email)による連携

Questetra は、メールの送信が可能で、メール受信をトリガとした業務起動がカンタンに設定できます。
一方 RPA ツールも同様に、メールの送信が可能で、メール受信をトリガとして動かせるものが多いようです。

RPA ツールがメール送信可能であれば、1-1(前処理)のパターンに、RPA ツールがメール受信可能であれば、1-2, 1-3(途中処理・後処理)のパターンに使えます。

ただ、メールで連携した場合には、受けたメールの解析と処理結果の受け渡しについて考慮が必要となります。単純に処理を起動するだけであれば、それらを省略することもできますが、実現できることが限定されます。

Questetra では受信したメール本文をスクリプトで解析してデータを取り込むことができますが、解析スクリプトの準備が必要となり、設定の難易度が上がります。

 

2-2: http リクエスト(REST API)による連携

Questetra は http リクエストの送受信が設定だけで可能です。
一方 RPA ツールにも http リクエストを送受信する機能があればこのパターンが使えます。特に受信については RPA ツールはクライアントアプリケーションタイプのものが多いため、http リクエストを受信するためのサーバを備えたタイプのものが必要となります。また、クラウド上にある Questetra から RPA ツールへ通信ができるようネットワーク設定が許可されている必要があります。

1-2, 1-3(途中処理、後処理)のパターンで Questetra から RPA ツールに指示するパターンがイメージしやすいと思います。が、1-1(前処理)のパターンであっても、RPA ツール側に http リクエストを送信する機能があるものについては、この方法で対応することもできます。

2-1 の方法に比べると技術的な知識が必要となりますが、ユーザインタフェース(操作画面)の変更にも対応できる堅牢な連携(REST API 連携)が実現できます。

また RPA ツールのうち、RPA テクノロジーズ社が提供される BasicRobo!(旧名 BizRobo! / Kofax Kapow 10)との連携については、以下の記事で詳細を紹介しています。
 関連記事:RPAツール(BasicRobo!)とBPMシステムの連携について
他にも UiPath(+Orchestrator)WinActor(+WinDirector) 等についても検証中ですが、機能的な材料はそろっているようですので対応できる可能性が高いと想定しています。

 

2-4: アダプタプログラムを準備する

Questetra の API をたたくことで必要な情報やタイミングが取れますので、アダプタプログラム(連携のための中間プログラム)を準備して RPA ツールと接続することが可能です。

RPA ツールで操作したいシステムがイントラネット側にある場合、イントラネット側にアダプタプログラムを置いて、そこからクラウド上にある Questetra へデータを取りに行く形にすれば、外部からの通信が制限されているケースでも連携が実現できます。開発およびそのアダプタプログラムの保守や運用監視等が必要となりますが、RPA ツールに http リクエストやメールの送受信機能がない場合でも実現でき、一番対応範囲が広いと言えます。

1-1, 1-2, 1-3(前処理・途中処理・後処理)のいずれのパターンでも、アダプタプログラムの作り次第で対応できます。

ただ、技術的な知識については 2-2, 2-3 の方法よりもさらに高度なものが必要となります。

関連記事
 Questetra の API の一覧内の「マイタスク・引き受け待ちタスク一覧取得」「タスク実行、タスク実行画面表示のための情報取得」をご覧ください

 

3: まとめ

RPA ツールとクラウド BPM/ワークフロー Questetra との連携といっても、様々なパターンがあることがおわかりいただけたかと思います。
また、手段としてもいろいろな方法があります。

それぞれメリット・デメリットがありますので、どういった観点を重視されるのか、技術的な要素が入ったとしても対応できるのかどうか、どこまで堅牢な仕組みにする必要があるのか、等を考慮しつつ、選択していただければと思います。

もし、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

 

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