ペーパーレス化の実施状況

一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】※」によれば、直近1年間で「ペーパレス化が進んでいない」が約56%と半数以上を占めたとされている。

業務別のペーパレス化進捗状況については、勤怠管理が最も進んでおり、全体(n=770)のうち、約7割が電子化(完全/一部電子化)されているようだ。一方、印鑑やFAX、契約書のペーパーレス化率は概ね半分以下であり、まだまだ低い。

<直近1年間のペーパレス化の状況>

出所:一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」

※調査時期:2021年8月、調査対象:全国の20歳から69歳までの企業(団体)で働く正社員/役員/経営者1,000人、調査方法:インターネット調査

ペーパーレス化推進意識と課題

ペーパーレス化が進んでいるとはいえない状況の中、ビジネスパーソンの意識はどうだろうか。

同調査によれば、職場でのペーパーレス化はメリットがあるとする回答者が全体の8割以上を占めたとされ、ペーパーレス化にメリットを感じる人は多い。

また、ペーパーレス化を推進して欲しいことがあると回答した人(n=615)のうち、ペーパーレス化して欲しい業務を「脱ハンコ」とする回答者が最も多かった。

<ペーパーレス化への意識>

出所:一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」

では、何が課題とされているのだろうか。

同調査によれば、ペーパーレス化に不安を感じる人は全体の6割以上を占め、そのうち「ITスキル」や「セキュリティ」に不安を感じる人が4割以上と上位を占めたようだ。

<ペーパーレス化への不安>

出所:一般社団法人日本能率協会「2021年ビジネスパーソン1,000人調査【ペーパーレス化の実施状況】」

ペーパーレス化のメリットとは?

ペーパーレス化とは、情報の記録/保存先を紙媒体から電子媒体に変えることだ。この電子化により、紙媒体に関連するコストが削減される。また、情報のやり取りの柔軟性やスピードが向上する。具体的には、遠隔での業務が可能になることや、情報の検索性/修正/共有のスピードアップが挙げられる。この様な業務効率化も、最終的にはコスト削減につながる。更にペーパレス化は、その情報管理のし易さにより、情報漏洩リスクの低減やBCP対策も可能となる。

具体的なメリットは以下の通りだ。

– コスト削減

  • 紙購入/印刷/廃棄代
  • 保管スペース代
  • 郵送代

– 業務の効率化

  • 検索性の向上
  • 修正速度の向上
  • 情報共有速度の向上
  • 申請承認速度の向上
  • 情報の複製(バックアップ)が簡単

– 情報漏洩リスクの低減

  • 紛失/盗難の防止
  • 閲覧制限が可能

– BCP対策

  • 災害による文書の滅失防止

ペーパーレス化の対象は?

電子化の対象となる紙媒体は、社内で使用する資料/文書や顧客との契約書などだ。主なものは以下の通りだ。

– 社内文書/資料

  • 稟議書
  • 経費精算書
  • 各種申請書
  • 会議資料
  • 議事録
  • 帳票
  • 定款
  • 決算資料

– 社外文書/資料

  • 見積書
  • 請求書
  • 領収書
  • 提案書
  • 製品/サービス紹介資料
  • 契約書(電子化できないものもある)

一方、電子化できないものもある。例えば、船舶手引書(緊急時に備え見読性が高いもの)や免許証/許可証(現物性が高いもの)、条約の制約があるものなどが挙げられる。

ペーパレス化の具体的方法

既存の紙媒体を電子化する方法として、データ入力やスキャン/OCRなどが挙げられ、保存先として、クラウドストレージなどが挙げられる。

この様な既存媒体の電子化が終わると、最初から電子媒体に記録/保存する業務フローを検討する必要がある。なぜなら、申請書などの媒体自体は電子化されたが、申請/承認方法など「タスクの受け渡し」をどのようにすべきかという問題に直面するからだ。

この問題を解決する方法が、業務プロセスの電子化だ。

業務プロセスを電子化/自動化する方法

クラウドワークフロー「Questetra BPM Suite」を利用すれば、業務プロセスの電子化や自動化が容易に実現する。

「Questetra BPM Suite」は、単なるペーパーレス化に留まらず、業務プロセスのデジタル化も実現するため、以下のようなメリットも得られる。

  • 業務ミスの軽減
  • 業務進捗の可視化
  • 業務の自動化
    • タスク受け渡しの自動化
    • タスク処理の自動化

「Questetra BPM Suite」の主な特徴は以下の通りだ。

  • ノーコード/ローコードで業務アプリが作成できる
    • ワークフロー図を描くことでシステムを構築する
  • 作成したワークフロー図がそのまま業務アプリになる
    • ワークフロー図=業務マニュアルとなり、予め決めたルール通りにタスクを処理できる。
  • 業務進捗が可視化される
    • ワークフロー図上のタスク毎に、実績や進捗、対流状況がリアルタイムに確認できる。
  • 業務を自動化できる
    • タスク処理の自動化ができる。(メールの自動送信/業務データの差込/データの自動計算・集計など)
    • API連携させたクラウドサービスの自動処理ができる。

この様な特徴を持つ「Questetra BPM Suite」は、ペーパーレス化における不安の多くを解決してくれる。

– ITリテラシー不足

  • ノーコード開発が可能なため、エンジニアを必ずしも必要としない。

– コスト増

  • ノーコード開発により、新たにエンジニアを雇用する必要はない。また、導入によるコスト(紙媒体関連コスト/業務効率化による生産コスト等)の削減が期待できる。

– セキュリティ

  • シーン毎に様々なアクセス権限の設定が可能。(アプリ管理権限/コントロール権限/データ閲覧権限/進捗情報限定データ閲覧権限)
  • API連携させたクラウドサービスを自動処理することで、クラウドサービスへの個別ログインが不要になる。(Questetra BPM Suite の権限設定でコントロールできるよう、利用サービスを従業員ごとに制限することも可能)

ペーパーレス化を実現させたい方にお勧めしたい。

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