こんにちわ！矢作です！
クエステトラは、企業における業務の流れを見える化するソフト「Questetra BPM Suite」を作り、クラウドサービスとして提供しています。「Questetra BPM Suite」のように、企業で多くの人が利用するサービスの良さを正しく理解していただくためには「事例記事」が数多く揃っている必要があります。
「事例記事」の本数は多いに越したことはありません。でも、「事例記事」をコンスタントにたくさん書くこと、これはこれでカンタンなことではありません。
今回は、事例記事をできるだけコンスタントに多く書くための工夫について書きました。
たくさん書けない理由
「事例記事」ほど価値のあるコンテンツはない。でも、なかなか書けない。公開する記事の本数に目標を定めても、なかなかその目標を達成できない。
事例記事をたくさん書けない理由は何でしょうか？
その理由は色々あると思いますが、事例記事の作成は時間がかかる作業であるにも関わらず、なかなかその時間を確保できないことが大きな理由であると考えています。
事例記事をたくさん書くために、次のような工夫を行えば1本でも多くの事例記事を作成できるようになるのではないでしょうか。
- 事例記事を作成する時間を減らす工夫
- 事例記事を作成する時間を確保する工夫
事例記事を作成する時間を減らす工夫
記事作成の時間短縮の方法の1つが、全体構成をあらかじめ決めておく、というもの。
例えば、マイクロソフト社の導入事例（※）を見てみると、どの事例記事も次のような構成になっています。
※マイクロソフト社の導入事例 → https://www.microsoft.com/ja-jp/casestudies/search.aspx
- お客様の紹介
- 導入の背景とねらい
- 導入の経緯
- 導入効果
- 今後の展望
また、Questetra BPM Suite の利用者でもある Sansan 社の導入事例（※）からは、次のような構成になっていることが読み取れます。
※Sansan社の導入事例 → https://jp.sansan.com/casestudy/
- お客様の紹介
- 導入の背景
- 導入効果
- 導入状況
- 今後の展望
いずれも似たような構成ですね。
このように、各節で何を書くべきなのかが決まっていると、記事を書く人の負担が減ります。記事の構成、枠組みを考えるという労力が減ることで、各節で何を書くのか？に集中するだけで良くなるからです。
事例記事全体を3〜5つ程度の節に分け、それぞれの節で何を書くべきかを定義しておく、つまり記事のテンプレート化をあらかじめしておくと、記事を作成することにかかる時間も減らせられるでしょう。
事例記事を作成する時間を確保する工夫
事例記事を作成する人の仕事が、それだけなら良いのですが、実際にはそんなことはありません。他の仕事との合間に作成している、ということが多いのでは無いかと思います。（私たちクエステトラでは、営業マンが中心になって文章を作成しています）
目の前の仕事に負われていると、事例記事作成のような仕事はどんどん後回しにしてしまう…
そこで、クエステトラでは次の2つに取り組んでいます。「複数メンバで書く時間を確保すること」「こまめに記事のレビューを行うこと」。
複数メンバで書く時間を確保
ひとりで事例記事を作成する時間を確保するのは、前述の通り、目の前の仕事に左右されているとなかなか難しいものです。「複数メンバで書く時間を確保する」とは、例えば「X月X日のX時からX時まで、担当者は全員会議室に集まって記事作成業務のみを行う」と決めて、その通りにすることです。
担当者どうしで決めたことですので、よほどの事情がない限りその時間帯に集まれないことは無いですし、集まってしまえば、黙々と記事作成に集中できます。
ただ、毎日とか、週に一度とかの頻度でこのようにみんなが集まることは難しいと思います。やはり少しずつ記事を書き進めるための工夫も必要です。それが、こまめにレビューを行うこと。
こまめに記事のレビューを行う
週に一度のミーティングを実施されている現場は多いと思います。ミーティングの中で、例えば作成担当者ひとりに付き5分間だけ、作成中の記事についてレビューを行う時間を確保します。
担当者は、作成中の文章について一節だけ簡単に説明を行い、その一節に対してミーティング参加者でレビューを行います。自分のために時間が確保されている担当者は、ミーティングまでに記事を一節だけでも書き進めようという心理が働きます。
同時に、こまめにレビューを行うことによって全体が完成してからひっくり返される、というリスクも減らすことができます。
みんなで集まって一気に書く。日々の執筆はミーティングでのレビューを意識して少しずつ書く。これらを併用することで、記事の作成が着実に進められるようになります。
◇◇
クエステトラでも事例作成には苦労しています。なので、ここで書いたことも理想の方法ではありません。
今後も、ここで書いたことをある程度続けてみて、必要があれば改善していきます。
今回はここまで！
