こんにちは!矢作です。

自分たちでデータの入力画面を作れるクラウドサービスが多く存在します(Google フォームとか Salesforce とか kintone とか Questetra とか)。

そのようなシステムが活用される現場では、選択機能の選択肢を、いかに楽に管理できるかが重要です。選択肢は新鮮でなくてはなりませんが、それを維持するコストもできるだけ抑えなければなりません。

本記事では、選択肢のメンテナンスの考え方について整理しています。

手間と誤入力を削減する選択機能

この記事を読む人の多くは、仕事・プライベートに関わらず、日々、様々なシステムを利用していると思います。

システムの利用で最も面倒なのは、データを入力する行為。仕事では、依頼内容、発注内容、納入期限など。プライベートでも、氏名や住所、荷物の受け取り場所など、様々なデータを入力します(いや、させられます)。

データ入力自体は必要なので完全になくすことはできませんが、入力の負担を減らす工夫として「選択入力」という方法があります。これは、その名の通り 選ぶことで入力が完了 する方法です。

実際、多くのシステムにおいて、選択肢が提示可能なものについては選択入力が採用され、文字や数字の手入力ができるだけ不要になるよう工夫されています。

本記事では、選択入力できるように作られた機能を「選択機能」と呼びますが、この機能は単に手間を減らすだけでなく、誤入力を防止するという効果もあります。

選択肢のメンテナンス

「選択機能」は、最初に選択肢の用意さえできればそれで終わり、というものではありません。冒頭に少し触れたように、選択肢は新鮮でなければなりません。また、正確でなくてはなりません。

選択肢は新鮮かつ正確でなければなりません

ここで、「休暇種類」選択肢と「見込顧客」選択肢という、特徴が異なる2つの選択肢を考えます。

「休暇種類」選択肢は、休暇取得の申請時に利用される選択肢で、選択肢の更新(追加・削除)が少ないという特徴があります。また、休暇取得の申請承認業務以外では利用されない、という特徴もあります。

「見込顧客」選択肢は、「見積書の提出」業務などで利用される選択肢です。見込顧客は日々変化するので、選択肢の更新(追加・削除)が多いという特徴があります。そして、提案書の提出業務や面談報告業務など、見込顧客が関係する業務においては、この「見込顧客」が利用されることになります。

この2つの選択肢と、この選択肢を利用する業務の関係を図にしました。

「休暇種類」と「見込顧客」の違い

この場合、「休暇種類」「見込顧客」の選択肢のメンテナンスはどのように行われることになるでしょうか?

「休暇種類」選択肢の更新は、ほとんどありません。就業規則が変更された時などが考えられますが、それも数年に1度のことと思います。よって、「休暇種類」のメンテナンスは、数年に1度の作業だけで済みます。また、休暇申請以外にこの選択肢が利用されることは無いので、メンテナンス作業において、編集しなければならないデータ(選択肢が定義されているデータ)も1つで済みます。

一方、「見込顧客」選択肢は「休暇種類」選択肢のメンテナンスに比べると、かなり大変です。見込顧客データは、日々の活動の中でどんどん追加・削除されるものですので、できるだけ早く「見込顧客」選択肢も最新の状態に更新しなければなりません。また、見積書の提出業務だけでなく、「提案書の提出」「面談報告」などの業務でも利用されるので、更新の「対象となるデータも複数存在します。

このように、選択肢は、その更新の頻度や、その選択肢を必要とする業務の数により、メンテナンスの手間が大きく異なってきます。

選択肢のメンテナンスコスト – 更新頻度と業務の数との関係

「休暇種類」選択肢のように、メンテナンスの手間が小さいものは良いですが、「見込顧客」のように更新頻度が大きく、様々な業務で利用されるメンテナンスコストが大きくついてしまうものはどうすれば良いでしょうか?

選択肢マスターデータ

「見込顧客」選択肢のように、更新頻度が大きく、利用業務が多い、という特徴の選択肢については、選択肢データを業務ごとに用意するのではなく、データは1つだけ用意しておくという方法があります。選択肢データは1つだけですが、様々な業務から利用されるようにしておきます。すると様々な業務から利用される場合でも、メンテナンスの対象となる選択肢データは 1 つだけで済みます。

このように、複数の業務から参照される選択肢データを「選択肢マスターデータ」と呼びます。

「選択肢マスターデータ」をシステムに登録しておき、それを様々なシーンで選択肢として利用できる仕組みを持つシステムは、実際に存在します。

選択肢でワークフローシステムを比較 2021-12」という記事では、ジョブカンワークフロー、Create!Webフロー、コラボフロー、Questetra BPM Suiteという4つのワークフローシステムについて紹介しましたが、これらのシステムではいずれにも「選択肢マスターデータ」を利用できる機能が備わっていました。

「選択肢マスターデータ」を活用することで、更新頻度が大きく、利用業務が多い場合のメンテナンスコストは下げられますが、更新頻度が大きい場合、これだけでは、まだまだ不十分です。たったひとつのファイルであっても、毎日更新しなければならない、という場合は、まだまだ手間が大きいと言わざるを得ません。

この課題を解決するには、選択肢マスターデータの更新作業を “自動化” する必要があります。毎日、早朝5時に自動的に「見込顧客」選択肢が最新の状態になっていれば、メンテナンス担当の人の手間が大きく削減されます。

選択肢マスターデータの自動更新については、また別の記事で紹介したいと思います。

まとめ

データの入力画面を作る際、選択機能が大変便利でよく使われますが、その選択肢のメンテナンスは手間の掛かる業務です。

それを改善するために、選択肢マスターデータを登録しておき、それを様々な業務から利用できるようにする機能を備えたシステムがあります。

ワークフローシステムなど、データの入力画面を作れるシステムを選ぶ際には、選択肢マスター登録機能の有無も選定のポイントとされるのが良いと思います。

ちなみに、私たちクエステトラ社が提供するクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」には、選択肢マスタを登録する機能が備わっています。Questetra BPM Suite については、60日間無料の Trial がございますので、興味をお持ちの人は是非お申し込みください。

今回はここまで!

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