ファイル添付ができる Web フォームを簡単に作成する方法

Google フォーム等ではできないファイル添付可能なフォームを作る方法の紹介です。

何らかのデータを受け付けるためにちょっとした Web フォームを準備したい、というケースはよくあるかと思います。そんな時に「Google フォーム」を使われるケースも多いのではないでしょうか。ただ、ファイルを添付できるようにしたい、となると「Google フォーム」では対応できません。

※補足　この記事を書いた当時は「Google フォーム」でファイル添付できませんでした。正確な日付はわかりませんが、2019年ごろにはファイル添付できるよう改良されているようです。

そこで「Questetra BPM Suite」を使って、ファイルを添付できる Web フォームをカンタンに作る方法・実際に活用した事例をご紹介します。
※ Questetra BPM Suite はこちらから無料試用ができます！

1: ファイル添付が可能な Web フォームを作る方法
2: ファイル添付可能な Web フォームを活用した事例

1: ファイル添付が可能な Web フォームを作る方法

まず、「Questetra BPM Suite」で Web フォームを作った場合にどういうデータの流れになるか、を説明します。

最小限の設定で準備すると、Web フォームから登録→「Questetra BPM Suite」にデータが蓄積される、だけとなります（「Questetra BPM Suite」に蓄積されたデータは検索抽出や、csv 形式でのエクスポートが可能です）。ただ、フォーム登録後にお礼等のメールを送ることが多いかと思いますので、今回はそこまで設定することとして説明します。

では、設定方法についてです。「Questetra BPM Suite」で、業務の流れ・データ項目の設定が必要となります。

Step 1

業務の流れは、「メッセージ開始イベント（フォーム）」で Web フォームから業務を開始して、「メッセージ送信中間イベント（メール）」でメールを送って終了とします。

「メッセージ開始イベント（フォーム）」の詳細ついては『M220自動開始公開フォーム画面に入力があった時に自動的に開始されるように設定する』を参照してください。また「メッセージ送信中間イベント（メール）」の詳細ついては『M224自動イベント業務データを挿し込んだメール文が、自動的にメール送信されるように設定する』を参照してください。

Step 2

データ項目は、氏名（文字）・メールアドレス（文字）・写真画像（ファイル）の3つを準備します。

Step 3

Web フォームで入力させたい項目を選択します。プレビューで見た目を確認できます。

Step 4

メールで送る文面を設定します。入力されたデータの埋め込みも可能です。

Step 5

プロセスモデル（ワークフローアプリ）を保存して、リリースをすれば準備完了です。Web フォームの URL は「メッセージ開始イベント（フォーム）」のプロパティから確認できます。

作成されたWebフォーム

今回の設定で作成されたフォームは以下のようなものになります。今回作成したサンプルでは、Web フォームの見た目については何も設定をしていませんが、画像を挿入する・データ項目を横に並べて表示する・説明文やハイパーリンクを挿入する、といったことも可能です。

2: ファイル添付可能な Web フォームを活用した事例

日本公認会計士協会京滋会様での事例を紹介します。

発行されている会報の 500 号記念で、会員の方の氏名・写真・座右の銘等を掲載したい、ということでそのデータを集める環境が必要でした。

そこで、「Questetra BPM Suite」を使って、写真の画像ファイルが添付できる Web フォームを準備しました。また、集めたデータを印刷会社に安全に渡す必要がありましたので、印刷会社の方向けのユーザアカウントを準備して、「Questetra BPM Suite」経由でデータを渡すようにしました。

安価かつ素早く環境が準備できたことで、非常に満足をいただいた事例になります。実際に使ったフォームは以下のようなものでした。