G Suite とクラウドワークフローでどんな連携が実現できるのか
G Suite と Questetra の連携の具体的なケースについてまとめました

 

システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
※ちなみにこれまでのネタはこちら

 

Google が提供するグループウェア G Suite(旧:Google Apps)とクラウド型ワークフロー Questetra は連携して利用されているケースがかなり多くあります。
お客様のご利用事例記事の中(詳細は以下)でも G Suite との連携利用の話題がよく出てきますし、ここにあがっていないケースでも、連携して利用されているケースはいろいろ聞いています。

また私たちクエステトラ自身でも Questetra と G Suite を連携して様々な業務の効率化を実現しています。

そういう状況ですので G Suite と Questetra はどんな連携ができますか?と聞かれることは非常に多いです。
ただ一口に「連携」と言っても様々なケースがありますので、具体的にどんなケースがあるのかを紹介します。

 

目次
1: 認証、ユーザ情報に関する連携
2: Google ドライブ(ストレージ)に関する連携
3: Google Sheets に関する連携
4: Google カレンダに関する連携
5: 連携の方法について
6: まとめ

 

1: 認証、ユーザ情報に関する連携

  1. G Suite とのシングルサインオン「標準」
    (G Suite にログイン済の場合は、ID・パスワード入力なしでログイン)
  2. G Suite のユーザ・組織・グループの情報を取込「標準」
    (G Suite から取得して必要な分のみを取込)

 

2: Google ドライブ(ストレージ)に関する連携

  1. Questetra に添付されたファイルや Questetra で自動生成した PDF を Google Drive に出力「標準」
    (自動生成した見積書や請求書を自動で所定フォルダに蓄積)
  2. Questetra に添付されたファイルや Questetra で自動生成した PDF をチームドライブに出力「アドオン」 ※現時点は標準機能ではチームドライブに未対応
    (添付した資料ファイルを自動で所定のチームドライブフォルダに蓄積)
  3. Google フォームの入力から Questetra 業務フローの起動「標準」
    (申込フォームで入力したら、申込み後の対応の業務フローが動き出す)
  4. Questetra の処理画面に Google Drive 上の画像や YouTube 動画を埋め込み「標準」
    (タスク処理に必要な説明図やマニュアル動画を画面に挿入)
  5. Google Drive 上のファイルを取得して順次所定の宛先にファイル添付メール送付「GAS」
    (Google Drive の所定のフォルダにファイルを置いて、ファイル名で宛先がわかるようにしておき、それを一括で配布)

 

3: Google Sheets に関する連携

  1. Questetra でのフロー処理結果を Google Sheets へ一括出力「標準」
    (今月の経費精算のリストを手動で Google Sheets にて作成)
  2. Questetra のデータを Google Sheets へ一件ずつ出力、Google Sheets のピボットテーブルで自動集計「アドオン」
    (決裁が通った稟議のデータを部署ごとに自動集計)
  3. Google Sheets のリストから Questetra の業務フローの一括起動「GAS」 ※GAS の add-on あり
    (毎月の作業リストを元にして月初に一括で業務を起動して各担当に割当)
  4. Questetra のデータを Google Sheets から取得してグラフ表示「GAS」
    (今月の経費精算のリストを自動的に Google Sheets に作成)
  5. Questetra で使うマスタデータを Google Sheets の表で管理「GAS」
    (顧客マスタや商品マスタを Google Sheets で管理して Questetra で選択肢として利用)
<関連リンク>
 1 → マニュアルM117: 全案件データを絞込検索する/絞込条件を保存する ※ダウンロードと同様に Google Sheets への出力も可能
 2 → アドオン:Google Sheets 行追加
 3 → ブログ記事:Googleスプレッドシート(Google Sheets)でプロセスを一括開始させる方法
 5 → ブログ記事:Questetra でマスタデータを管理するいくつかの方法(●現在移行準備中です●)

 

4: Google カレンダに関する連携

  1. Questetra から Google Calendar のイベントを作成「アドオン」
    (作業依頼を受けて確定した作業日時をカレンダに登録)
  2. Google Calendar の予定を元にして Questetra の業務フローを起動「GAS」
    (顧客訪問予定から報告フローを起動)
  3. Questetra のタスク締切を Google Calendar に出力「標準」
    (作業依頼の締切日をカレンダに登録)

 

5: 連携の方法について

ここではあまり詳しく説明しませんが、いくつかのパターンがあります。
上記の記述の中で「標準」「アドオン」「GAS」という記載を入れているのがそれを示しています。

  • 標準(標準機能):Questetra が標準で備えている機能で実現しているもの
  • アドオン(Questetra サービスタスクアドオン):Questetra が組み込めるアドオン機能(連携部品)で実現しているもの
  • GAS(Google Apps Script):Google Apps Script を使って実現しているもの
<関連リンク>
 Questetra サービスタスク アドオン
 ※こちらのページには Google Calendar, Google Drive, Google Sheets 向けの様々なアドオンを準備しています
※Questetra には サービスタスクアドオン/選択肢 XML アドオン/台紙 PDF アドオン という3種の「アドオン」があります。
また、Google Apps Script で準備した「Questetra BPM Suite add-on」(Google Sheets のリストから Questetra の業務フローの一括起動)と似た呼称のものもありますので、ご留意ください。

 

6: まとめ

様々なケースでの連携が可能であることがお分かりいただけたかと思います。また今後もさらに異なる連携のケースも増えていくかと思います。

また、以下でも公開している資料がありますので、参考にしていただければと思います。

ぜひ Questetra と G Suite を活用して、様々な業務での効率化・自動化を実現してください。

もし、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。

 

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