こんにちは、業務改善を勉強している武田です。前回のブログでは私の仕事で使っているシステムの内容を説明しました。今回は、実際そのシステムを利用して業務改善をおこなってきた成果を説明したいと思います。
システムの内容の説明はこちらから：メンバと共に成長するFacebook投稿業務のしくみの経緯〜しくみ作り編〜
1.仕事受け渡しのアプリ改善活動
では、ここからは、いままで作ってきたワークフローシステムの「アプリ設定」改善活動を紹介します。改善した内容について以下の３点に絞って紹介します。
- 「承認者」との意志の相違
- 過去のコメント案履歴
- 件名も自動化でスムーズに
1-1.「承認者」との意志の相違
3点のうち、特に目立ってたのが「承認者」との意志の相違でした。「最終投稿コメント」というデータ項目の解釈の違いです。「承認者」がFacebookで紹介するブログに投稿するコメントを作成するという意図があったのですが、実際、運営してみると、ルールや使い方を「承認者」は誤解していました。誤解された事は主にこの２点です。
- 「最終投稿コメント」に対案が記載。
- 「最終投稿コメント」部分に「承認者」から「記事担当」に「訂正し、最終投稿コメントに入力して終了させてください。」という指示。
上司に相談した所、「『承認者』は、この業務のルールを理解していない様ですね。」と返答がありました。
ルールを理解してもらえるようにするにはどうすれば良いか。これらに関しての３ステップ踏んで改善していきました。下図にて説明しています。
上図にあるように、「最終投稿コメント」➩「Facebook投稿（最終）」➩「Facebook投稿した内容」と、3ステップ踏んで、データ項目の名称を変えていっています。
ステップ1の「最終投稿コメント」から、ステップ2で、文言”Facebook”と入れることで具体性が高まり、何を入力すればいいか分かりやすくなったと思います。
さらにステップ3で、「Facebook投稿”した内容”」とすることで、「承認者」が投稿したものであると認識できる文言になりました。合わせて、「承認者」に業務ルールが伝わるように意識した「※Facebookの投稿文のみ記入してください。（他のコメントは通信欄に）差し戻す際は「（検討中）」とだけ入力してください。」という内容の「注意コメント」を追加しました。
ステップ2のところで少し改善はされたのですが、差し戻しの際も、対案を書かれる人が居ました。そこでステップ3では、注意コメントに”対案等は通信欄に”と書くことにしました。こうして、気づいたことを定期的に改善することで、業務ルールは守られるようになりました。
1-2.過去のコメント案履歴
「過去コメント案履歴」とは、「承認者」により、差し戻しがあって再度、「コメント案」作成時に、過去に提出した「コメント案」履歴を見ることができるようにしたものです。
この「過去コメント案履歴」を、なぜ作成したかを説明します。たとえば「コメント案」作成に行き詰まった際、差し戻されてきた作成案の中に参考にできる宝が詰まっているのでないかと考えたからです。
しばらくは、「通信欄」に「差し戻し」がある度、「過去コメント案」を入力していくことにしました。ですが、「通信欄」は他のコメントも有るため、確認するには、少し手間でした。
そこで考えたことがありました。
- データ項目の「通信欄」と同じ掲示板データ項目を用意し、そこに自動的に履歴を投稿できたら便利ではないのか。
- 「通信欄」に、コピペ投稿し忘れということも起きる危険性も、自動的に処理されることで防げるのでないか。
満を持して上司に相談しました。
「サービスタスク（データ設定）を使えば、出来ます。」という回答でした。「サービスタスク（データ設定）」とは業務データを指定の値、あるいは式の評価結果にて自動的に更新し、ひとつの自動工程で複数のデータ項目を更新することもできるものです。その上で、掲示板型のデータ項目は、サービスタスク（データ設定）の対象にできないことが分かりました。やむを得ず、掲示板型でなく文字型のデータ項目を用意し、その中に自動的に過去のコメント案履歴がセットされるようにしました。
「サービスタスク（データ設定）」での設定方法は、下記URLのページに詳しく説明されています。
参考：M227: 業務データの結合や四則演算が自動実行されるように設定する
上記URLのページを参考に、「サービスタスク（データ設定）」をダブルクリックすることで、表示される「プロパティ」画面で設定しました。
以下の内容が実現されるように設定しました。
- コメント案を提出した日時がセットされる。
- 差し戻しの度に、新たにコメント案履歴が追記される。
- 履歴の中でも新しいものが常に上にセットされる。
結果、上記のような表示方法になりました。「過去のコメント案履歴」と新たに、考えて書いてみた「コメント案」を見比べ、「過去のコメント案履歴」から文言を、追加したり、削除したりができ、「コメント案」文章の訂正もしやすくなりました。
1-3.件名も自動化でスムーズに
この「過去のコメント案履歴」で利用した「サービスタスク（データ設定）」による自動化ですが、他のケースでも利用しました。
「件名」に、「投稿日付+投稿するコンテンツ+（投稿するブログタイトル）をセット」という仕組みを作成しました。これらは、文字型のデータ項目（ブログタイトル）追加と、「サービスタスク（データ設定）」で設定をすることで、実現していきました。
きっかけは「承認者」の助言です。助言をしていただく前は、手入力で「ランディングページ」などと、件名を大雑把に入力していました。その為、何曜日のコンテンツかは分かっても、どのブログを選んだかは詳細を見るまで分からない状態でした。
手入力で、「投稿日付+投稿するコンテンツ+（投稿するブログタイトル）」を入力するのは、コピペするのも手間になり忘れてしまうことが多発してしまうのではないかと思い、自動化を実行することにしました。
これを実行することによって以下のメリットがありました。
- 件名入力の際の記入ミス・漏れがなくなった。
- 件名を見ることで、どの日時でどの曜日のコンテンツのコメント案を書いているか認識しやすくなった。
- 新たにコメント案作成の時、過去1ヶ月分のブログと選択が被らないように、過去の履歴を確認する際、件名にブログのタイトルが入っていることで、過去1ヶ月選んだコンテンツをひと目で確認できる。
それはとても大きな成果です。実現したことで、「コメント案」を考えることに集中して取り組めるようになりました。
2.まとめ
Questetra BPM Suiteのことについて触るのはほとんど初めてであり、定義したデータ項目の名称次第では「承認者」にルールが伝わらないことも多くありました。「ブログの紹介文章をFacebookに投稿する業務」で、「承認者」の目線にまだまだ立ててなく、まだ見ぬ改善点も眠っていると感じています。
日々、この業務以外でも、自分の文章をいかに、主観的に見ているか実感しました。この「ブログの紹介文章をFacebookに投稿する業務」を通して、仕事の受け渡しの際の相手側とのコミュニケーションは重要である事が理解できました。
「承認者」や「上司」からアイデアを提供してもらい、自分の中で「アプリ設定」の改善イメージを膨らませ、具体的な改善方法を考える作業はなかなか大変でしたが、少しずつ、Questetra BPM Suiteを理解できていると実感してます。この仕事に関しては、現在進行形でまだ続いています。いいコメント案が出来たという日もあれば、次の週ではフカイナア・・・・・。と途方に暮れる時もありました。
「アプリ」を変えていくこともこれからも続くと思うので、またブログの第3弾もあるかもしれません。その時は、またご一読よろしくお願いします。
