Googleスプレッドシート(Google Sheets)でワークフローを一括開始させる方法

Google スプレッドシート(Google Sheets)でワークフローを一括開始させる方法
Excel や Google Spreadsheet のリストデータから、一括でタスク登録(プロセス開始)ができるツールを準備しました。

Questetra BPM Suite を利用されていて、月次での作業等を割り振る側の方は「今月分のタスクを月初に登録しないといけないけど、1件ずつ登録するのはめんどうだなあ・・・」と感じられることがあるのではないでしょうか。
それを解決すべく Excel や Google スプレッドシート(Google Sheets)のリストデータから、一括でタスク登録(プロセス開始)ができるツール を準備しました。

このツールを使えば

  • 今月契約更新対応しないといけない顧客のリストを契約更新プロセスに一括で流し込む
  • 移行等の目的で、別のところから持ってきたデータを一括で流し込む
  • Excel で作ったリストや csv を元にしてプロセスを一括で起動する

といったことが手軽にできるようになります。

以下、ツールについて詳しく説明します。

 

目次
1: 概要
2: 準備
3: 使い方
4: 仕組み
5: 注意点
※関連情報

 

1: 概要

Google スプレッドシート(Google Sheets)上のリストデータからプロセスを一括開始するツール( Google ドライブ の add-on )です。
「Questetra BPM Suite add-on」

 

2: 準備

  • Google スプレッドシート(Google Sheets)上で動くツールなので、G Suite(旧 Google Apps)アカウントもしくは gmail アカウントが必要になります。
  • 受け側になる Questetra BPM Suite のプロセスモデルには HTTP でデータを受けてプロセス開始するための「メッセージ開始イベント(HTTP)」が必要になります。

※「メッセージ開始イベント(HTTP)」についての詳しい情報はこちらを参照ください。

 

3: 使い方

1. Google スプレッドシート(Google Sheets)のアドオンメニューから Questetra BPM Suite add-on を取得する。

2. ツールを初期化する。

3. 受け側のプロセスモデルの「メッセージ開始イベント(HTTP)」のプロパティにあわせて設定・保存する。

4. 流し込むためのリストデータを準備する(もし元データが Excel の場合はコピペしてください)。

5. ツールの処理を実行する。

 

4: 仕組み

ツールが Google スプレッドシート(Google Sheets)のデータを1行ずつ読み込んで、該当のプロセスモデルにデータ(HTTPの形式)を送り込み、プロセスを開始させます。

 

5: 注意点

Questetra BPM Suite には一定時間内に起動できるプロセス数の制限があるので、大量に一括開始したい場合には、分けて実行することを考慮する必要があります。

このツールについて、ご質問等がありましたら、お問い合わせフォームからご連絡ください。

※ちなみに、このツールは2014年3月より Google ドライブ において、Google Apps Script で作った add-on が追加できるようになったのですが、その機能を使って実現しています。
http://googledrive.blogspot.jp/2014/03/add-ons.html

 

※関連情報

「Questetra BPM Suite」は 「G Suite」との連携機能 を備えており、その詳細についての資料も公開しています。
●資料については現在移行準備中です●

「Googleスプレッドシート(Google Sheets)でワークフローを一括開始させる方法」に2件のコメントがあります

  1. ピンバック: 無料で試せる BPM ワークフローと RPA ツールとの連携 - Questetra

  2. ピンバック: クラウド BPM ワークフローの他システム連携事例集(2019年6月版) - Questetra

コメントを残す

このサイトはスパムを低減するために Akismet を使っています。コメントデータの処理方法の詳細はこちらをご覧ください

Scroll to Top
%d人のブロガーが「いいね」をつけました。