こんにちわ!矢作です!

本記事から3回に分けて、「セミナー受付システム」をノーコードで構築する方法を紹介します。利用する開発プラットフォームは、ワークフロー図を描くことを通じてシステム開発できる「Questetra BPM Suite」です。

構築する「セミナー受付システム」では、以下に示すことが可能になることを目指します。

  • 参加を希望する人が、セミナー申し込みフォームから申し込むことができる。
  • 申込者に自動的に、申込み受付メールが送信される。
  • セミナー開催日が近づくとリマインドメールが申込者に送信される。
  • セミナー終了後、参加者にアンケートに回答を依頼するメールが送信される。

これらの機能を持つシステムを構築する方法を、次の 3 つの記事に分けて紹介します。

  • 第1話(本記事)
    • セミナー申込者に受付メールが送信されるシステムを作る
  • 第2話
    • 第1話で作ったシステムに、リマインドメールが送信される機能を追加する
  • 第3話
    • 第2話で作ったシステムに、アンケート依頼メールが送信される機能を追加する

1回目最初はとても簡単なシステムですが、3話終了時点で、機能豊富な「セミナー受付システム」が完成します。

それでは早速、「セミナー受付システム」を作りましょう。

セミナー受付の処理とデータ項目を整理

ノーコードで作る場合も、そうでない場合にも、作ろうとするシステムでどのような処理が行われるのか、まずは整理することから始まります。整理は、処理の流れ、取り扱うデータ項目の視点という2つの視点で行います。

第1話では前述の通り、「セミナー申込者に受付メールが送信されるシステム」を作ります。これだけでも処理の流れとしては様々なものが考えられますが、本記事では次のような流れを考えます。

  1. セミナー参加の申込を受け付ける
  2. 受け付けた情報をセミナーチームのメンバが確認し、不適切な申込(競合、反社会的勢力など)でない場合に、受け付ける
  3. 受け付けメールが申込者に送信される

とてもシンプルですね。続いて、取り扱うデータ項目についても整理します。セミナー参加希望者が入力する項目(氏名など)や、セミナーチームのメンバが受付時入力できるメモなどに、どのようなものがあるのかを整理します。本記事では次のようなデータ項目を考えます。

  1. (申込者)氏名
  2. (申込者)会社名/所属
  3. (申込者)メールアドレス
  4. (申込者)電話番号
  5. (申込者)質問
  6. (セミナーチームメンバ)社内通信メモ

それぞれ()で示した部分は、誰が入力するデータ項目であるのかを示しています。

ノーコードで「セミナー受付システム」を構築

Questetra BPM Suite 無料版のお申込み

本記事では、ワークフロー図の描画を通じてシステムを構築するプラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。記事のとおりに「セミナー受付システム」を作ってみたい人は、60日間無料で使える Trial にお申し込みください。メールアドレスだけでお申し込みいただけます。

お申し込みはこちら「Questetra BPM Suite 無料 Trial」から。(注意!Professional, Advanced のいずれかでお申し込みください。)

なお、本記事で構築するセミナー受付システムは、ご利用中の Questetra BPM Suite でカンタンに稼働させることができます。セミナー受付システムに関する “ファイル” を以下のページからダウンロードし、それを Questetra BPM Suite にインポートするだけです。

すぐに動作を確認したい!という場合には、こちらのご利用もご検討ください。

ワークフロー図の描画とデータ項目の追加

Questetra BPM Suite に「アプリ作成権限」を持つユーザでログインし、アプリ設定機能を使ってシステム開発を進めます。

ワークフロー図は、「セミナー受付の処理とデータ項目を整理」で整理した処理の流れのとおりに描画します。

  1. ワークフロー図の先頭にあるアイテム「セミナー申し込みフォーム」で、セミナー参加の申込を受け付けます。
  2. 青いアイテム「申込内容確認」は、セミナーチームのメンバが、申込内容を確認し、受け付けるかどうかを決定する工程です。
  3. 青いアイテムの次に繋がる丸いアイテム「受付メール 送信」では、自動的に受付メールが送信されます。

続けて、整理したデータ項目を追加していきます。それぞれのデータ項目の「型」を決め、名称とともに追加していきます。セミナーチームのメンバが入力する社内通信メモは、特殊な “掲示板型” というデータ型ですが、その他は全て “文字型” です。また、申込者が入力する項目は、質問を除き全て必須入力設定としています。

申し込みフォームの設定

ワークフロー図の先頭にあるアイテム「セミナー申し込みフォーム」は、右下に FORM という文字が表示されているように、インターネット上に公開される Web フォームであることを示します。

このアイテム(メッセージ開始イベント(FORM)と呼ばれる)の設定に従って表示される Web フォームが、例えば問い合わせフォームやセミナー受付フォームとして公開されます。フォームにデータが入力されると、ワークフロー図で決められた流れに従って、工程が処理されたり、メールが送信されたりします。

申し込みフォームでは、追加したデータ項目のうち「氏名」「会社名/所属」などの項目を申込者が入力できるように設定します。

受付メールの設定

ワークフロー図中の丸いアイテム「受付メール 送信」では、設定に従って自動的にメールが送信されます。送信されるメールには、データ項目に入力された値、例えば氏名、会社名/所属などが自動的に入力されるように設定することができます。

この画像の様に設定することで、申込内容が挿入されたメールが自動的に申込者に送信されるようになります。

人が処理する「申込内容確認」工程の設定

ワークフロー図の青いアイテム「申込内容確認」では、セミナーチームのメンバが処理する工程です。この工程を処理する画面では、2つのボタンが表示され、どちらのボタンが押下されるかで、受付メールが送信されるのかどうかが決まります。

セミナーチームのメンバは、申込内容を確認し、例えば競合からの申込であるなど、不適切な申込であると判断する場合は「受け付けず終了」ボタンを押下します。この場合は、ワークフロー図の流れに従い、受付メールが送信されません。

また、申込内容に問題がなく「受け付け」ボタンを押下した場合には受付メールが自動送信されます。

構築したシステムの公開

ここまでの一通りの設定が終わったら、リリースという作業を行います。これをすることで、セミナー申し込みフォームが公開され、受け付けを開始することができるようになります。

セミナー申し込みフォームのURLは、アイテム「セミナー申し込みフォーム」のプロパティ画面を開き、「フォームURL」をクリックすると確認できます。ここで入手した URL を使って、セミナー告知ページにリンクを作成するなどして、セミナー申込の誘導に利用できます。

申込への対応の様子

公開された申し込みフォームから申し込みされると、セミナーチームのメンバはその内容を確認することができます。また、ワークフロー図において「申込内容確認」工程に滞留している申込案件の件数も閲覧することができます。

これらのデータは CSV や Google スプレッドシートの形式でエクスポートすることができるので、参加者リストの作成などに活用できます。

まとめ

第1話では、セミナーの申込を受け付ける、受付メールを自動送信する、という機能を備えた「セミナー受付システム」を構築しました。ご覧のように、設定だけで、つまりノーコードで構築できることを紹介しました。

ただ、受付だけでは面白くないですよね。

第2話(記事へのリンク)では、セミナーの数日前に自動的にリマインドメールが送信される機能を追加します。

前述しましたが、今回紹介したセミナー受付システムについては、ご利用中の Questetra BPM Suite にインポートして使えるファイルを公開しています。すぐに動かしてみたい、既にある設定を変更して利用したい、という人は、以下のページにアクセスの上、「Download」というセクションの “workshop-reception-1-20210908.qar” をダウンロードしてください。

今回はここまで!

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