こんにちわ！矢作です！
Google Workspace というグループウェアをご存知でしょうか？
会社で使っていなくても、Gmail や Google カレンダーなどの Google 社が提供するサービスを個人で利用している人も多いと思います。それらが企業向けにパッケージ化されたものが Google Workspace です。
今回の記事では、Google Workspace と連携するワークフローシステムについて比較した結果を紹介します。
Google Workspace とワークフロー
Google Workspace (旧称 G Suite)は、企業等で利用される情報共有のためのシステムです。
Gmail（メール）、Google ドライブ（ファイルストレージ）、Google カレンダー、Google Meet（Web会議）、Google スプレッドシート（表計算）など、様々なツールを利用できます。
私たちクエステトラ社では、創業当時から Google Workspace（当時の名称はGoogle Apps）を利用しています。
そのため、数多くの Google Workspace に関する知見が、クエステトラ社内に蓄積されてきました。この知見を活かして、私たちが提供するクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」も、様々なシーンで Google Workspace と連携できるように育ってきています。
私たちの取り組みを一部紹介すると、次のようなものがあります。
- 無料サービスの申し込みを受け付けるワークフローでは、申込情報が自動的に Google スプレッドシートに登録される。スプレッドシートで作成された申込件数の遷移を表すグラフを会議などで活用。
- Google スプレッドシートに登録されたメールのテンプレートを自動的に読み込み、無料サービス申込者に定期的にメールを送信。
- Gmail に届いた問い合わせメールを自動的に取り込み、問い合わせ対応フローで活用。
このように、Google Workspace とワークフローの間で情報を自動でやり取りできるようにし、業務ミスの削減、業務効率の向上を実現しています。
Streamline / X-point Cloud / Gluegent Flow / Questetra で比較
今回、Google Workspace と連携するワークフローにどのようなものがあるのか調べました。そして、代表的なワークフローシステム3つにクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を加えた4つのワークフローを紹介します。
代表的なワークフローシステムは、次の方法で選びました。
- Google でキーワード「Google Workspace 連携 ワークフロー」で検索（2021-12-07 にGoogle Chrome のシークレットウインドウで）
- 上位3つのワークフローシステムを選定
その結果、次の3つのワークフローシステムに決定しました。
これら3つのサイトは、訪問者が多いということですよね。クエステトラ社のWebサイト改善の参考にしたいと思います（笑）。
それぞれのワークフローが Google Workspace と、どのように連携しているのか見ていきます。
Streamline
Streamline は、株式会社ミトリが提供しています。
Streamline のご担当者は、過去に Google のイベントで何度かお話することがあり、それがきっかけで Facebook でもお友達になりました。しばらくお会いしていませんが、今も Streamline を担当されているのでしょうか？
Streamline と Google Workspace の連携は、次の3パターンがあります。
- シングルサインオン（Google Workspace 認証で利用）
- Google ドライブのファイルを、Streamline で申請の際にファイルを添付できる。
- Streamline のデータを Google スプレッドシートに出力
Google Workspace との連携部分ではありませんが、申請画面において、紙で利用している帳票レイアウトをそのまま使用できる、というのが Streamline の大きなポイントです。Streamline 導入直後、申請者が混乱する可能性が低くなると思います。
X-point Cloud
X-point Cloud は、株式会社エイトレッドが提供しています。
クエステトラ社も所属している MIJS という団体の会員にもなられていて、私（矢作）はその会合でエイトレッド社の人と名刺交換をしたことがあります。ただ、まだ名刺交換に終わっているので、今後はよりお近づきになりたいものです。
X-point Cloud と Google Workspace の連携は、以下の通りです。
- シングルサインオン（Google Workspace 認証で利用）
