こんにちは〜はじめまして、業務改善を学習している武田です。最近、暑くなってきましたね。
気温の変化がきついですが、なんとか身体はついていけてる今日この頃です。気温の変化には逆らえませんが、仕事上は常に変化していく必要があると考えています。そこで、少しずつ業務改善に関連する用語について学習していきたいと思います。
業務改善に関連する用語について調べていると、色々なアルファベットが並んでいるけれど、どういう意味なのか想像しづらいなあというものが沢山あります。例えば、「PDCA」「QCD」「BCP」などです。今回は、そのうちの1つ「PDCA」という言葉を学習しました。
調べてみると、「PDCA」は、業務改善をうまく進めるための基本的な考え方であるとの事です。繰り返し行うことで、仕事の進め方を改善していくものであり、それを「PDCAサイクル」と呼びます。
PDCAは4単語の頭文字
業務改善をうまく進めるための基本的な考え方であるPDCAという言葉は、それぞれ意味をもつ4単語の頭文字をくっつけて出来たものです。
- Plan 計画：従来の実績や将来の予測などをもとにして業務計画を作成する
- Do 実施：計画に沿って業務を行う。
- Check 評価：業務の実施が計画に沿っているかどうかを評価する。
- Act （Action） 改善：実施が計画に沿っていない部分を調べて改善をする。
この4つを一周したら、また、Planから始め螺旋を描くように繰り返していくやり方で、一周回るごとにレベルアップしていき業務を改善していきます。その流れを「スパイラルアップ」と呼び、または「PDCAサイクル」が回るとも言います。
PDCAは近代企業の成長にはかかせない言葉である
歴史について調べてみました。日本で、PDCAは、第二次世界大戦後に伝わったとされています。なるほど、近代的な考え方ということですね。提唱者は諸説あります。PDCAのサイクルは、1950年に来日したデミング博士が紹介しましたが、その考え方はシューハートのものと言われていたり、そこからPDCAとアルファベットをつけたのは、石川馨だという説もあります。また、デミング、シューハットから直接名言は無かったという説もあり、はっきりとはしていません。
PDCAサイクルで効率の良い仕事をしよう！
では、ここで、PDCAを使った業務の例を紹介します。ブログ投稿業務を例に具体的な進め方を紹介します。
はじめに、「Plan＝計画」をする。その中で、必要なのは目標設定からになります。実現可能である目標を組み立て、数値化します。数値化することによって、サイクルを一周した際の評価がしやすくなります。例えば、「毎週、ブログの記事を3件公開する。」と目標をたてます。その中で、計画をたてます。3件公開するブログの曜日は、月、水、金とし、ブログの記事の草案を2日前までに揃えるとルールを作ります。前日までに原稿を仕上げ、チェックをします。このように、業務に移す前の準備を行っていくのです。
次に、「Do＝実施」は、計画をたてたことを実際に実施します。記事の草案を投稿2日前までに作成し、ブログを仕上げ、チェックをし、投稿します。
そして、実行していった流れが計画に沿ってできているかを「Check＝評価」で確認します。まず、「草案が2日前にできたのか。」「チェックは実施されたのか。」「投稿日時は守られているか。」という基本的な点を評価します。そして、「閲覧数がいつもより多かった。」「チェックしたのに、誤字脱字が目立って訂正するのは、閲覧者より指摘されてからだった。」など気づいた点を書き残します。このように、振り返り、反省をします。
最後に、「Act （Action）＝改善」をします。誤字脱字チェックは2人体制にするなど、改善し、閲覧数が多い点は継続できるよう意識付けし、最初の「Plan＝計画」に戻ります。この時、反省から結びつく次の展開を考えるのが重要になってきます。
参照：PDCAとは？PDCAサイクルを効率的に回す方法と具体例
半永久的に続く業務改善
PDCAは、目標、計画を立て、行動してみては、見直し、改善を考えるの繰り返しで、仕事を進めていくという考え方です。PDCAサイクルを回していく中で、至らなかった点を見つけ、変えていきます。その繰り返しで、徐々に仕事の質、進め方などが、少しづつ進歩していきます。「PDCA」を使うと、仕事でも”気づき”が増え、日々の同じ仕事の中からでも、改善された仕事の進め方が見えてくるでしょう。
