ノーコードでセミナー受付システムを作るその1

こんにちわ！矢作です！

本記事から3回に分けて、「セミナー受付システム」をノーコードで構築する方法を紹介します。利用する開発プラットフォームは、ワークフロー図を描くことを通じてシステム開発できる「Questetra BPM Suite」です。

構築する「セミナー受付システム」では、以下に示すことが可能になることを目指します。

参加を希望する人が、セミナー申し込みフォームから申し込むことができる。
申込者に自動的に、申込み受付メールが送信される。
セミナー開催日が近づくとリマインドメールが申込者に送信される。
セミナー終了後、参加者にアンケートに回答を依頼するメールが送信される。

これらの機能を持つシステムを構築する方法を、次の 3 つの記事に分けて紹介します。

第1話（本記事）
- セミナー申込者に受付メールが送信されるシステムを作る
第2話
- 第1話で作ったシステムに、リマインドメールが送信される機能を追加する
第3話
- 第2話で作ったシステムに、アンケート依頼メールが送信される機能を追加する

1回目最初はとても簡単なシステムですが、3話終了時点で、機能豊富な「セミナー受付システム」が完成します。

それでは早速、「セミナー受付システム」を作りましょう。

セミナー受付の処理とデータ項目を整理

ノーコードで作る場合も、そうでない場合にも、作ろうとするシステムでどのような処理が行われるのか、まずは整理することから始まります。整理は、処理の流れ、取り扱うデータ項目の視点という2つの視点で行います。

第1話では前述の通り、「セミナー申込者に受付メールが送信されるシステム」を作ります。これだけでも処理の流れとしては様々なものが考えられますが、本記事では次のような流れを考えます。

セミナー参加の申込を受け付ける
受け付けた情報をセミナーチームのメンバが確認し、不適切な申込（競合、反社会的勢力など）でない場合に、受け付ける
受け付けメールが申込者に送信される

とてもシンプルですね。続いて、取り扱うデータ項目についても整理します。セミナー参加希望者が入力する項目（氏名など）や、セミナーチームのメンバが受付時入力できるメモなどに、どのようなものがあるのかを整理します。本記事では次のようなデータ項目を考えます。

（申込者）氏名
（申込者）会社名/所属
（申込者）メールアドレス
（申込者）電話番号
（申込者）質問
（セミナーチームメンバ）社内通信メモ

それぞれ（）で示した部分は、誰が入力するデータ項目であるのかを示しています。

ノーコードで「セミナー受付システム」を構築

Questetra BPM Suite 無料版のお申込み

本記事では、ワークフロー図の描画を通じてシステムを構築するプラットフォーム「Questetra BPM Suite」を利用します。記事のとおりに「セミナー受付システム」を作ってみたい人は、60日間無料で使える Trial にお申し込みください。メールアドレスだけでお申し込みいただけます。

お申し込みはこちら「Questetra BPM Suite 無料 Trial」から。（注意！Professional, Advanced のいずれかでお申し込みください。）

なお、本記事で構築するセミナー受付システムは、ご利用中の Questetra BPM Suite でカンタンに稼働させることができます。セミナー受付システムに関する “ファイル” を以下のページからダウンロードし、それを Questetra BPM Suite にインポートするだけです。

すぐに動作を確認したい！という場合には、こちらのご利用もご検討ください。

セミナー申し込み受付 1

ワークフロー図の描画とデータ項目の追加

Questetra BPM Suite に「アプリ作成権限」を持つユーザでログインし、アプリ設定機能を使ってシステム開発を進めます。

ワークフロー図は、「セミナー受付の処理とデータ項目を整理」で整理した処理の流れのとおりに描画します。

ワークフロー図の先頭にあるアイテム「セミナー申し込みフォーム」で、セミナー参加の申込を受け付けます。
青いアイテム「申込内容確認」は、セミナーチームのメンバが、申込内容を確認し、受け付けるかどうかを決定する工程です。
青いアイテムの次に繋がる丸いアイテム「受付メール送信」では、自動的に受付メールが送信されます。

続けて、整理したデータ項目を追加していきます。それぞれのデータ項目の「型」を決め、名称とともに追加していきます。セミナーチームのメンバが入力する社内通信メモは、特殊な “掲示板型” というデータ型ですが、その他は全て “文字型” です。また、申込者が入力する項目は、質問を除き全て必須入力設定としています。

申し込みフォームの設定

ワークフロー図の先頭にあるアイテム「セミナー申し込みフォーム」は、右下に FORM という文字が表示されているように、インターネット上に公開される Web フォームであることを示します。

このアイテム（メッセージ開始イベント（FORM）と呼ばれる）の設定に従って表示される Web フォームが、例えば問い合わせフォームやセミナー受付フォームとして公開されます。フォームにデータが入力されると、ワークフロー図で決められた流れに従って、工程が処理されたり、メールが送信されたりします。

申し込みフォームでは、追加したデータ項目のうち「氏名」「会社名/所属」などの項目を申込者が入力できるように設定します。

受付メールの設定

ワークフロー図中の丸いアイテム「受付メール送信」では、設定に従って自動的にメールが送信されます。送信されるメールには、データ項目に入力された値、例えば氏名、会社名/所属などが自動的に入力されるように設定することができます。

この画像の様に設定することで、申込内容が挿入されたメールが自動的に申込者に送信されるようになります。

人が処理する「申込内容確認」工程の設定

ワークフロー図の青いアイテム「申込内容確認」では、セミナーチームのメンバが処理する工程です。この工程を処理する画面では、2つのボタンが表示され、どちらのボタンが押下されるかで、受付メールが送信されるのかどうかが決まります。

セミナーチームのメンバは、申込内容を確認し、例えば競合からの申込であるなど、不適切な申込であると判断する場合は「受け付けず終了」ボタンを押下します。この場合は、ワークフロー図の流れに従い、受付メールが送信されません。

また、申込内容に問題がなく「受け付け」ボタンを押下した場合には受付メールが自動送信されます。

構築したシステムの公開

ここまでの一通りの設定が終わったら、リリースという作業を行います。これをすることで、セミナー申し込みフォームが公開され、受け付けを開始することができるようになります。

セミナー申し込みフォームのURLは、アイテム「セミナー申し込みフォーム」のプロパティ画面を開き、「フォームURL」をクリックすると確認できます。ここで入手した URL を使って、セミナー告知ページにリンクを作成するなどして、セミナー申込の誘導に利用できます。

申込への対応の様子

公開された申し込みフォームから申し込みされると、セミナーチームのメンバはその内容を確認することができます。また、ワークフロー図において「申込内容確認」工程に滞留している申込案件の件数も閲覧することができます。

これらのデータは CSV や Google スプレッドシートの形式でエクスポートすることができるので、参加者リストの作成などに活用できます。

まとめ

第1話では、セミナーの申込を受け付ける、受付メールを自動送信する、という機能を備えた「セミナー受付システム」を構築しました。ご覧のように、設定だけで、つまりノーコードで構築できることを紹介しました。

ただ、受付だけでは面白くないですよね。

第2話（記事へのリンク）では、セミナーの数日前に自動的にリマインドメールが送信される機能を追加します。

前述しましたが、今回紹介したセミナー受付システムについては、ご利用中の Questetra BPM Suite にインポートして使えるファイルを公開しています。すぐに動かしてみたい、既にある設定を変更して利用したい、という人は、以下のページにアクセスの上、「Download」というセクションの “workshop-reception-1-20210908.qar” をダウンロードしてください。

セミナー申し込み受付 1

今回はここまで！