Office365 とクラウド BPM ワークフローでどういった連携が実現できるのか

Office365 とクラウド BPM ワークフローでどういった連携が実現できるのか
Office365 と Questetra の連携の具体的なケースについてまとめました

 

システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
※ちなみにこれまでのネタはこちら

 

Microsoft が提供するグループウェア Office365 と クラウド型 BPM ワークフロー Questetra を連携して利用されているケースが増えていて、お問い合わせをいただくことも増えています。

ご利用事例の記事等でもいくつか紹介しています。

株式会社日本一ソフトウェア
開発プロジェクトの予算執行稟議をはじめとする、様々な稟議・社内申請で Questetra を、また Office365 は掲示板・メール・スケジュール管理・Web会議といった日々の業務で利用。
Questetra と Office 365 / Azure AD とのシングルサインオン環境を設定して連携活用。
某部品メーカー
事務作業の依頼や財務部門への問合せ管理で Questetra を利用。もともと Excel で管理しようとして破たんしていたが、業務の進捗の可視化や類似ケースの対応の効率化を実現。
SharePoint に Questetra の業務を起動する依頼フォームを埋め込んで連携活用。

ただ一口に「連携」と言っても様々なケースがあり、具体的にどんなケースがあるのかを以下で紹介します。

 

目次
1: 認証サービス(AzureAD)との連携
2: チャットサービス(Teams)との連携
3: ストレージサービス(OneDrive)との連携
4: Excel との連携
5: 補足など
6: まとめ

 

1: 認証サービス(AzureAD)との連携

Office365 のアカウントでシングルサインオンできるようにしたい、というのが一番多いでしょうか。
Azure Active Directory(AAD もしくは AzureAD)と SAML2.0 により連携設定できます。
詳しくは以下をご覧ください。
関連記事:SAML 2.0 で Office365 とシングルサインオン(Azure Active Directory との連携設定)

ちなみに、オンプレミスの Active Directory(AD)とは Active Directory Federation Service(ADFS)を使って、SAML2.0 により連携設定できます。

 

2: チャットサービス(Teams)との連携

処理結果を Microsoft Teams に自動的に通知したい、というお話も結構多いです。
詳しくは以下をご覧ください。
関連記事:ビジネスチャット Microsoft Teams へワークフローから投稿する

 

3: ストレージサービス(OneDrive)との連携

見積書等のお客様に渡す書面を自動的に生成して、その PDF ファイルを OneDrive の所定の場所に自動保存したい、といったご相談もよくあります。
詳しくは以下をご覧ください。
関連記事:OneDrive へクラウドワークフロー Questetra からファイル出力する方法

 

4: Excel との連携

Excel Online に1件ずつ出力するようにして、リストを自動的に作成したい、といったお話もいただきます。
詳しくは以下をご覧ください。
関連記事:Excel Online へクラウドワークフロー Questetra からデータ出力する方法(API 連携の設定手順)

また、逆に Excel のリストから Questetra の業務フローの一括起動したい、というケースも多いです。クライアントアプリケーション Excel のリストから VBA を使って実現したケースがあります。(このケースについては記事にまとめていません。ご了承ください)

あと、リストからではなく、一件一葉の Excel の申請書フォーマットから Questetra の業務フローを起動するケースもあります。
こちらのケースは VBA サンプルも含めて以下にまとめてあります。
関連記事:Excel で作った申請書から簡単にワークフローを開始する方法

 

5: 補足など

そもそも Office365 のサービスと OAuth で連携させる場合には、事前準備(アプリケーションの登録)が必要になります。
以下の手順を参考にしてください。
関連記事:Office365 とクラウドワークフロー Questetra を API 連携させたい場合に(Office365 でのアプリケーション登録手順)

また、Office365 にはエンドポイントが複数あって、結構ややこしいです。
最近は v2.0 が主流だと思うのですが、Web で検索すると古い情報もひっかかってくると思いますので注意してください。
詳しくは以下をご確認ください。
関連記事:Office365 とクラウド型ワークフローとの連携方法について

あと、余談ですが、Office365 のトークンの文字列は他のサービスに比べると非常に長い傾向があるようです。Questetra 側の仕様上の制約で、そのトークンの文字列の長さゆえ、OneDrive との連携等についてアドオン XML(連携のための部品)にできない、という事情があります。(この点は今後変わる可能性があると考えていますが)

 

6: まとめ

まだ他にも様々な形の連携が想定されますが、現時点で私が把握している範囲のものを整理しました。
Questetra はプログラミングせずに設定だけで様々な REST API をたたいた実績があり、ここにはまだ挙がっていないケースでもいろいろ対応できると想定されます。上記以外のケースのご相談等ありましたら、お問い合わせフォームよりご連絡ください。

 

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こちらの Web フォームからお申込みいただきますと Questetra の無料お試しアカウントが作成できます。上記のものを含め、全ての機能が使えますので、ぜひお試しください。

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