RPAツール(BasicRobo!)とBPMシステムの連携について

BPM システムと RPA ツールの役割を整理しつつ、連携方法のひとつを紹介します。

こんにちわ！矢作です！

キーワード「RPA（Robotic Process Automation）」への注目が高まってますね。お客様からも RPA について聞かれることが増えてきています。

そんな中、RPA テクノロジーズ株式会社と共同で BPM システムと RPA ツールを組み合わせることについて検証を行いました。本記事では、検証から得られた BPM システムと RPA ツールを組み合わせる方法のひとつを紹介します。

本記事で用いる RPA ツールは「BasicRobo!」（旧称:BizRobo!）、BPM システムは「Questetra BPM Suite」です。

BPMシステムとRPAツールについて

BPM システムと RPA ツールの役割について簡単に説明します。

BPM システムは、業務全体の中に存在する複数の作業工程の関係を明らかにし、そのとおりに業務を進めやすい仕組みを提供します。作業工程の中には、ヒトにしか処理できない高度なものもあれば、コピー＆ペーストを繰り返すような単純なものもあります。RPA ツールは、複数ある作業工程の中で、ヒトでなくても処理できるような単純な処理を行う工程を自動化するツールです。

つまり、複数の工程から構成される業務全体を整理し、管理することを BPM システムが担当し、それぞれの工程の中で、自動化できる部分を RPA ツールが担当する、という関係になっています。

システムアカウント作成業務の自動化

RPAテクノロジーズ社と共同で BPM システムと RPA ツールを組み合わせた検証は、社員入社時のシステムアカウント作成に関する業務を対象に行いました。

社員入社時のシステムアカウント作成に関する業務とは、次のような業務です。

新入社員の教育担当者が、新入社員のシステムアカウント作成を申請。上長（部門長）による承認。
情報システム部門にて申請内容に基づきシステムアカウントを作成。
新入社員は作成されたアカウントでログインできることを確認。

この業務の流れを図にしました。これはワークフロー図と呼ばれるもので、じーっと眺めていただくと、誰が何をどんな順番で行うのか、よく分かっていただけると思います。

このワークフロー図は、クラウド型BPMシステム「Questetra BPM Suite」を使って作成しています。

今回の検証では、情報システム部の「アカウント作成」工程を RPA ツールを使用して自動化することを考えます。この自動化が実現されると、この業務においては、RPA ツール（ロボット）が情報システム部の人の工程処理を代行することになりますので、情報システム部の人の手を煩わせることがなくなります。

BPM システムと RPA ツールの連携方法

人が RPA ツールに情報を渡す箇所を自動化

まずは、クラウド型BPMシステム「Questetra BPM Suite」で社員入社時のシステムアカウント作成業務について、各作業工程の管理や、申請後の情報の受け渡しを自動化する仕組みを構築します。ここでは、細かい設定方法については割愛しますが、「Questetra BPM Suite」での設定を終えると、次のようなことができるようになります。

各作業工程の入力画面が表示され、申請や承認などの工程に関する情報を入力できるようになる。
各作業工程の画面への入力を終えると、次の人に次の工程が割り当てられる。
それぞれの仕事の進捗が見えるようになる。例えば、申請されたものが1日後にどこの工程まで到達しているのか、ということが見えるようになります。

この業務において、情報システム部の「アカウント作成」部分を RPA ツールを用いて自動化する場合、RPA ツールの起動は情報システム部の人が行うことになります。

もう少し具体的に言うと、部門長による「アカウント作成承認」工程が処理された後、情報システム部門に「アカウント作成」工程が依頼されます。情報システム部門の人は、「アカウント作成」工程の処理画面を見て、アカウント作成に必要な情報を RPA ツールに渡してアカウント作成を自動的に行うという流れになります。

BPM システムから HTTP で RPA ツールに情報を渡す

今回の検証では、BPM システムと RPA ツールを連携させて、人が RPA ツールに情報を渡す、と言う部分の自動化を実現します。BPM システムと RPA ツールの連携の仕組みは、BPM システムから HTTP リクエストを RPA ツールに送信し、ロボットを起動する、という形で行っています。

BPMシステム「Questetra BPM Suite」には、業務フローの途中で HTTP リクエストを送信する機能があるので、その機能を使って RPA ツール「BasicRobo!」を自動起動させるのに必要なリクエストを送信します。

RPA ツール「BasicRobo!」は、HTTP リクエストを受け取ったら、その中に含まれる情報を読み取って、例えば salesforce のユーザ登録画面を開いて、ユーザ登録の処理を行います。

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ここまで、BPM システムと RPA ツール（Basic Robo!）との連携に関する検証について説明してきました。今回の説明では、全体像を理解していただくため、細かい設定などには触れていませんが、機会があれば具体的な設定の内容も紹介できればと考えています。（概要説明だけで長い記事になってしまった。。。）

今回はここまで！