メンバと共に成長するFacebook投稿業務のしくみの経緯〜しくみ作り編〜

こんにちは〜業務改善の学習をしている武田です。最近、ようやく涼しくなってきまして、秋の味覚を楽しみたい今日この頃です。今年の夏のはじめ頃から、タピオカミルクティーの店がいたる所にできました。どこに行っても行列なので、店員さんは大変だと感じています。個人的には、ナタデココのほうが好きなので、またナタデココのブームが来てほしいと願ってます。

さて、本題に戻ります。今回は、現在進行形で行っている「ブログの紹介文章をFacebookに投稿する業務」の業務改善の過程のシステムについて説明したいと思います。

1.任された仕事の説明

任されたことは、クエステトラ社のWEBサイト上のコンテンツを紹介する「コメント案」を作成する仕事です。各曜日ごとにコンテンツの種類が異なります。月曜日はランディングページ、水曜日は先週よく読まれたブログ、金曜日は事例記事を紹介する「コメント案」を考えます。

まず私(記事担当)が、曜日ごとに紹介したいコンテンツを1つピックアップして、紹介する「コメント案」を作成します。そこから、「コメント案」を確認する「承認者」に文章を見てもらい、訂正指示があれば作成し直します。各曜日ごとに「承認者」は異なっています。

「承認者」が、承認をする場合は、「コメント案」を参考に紹介文章を作成し完成とします。そして「承認者」は、完成した紹介文章を投稿予定日に自動的に投稿されるように Facebook投稿の設定を行い、この一連の業務は終了です。この業務の受け渡しやコミュニケーションは、クラウド型ワークフローシステムのQuestetra BPM Suiteを使って行っています。

完成文章の例は次のとおりです。

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オンプレミス型との比較をもとにクラウド型のメリットを解説致します。事例記事も紹介しています。ご覧ください。
https://questetra.com/ja/bpm/cloud-workflow-merit/?cf=fb2

2.Questetra BPM Suiteの説明

「ブログの紹介文章をFacebookに投稿する業務」の「記事担当」から「承認者」へ仕事の受け渡しをスムーズにしているのが、クラウド型ワークフローシステムQuestetra BPM Suiteです。

そして、仕事の受け渡しをするための仕組みのことをQuestetra BPM Suite内では「アプリ」と言います。その「アプリ」を使って案件一つ一つの受け渡しを行っていきます。

今回はQuestetra BPM Suite上での様々な仕組みの内容を変えていくことを業務改善の一つとして紹介します。

その時、利用するのが「アプリ設定」です。「アプリ設定」とは仕事の受け渡しをするための仕組みの内容を定義していくことです。

「アプリ設定」では次の3つのことを行います。

  • 仕事の流れ図を書くことで、仕事の受け渡しの順序を決めます。
  • データ項目を定義します。
  • 処理担当者を設定します。

仕事の受け渡しの順序をきめるには、仕事の流れ図を書くことから始めます。仕事の流れ図の書き方は、以下の通りです。

  1. 担当別に、細長い長方形の図形(スイムレーン)を置きます。
  2. 開始を表す丸い図形を置いてから、終了を表す丸い図形を置きます。
  3. その間の工程を表す角丸長方形の図形をスイムレーンに置いていきます。
  4. 開始、各工程、終了を矢印で繋いでいきます。

上の図は、今回の「ブログの紹介文章をFacebookに投稿する業務」を仕事の流れ図で表したものです。コメント案を考える「記事担当」と、チェックをし最終的に投稿する「承認者」の2つの担当に対応するスイムレーンを2つ置いていきます。

  1. 「記事担当」は、「コメント案作成」工程で紹介するブログを選び、コメント案を作成します。
  2. 「承認者」が「記事担当」の書いたコメント案のチェックをします。コメント案の訂正が必要なら、「記事担当」に「差し戻し」そうでなければ「承認」をします。
  3. 「承認」の場合は、最終的にどの様な「紹介文章」にしたかを「承認者」が作成します。
  4. 「記事担当」は「設定完了」で、最終的にどの様な「紹介文章」になったかを確認し、完了させます。

という仕事の流れ図です。

各工程で入力するデータの入れ物を用意するために、データ項目を定義します。

  • 件名:どの曜日のどのブログを選んだか。
  • 投稿種別(選択型):各曜日ごとに違うコンテンツの種類。
  • 投稿日時(日時型):ブログの紹介文章をFacebookに投稿する日時。
  • 承認者(ユーザ型):各曜日の承認者。コメント案をチェックし投稿コメントを書き「承認」、アドバイスを記入し「差し戻し」をする人。
  • コメント案(文字型):「記事担当」が書いたFacebookで紹介するブログの紹介コメント案。
  • 最終投稿コメント(文字型):「承認者」がFacebookで紹介するブログに投稿するコメント。
  • 通信欄(掲示板型):(「承認者」と「記事担当」がコミュニュケーションを行っていく項目)「承認者」による指摘、留意事項、改良のヒント、「記事担当」からの相談内容など。

   ※()内のデータ型について詳しくはこちら

スイムレーンの「記事担当」「承認者」の各処理担当者は、次のように決定します。

今回の場合は「記事担当」を武田1人、そして「承認者」は「コメント案作成」にて選択するデータ項目「投稿種別」で指定されているユーザになるようにしました。

「アプリ設定」で「アプリ」作成の流れを説明しましたが、これで終わりではありません。「アプリ」を運営する際、使いづらいなという点や、ルールを間違って解釈することがあります。少し困ったことがおきた時でも大丈夫、実は、Questetra BPM Suiteは、一度決定した設定の内容を変更することができます。

ではさらに、円滑に仕事の受け渡しが出来るようにしたアプリの改善活動を次回ブログで紹介したいと思います。システムの解説についてはここまでとします。お疲れ様でした。

参考

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