Googleスプレッドシート（Google Sheets）でワークフローを一括開始させる方法

Google スプレッドシート（Google Sheets）でワークフローを一括開始させる方法

Excel や Google Spreadsheet のリストデータから、一括でタスク登録（プロセス開始）ができるツールを準備しました。

Questetra BPM Suite を利用されていて、月次での作業等を割り振る側の方は「今月分のタスクを月初に登録しないといけないけど、1件ずつ登録するのはめんどうだなあ・・・」と感じられることがあるのではないでしょうか。
それを解決すべく Excel や Google スプレッドシート（Google Sheets）のリストデータから、一括でタスク登録（プロセス開始）ができるツール を準備しました。

このツールを使えば

今月契約更新対応しないといけない顧客のリストを契約更新プロセスに一括で流し込む
移行等の目的で、別のところから持ってきたデータを一括で流し込む
Excel で作ったリストや csv を元にしてプロセスを一括で起動する

といったことが手軽にできるようになります。

以下、ツールについて詳しく説明します。

1: 概要
2: 準備
3: 使い方
4: 仕組み
5: 注意点
※関連情報

1: 概要

Google スプレッドシート（Google Sheets）上のリストデータからプロセスを一括開始するツール（ Google ドライブの add-on ）です。
~~「Questetra BPM Suite add-on」~~
「Questetra BPM Suite Batch Starter」

2: 準備

Google スプレッドシート（Google Sheets）上で動くツールなので、G Suite（旧 Google Apps）アカウントもしくは gmail アカウントが必要になります。
受け側になる Questetra BPM Suite のプロセスモデルには HTTP でデータを受けてプロセス開始するための「メッセージ開始イベント（HTTP）」が必要になります。

※「メッセージ開始イベント（HTTP）」についての詳しい情報はこちらを参照ください。

3: 使い方

2021/09/03加筆
この記事を書いてから add-on の改良を何度かしている関係で、メニューやボタン文言等が画像から少し変わっているところがあります。ご了承ください。

1. Google スプレッドシート（Google Sheets）のアドオンメニューから Questetra BPM Suite add-on を取得する。

2. ツールを初期化する。

3. 受け側のプロセスモデルの「メッセージ開始イベント（HTTP）」のプロパティにあわせて設定・保存する。

2021/09/03加筆
URL や key は、以下ページの Notes を参考にして「メッセージ開始イベント（HTTP）」のプロパティ画面で確認した値を設定してください。
https://support.questetra.com/ja/bpmn-icons/message-start-event-http/
※URL の設定例としては以下となります。
https://XXX.questetra.net/System/Event/MessageStart/XXX/XXX/start
（XXX部分は環境等によって変わります。）
※processModelInfoId や nodeNumber は仕様が変わって、現在は設定不要です。
※adminEmail にはご自身のメールアドレスを設定してください。処理完了の通知が届きます。

4. 流し込むためのリストデータを準備する（もし元データが Excel の場合はコピペしてください）。

2021/09/03加筆
param name は、3.と同様に「メッセージ開始イベント（HTTP）」のプロパティ画面で確認した「受信パラメータ名」の値を設定してください。

5. ツールの処理を実行する。

4: 仕組み

ツールが Google スプレッドシート（Google Sheets）のデータを1行ずつ読み込んで、該当のプロセスモデルにデータ（HTTPの形式）を送り込み、プロセスを開始させます。

5: 注意点

Questetra BPM Suite には一定時間内に起動できるプロセス数の制限があるので、大量に一括開始したい場合には、分けて実行することを考慮する必要があります。

2021/09/03加筆
受け口である「メッセージ開始イベント（HTTP）」について、Questetra BPM Suite の現在のデフォルト設定では、通信が許可されていません。以下ページの Notes に記載がある通り、外部ネットワークからの通信を許可する設定変更が必要となります。
https://support.questetra.com/ja/bpmn-icons/message-start-event-http/

このツールについて、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからご連絡ください。

※ちなみに、このツールは2014年3月より Google ドライブにおいて、Google Apps Script で作った add-on が追加できるようになったのですが、その機能を使って実現しています。
http://googledrive.blogspot.jp/2014/03/add-ons.html