ペーパーレス化の実施状況
一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】※」によれば、直近1年間で「ペーパレス化が進んでいない」が約56%と半数以上を占めたとされている。
業務別のペーパレス化進捗状況については、勤怠管理が最も進んでおり、全体（n=770）のうち、約7割が電子化（完全／一部電子化）されているようだ。一方、印鑑やFAX、契約書のペーパーレス化率は概ね半分以下であり、まだまだ低い。
出所：一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」
※調査時期：2021年8月、調査対象：全国の20歳から69歳までの企業（団体）で働く正社員／役員／経営者1,000人、調査方法：インターネット調査
ペーパーレス化推進意識と課題
ペーパーレス化が進んでいるとはいえない状況の中、ビジネスパーソンの意識はどうだろうか。
同調査によれば、職場でのペーパーレス化はメリットがあるとする回答者が全体の8割以上を占めたとされ、ペーパーレス化にメリットを感じる人は多い。
また、ペーパーレス化を推進して欲しいことがあると回答した人（n=615）のうち、ペーパーレス化して欲しい業務を「脱ハンコ」とする回答者が最も多かった。
出所：一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」
では、何が課題とされているのだろうか。
同調査によれば、ペーパーレス化に不安を感じる人は全体の6割以上を占め、そのうち「ITスキル」や「セキュリティ」に不安を感じる人が4割以上と上位を占めたようだ。
出所：一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」
ペーパーレス化のメリットとは？
ペーパーレス化とは、情報の記録／保存先を紙媒体から電子媒体に変えることだ。この電子化により、紙媒体に関連するコストが削減される。また、情報のやり取りの柔軟性やスピードが向上する。具体的には、遠隔での業務が可能になることや、情報の検索性／修正／共有のスピードアップが挙げられる。この様な業務効率化も、最終的にはコスト削減につながる。更にペーパレス化は、その情報管理のし易さにより、情報漏洩リスクの低減やBCP対策も可能となる。
具体的なメリットは以下の通りだ。
– コスト削減
- 紙購入／印刷／廃棄代
- 保管スペース代
- 郵送代
– 業務の効率化
- 検索性の向上
- 修正速度の向上
- 情報共有速度の向上
- 申請承認速度の向上
- 情報の複製（バックアップ）が簡単
– 情報漏洩リスクの低減
- 紛失／盗難の防止
- 閲覧制限が可能
– BCP対策
- 災害による文書の滅失防止
ペーパーレス化の対象は？
電子化の対象となる紙媒体は、社内で使用する資料／文書や顧客との契約書などだ。主なものは以下の通りだ。
– 社内文書／資料
- 稟議書
- 経費精算書
- 各種申請書
- 会議資料
- 議事録
- 帳票
- 定款
- 決算資料
– 社外文書／資料
- 見積書
- 請求書
- 領収書
- 提案書
- 製品／サービス紹介資料
- 契約書（電子化できないものもある）
一方、電子化できないものもある。例えば、船舶手引書（緊急時に備え見読性が高いもの）や免許証／許可証（現物性が高いもの）、条約の制約があるものなどが挙げられる。
ペーパレス化の具体的方法
既存の紙媒体を電子化する方法として、データ入力やスキャン／OCRなどが挙げられ、保存先として、クラウドストレージなどが挙げられる。
この様な既存媒体の電子化が終わると、最初から電子媒体に記録／保存する業務フローを検討する必要がある。なぜなら、申請書などの媒体自体は電子化されたが、申請／承認方法など「タスクの受け渡し」をどのようにすべきかという問題に直面するからだ。
この問題を解決する方法が、業務プロセスの電子化だ。
業務プロセスを電子化／自動化する方法
クラウドワークフロー「Questetra BPM Suite」を利用すれば、業務プロセスの電子化や自動化が容易に実現する。
「Questetra BPM Suite」は、単なるペーパーレス化に留まらず、業務プロセスのデジタル化も実現するため、以下のようなメリットも得られる。
- 業務ミスの軽減
- 業務進捗の可視化
- 業務の自動化
- タスク受け渡しの自動化
- タスク処理の自動化
「Questetra BPM Suite」の主な特徴は以下の通りだ。
- ノーコード／ローコードで業務アプリが作成できる
- ワークフロー図を描くことでシステムを構築する
- 作成したワークフロー図がそのまま業務アプリになる
- ワークフロー図＝業務マニュアルとなり、予め決めたルール通りにタスクを処理できる。
- 業務進捗が可視化される
- ワークフロー図上のタスク毎に、実績や進捗、対流状況がリアルタイムに確認できる。
- 業務を自動化できる
- タスク処理の自動化ができる。（メールの自動送信／業務データの差込／データの自動計算・集計など）
- API連携させたクラウドサービスの自動処理ができる。
この様な特徴を持つ「Questetra BPM Suite」は、ペーパーレス化における不安の多くを解決してくれる。
– ITリテラシー不足
- ノーコード開発が可能なため、エンジニアを必ずしも必要としない。
– コスト増
- ノーコード開発により、新たにエンジニアを雇用する必要はない。また、導入によるコスト(紙媒体関連コスト／業務効率化による生産コスト等）の削減が期待できる。
– セキュリティ
- シーン毎に様々なアクセス権限の設定が可能。（アプリ管理権限／コントロール権限／データ閲覧権限／進捗情報限定データ閲覧権限）
- API連携させたクラウドサービスを自動処理することで、クラウドサービスへの個別ログインが不要になる。（Questetra BPM Suite の権限設定でコントロールできるよう、利用サービスを従業員ごとに制限することも可能）
ペーパーレス化を実現させたい方にお勧めしたい。
