こんにちわ！武田です。
たまに友人に連れられて初心者向けの山を登ることがあります。しかし、登るたびに、簡単に登れる山は無い、と実感します。友人は日頃から山登りをしているため、ヒーヒー言っている私を尻目に軽々と頂上まで登っていきます。
日常業務にも、簡単な業務は無い、と痛感させられることが多くあります。簡単でないシゴトを効率よく進められるようになりたいという思いから、業務改善は始まります。
業務改善は簡単なものではありませんが、その業務に関する「ワークフロー」に着目して改善を進める方法があります。
本記事では、そんな「ワークフロー」に着目した業務改善アイデアを 5 つ紹介いたします。
そもそもワークフローとは？
ワークフローとは、「業務の流れ」のことです。例えば、営業マンが商品を受注する一連の流れを「受付→受注→発送」、広告の制作業務では「受付→制作→レビュー→納品」と表せます。こうした一連の流れをワークフローと言います。
このように、文章で書くと、ちょっと考えてしまう「業務の流れ」も、図で表した「ワークフロー図」として描くと、「業務の流れ」が伝わりやすくなります。
5つの改善パターンについて
「改善すべきことを指摘できるように」
こんなワークフローはイヤだ「差し戻しできない」 – QUESTETRA BPM SUITE
対象は「Webページ制作」業務。
- 課題は、例に挙げたワークフローの場合、成果物に改善すべき点があっても、チェック担当者はそのことを作成担当に伝えることができないことです。
- 解決策は、チェック担当が改善すべき点を知らせるように、制作担当者に知らせることができるよう「差し戻し」をできるようにすることです。「差し戻し」の方法を 2 つ紹介していますが、それぞれどのような違いがあるのでしょうか！？
「ミスを気づかせるように」
対象は「問い合わせ対応」業務。
- 課題は、例に挙げたワークフローの場合、作成した回答文に致命的なミスが含まれても、気がつかず送付してしまうことです。
- 解決策は、作成した回答文を、他の担当者に「チェック」させることです。必ず「チェック」されるようにすることで、リスクの低減を含む3つの効果が期待できます。
「複数パターンのスタートができるように」
対象は「オペレーションミス報告」業務。
- 課題は、例に挙げたワークフローの場合、発生したミスが報告されない可能性があることです。
- 解決策は、上司の指示で業務がスタートされるようにすることです。部下から以外のスタートのように、様々なスタートを想定することで、より良い業務環境を構築できるようになります。
「並列に処理されるように」
対象は「商品企画」業務。
- 課題は、例に挙げたワークフローの場合、企画立案後の様々な視点の「いくつかの承認」が順番にしか処理されないため、最後の決裁にたどり着くまでの時間が長くなることです。
- 解決策は、「いくつかの承認」が並列に処理されるようにすることです。同時に「いくつかの承認」が処理されるため、決裁までの時間が短くなります。
「対応可否を判断できるように」
対象は「問い合わせ対応」業務。
- 課題は、例に挙げたワークフローの場合、あきらかに「問い合わせ」でない内容でも、対応せざるを得ないということです。
- 解決策は、「問い合わせ」内容によって、「対応しない」場合のフローを作るようにすることです。
まとめ
本記事では、「ワークフロー」に着目した業務改善アイデアを紹介しました。
各コンテンツで使われている「ワークフロー図」は、Questetra BPM Suite というクラウド型ワークフローシステムで描かれています。
ワークフローシステムとは、ワークフロー図通りに業務遂行できる仕組みを提供するもので、およそ次のようなことを実現するための機能が備わっています。
- ワークフロー図通りに仕事のキャッチボールができる
- ワークフローに含まれる作業工程で、業務データの閲覧/入力ができる
- 案件の進捗や滞留状況をグラフィカルな画面で確認できる
Questetra BPM Suiteは 60 日間無料でご利用いただけます。業務改善のきっかけとして、ワークフロー図を作成することから始められてはいかがでしょうか？
