クラウド型ワークフローで帳票 PDF 作成・FAX 送付を自動化する方法
クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」とクラウド FAX サービス「eFax」との連携事例です

 

システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
※ちなみにこれまでの記事はこちら

 

今回はあるお客様で、Questetra とインターネット FAX サービスを組み合わせることで、業務の自動化・効率化を実現された事例を紹介します。
交通機関に依頼するチケット発券の業務が対象で、大きな流れでいいますと以下のような感じとなります。

 

目次
1: 対象の業務について
2: 帳票 PDF 作成・FAX 送付の自動化の実現
3: まとめ

 

1: 対象の業務について

ある製造業の系列会社では、人事や総務のアウトソーシングを受託されています。その中の業務の1つが、出張で必要な JR ・航空・宿泊等のチケットを予約・手配の代行でした。

もともと各拠点からメール・電話・FAXで依頼を受け付け、手書き伝票を作成し、その伝票をまわして処理されていました。多くのケースで、1件の依頼に対して2枚以上のチケット手配が必要で、月1000件以上の依頼が発生するため、手配するチケットの数は数千枚という膨大な量となっていました。そのために様々な課題を抱えられていました。
 ・処理に時間がかかる、ミスが発生する
 ・依頼者からの問合せがあった場合に大量の伝票の中から探さないといけない
 ・別の担当者への引継ぎが難しい
Questetra で管理するように変えることで、ミス・抜け・モレがなくなり、検索もラクになり、引継ぎもできるようになった、とのことでした。

さて、その中で JR 東日本をはじめとした交通機関向けのチケット申込帳票を、自動で PDF 作成・FAX 送付するように対応しましたので、詳しく説明します。

 

2: 帳票 PDF 作成・FAX 送付の自動化

Questetra では、入力されたデータと帳票の台紙ファイルを使って帳票を自動生成することができます。
関連資料 M228: 業務データを挿し込んだPDF帳票が自動生成されるように設定する

その PDF を API 連携でインターネット FAX サービスに送ることで、所定の送付先に自動で FAX を送付できます。

ただ今回使った FAX 送付サービスは、送信にかかる時間によってページ数が計算され、それに応じてコストが決まる仕組みになっていました。当初は、送信データ量が想定より多かったようで、実際に送付しているのは1ページにもかかわらず、わずか数秒の時間オーバーにより2ページとカウントされ、想定コストを超過してしまうという事態に・・・

これだけコストがかかり続けるなら運用が継続できない、という話になり、送信時間を減らす方法がないか検討。そこで
 「帳票の罫線の色を少し薄くすることで送信データ量を抑えられる」
ということに気付き、想定コスト内で運用できるようになりました!
(以下はその帳票のイメージ)

 

3: まとめ

Questetra を使って一連の業務の中で、帳票 PDF 作成・FAX 送付を自動化して、業務にかかる時間を大幅に短縮できた事例を紹介させていただきました。

ちなみに Questetra は様々なサービスとの連携が特長の1つで、他にもいろいろなケースでの業務の自動化を実現しています。
※「自動化」という話でいいますと、最近は RPA ツールもよく話題になりますね。もちろん RPA ツールとの連携による自動化も可能です。
 関連ブログ:RPAツール(BasicRobo!)とBPMシステムの連携について

もし、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

 

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