- Google サイトに X-point Cloud の情報をガジェット表示
X-point Cloud のホームページにも書かれていますが、Google サイトに社内規定集を構築しておき、いつでも申請書フォームを開けるようになるので、とても便利そうです。
Google Workspace とは別の話ですが、X-point Cloud も Streamline と同じようにフォーム画面を、利用中の申請書をベースに作れます。この機能は、導入をスムーズに進めることに大きく寄与することが期待されます。
Gluegent Flow
Gluegent Flow は、サイオステクノロジー株式会社が提供しています。
サイオステクノロジー社に合流される前の、株式会社グルージェントの頃に、創業者とはよくお話をさせていただく機会がありました。（そう言えば、先日もうちのオフィスにお越しでした 笑）
Gluegent Flow と Google Workspace の連携は、下記の通りかなり豊富です。
- シングルサインオン（Google Workspace 認証で利用）
- Google ドライブ（ファイルのアップロード・移動・コピー）
- Google スプレッドシート（行追加）
- Google ドキュメント（生成）
- Google サイト（ページ追加） ※1
※1 Googleサイト関連の自動処理は廃止 されるようです
かなり多くの連携機能が用意されています。特に、Google ドライブとの連携が強力です。
- 決裁されたら、添付されていたファイルが Google ドライブの特定のフォルダに保存される
- 申請時に入力されたデータで Google ドキュメントが自動生成され、それがGoogle ドライブの然るべき場所に保存される
というような事をカンタンに実現できそうです。
さらに、Gluegent Flow は「自動処理」がかなり強力です。承認や決裁などの工程が終わると、何らかの自動処理が実行される、という仕組みを作れるようになっています。
- タイトルが自動更新される
- メールが送信される
- 他のシステムに HTTP リクエストが送信される
特に3つ目の「HTTP リクエストが送信される」機能を利用すると、さらに多くのクラウドサービスとの連携も実現できそうです。
Questetra BPM Suite
Questetra BPM Suite は、冒頭から何度も書いているように、私たち株式会社クエステトラが提供しています。
Questetra BPM Suite と Google Workspace の連携は、次のようになっています。
- シングルサインオン（Google Workspace 認証で利用）
- Gmail （メールを受信したらフロー開始）※2
- Google ドライブ（フォルダ作成・削除、ファイルアップロード・削除）※2
- Google スプレッドシート（行追加・更新・取得、シート追加・コピー、ファイル作成）※2
- Google カレンダー（予定追加・移動・削除）※2
- Google ドキュメント（文字列置換）※3
- Google スライド（ページ複製、文字列置換、グラフ更新、PMGエクスポート）※3
- Google グループ（メンバ一覧取得、追加、削除）※3
- Google Chat（メッセージ投稿）※3
※2 Advanced以上 ※3 Professional
ご覧のように Questetra BPM Suite は Google Workspace と様々な連携ができるようになっています。特に、Google スプレッドシートとの連携はきめ細やかにできるようになっており、他の自動処理と組み合わせると次のような業務が自動化されます。
- 決裁されたワークフローデータが自動的にスプレッドシートに登録される
- 月に1度、スプレッドシートに蓄積されたデータが読み込まれ、集計処理後、その結果がHTMLメールで経営層に送信される
Questetra BPM Suite の特徴は、ワークフロー図を描きながら設定を進めていけるところにあります。上記自動処理のアイテムを、ワークフロー図の好きな箇所（例えば、決裁のうしろ、など）に配置すれば、そのタイミングで自動処理されるようになります。
まとめ
今回は、Google Workspace と連携するワークフローというテーマで、4つのワークフローシステムを紹介しました。
「Google Workspace と連携」と言っても、システムによりその内容には大きな違いがあることが分かっていただけたのではないかと思います。
ちなみに、私たちが開発・運用するクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」には、60日間無料トライアルが用意されています。早速、Google Workspace との連携を試してみたい！という人は、以下よりお申し込みください。
以下は、今回書いたことをカンタンに表にしたものです。今後、ワークフローシステム導入担当者の参考になれば幸いです。
今回はここまで！
