こんにちわ!矢作です!

私どもクエステトラ社では、ワークフローを自動化する「Questetra BPM Suite」というクラウドサービスを提供しています。このサービスの利用者には BPO 受託事業者(アウトソーサーと呼ばれることも)様が多く、それが縁で私どもも BPO 受託現場における、業務の品質や効率の向上に関する取り組みについてよく支援させていただいています。
※ BPO = Business Process Outsourcing

BPO 受託現場では様々な業務が処理されていますが、本記事ではその中でも「積算業務」に注目して、どのような取組がされているのかを紹介します。

積算業務とは

見積もりのことです!

「積算」は、主に建設・土木で使われる言葉で、例えば住宅などを建てるにあたり、材料・設備・工事などに掛かる費用が全体で幾らになるのかを求める作業を「積算」と言います。

当然、何かを作るために「積算」しますが、「積算」するためには作ろうとするモノの「設計」が必要です。設計において、必要な材料・設備・工事内容などが定められ、これらの情報を元に「積算」が行われます。

設計内容と積算結果は、発注者(お客様)への提案や契約締結に使われます。

積算業務をアウトソーシングする(BPO)価値

前述の通り、「積算」の結果(見積書)は、発注者(お客様)への提案に使用されます。お客様との出会いから、最終的に契約に至るまでは大まかに言うと次のような流れになっています。

(出会い) → 1.要件の確認 → 2.設計 → 3.積算 → 4.提案 → 5.契約

積算は、設計業務で明確になった材料・設備・工事などの情報に基づいてそれぞれの費用を算出する、という業務です。これらの作業は機械的に処理しやすいという特徴があるため、アウトソーシング(BPO, 外部委託)しやすいといえます。積算業務をアウトソーシングすることで、空いたリソースをより良い設計、提案を行うために活用できるというメリットが生じます。

積算業務をBPOすることのメリット

アウトソーシングするメリットが出るのは、やはり案件の数が多い場合です。お客様からの引き合いが多く、提案まで時間がかかってしまっている、積算業務の品質にバラツキが出てしまっている、というような場合には、積極的にアウトソーシング(BPO)することを検討する価値があると思います。

アウトソーシング(BPO)を請け負う会社は、徹底した「業務の標準化」に取り組み、高度な「進捗管理」「実績管理」を行っているため、スピード・品質の向上を期待できます。(参考:BPO受託事業者はなぜ DX を推進できるのか?

ちなみに、設計と積算の両方がアウトソーシング(BPO)される例もよくあります。

積算業務現場での効率化

積算業務の流れ

積算業務の流れは次のような流れです。

  1. 現場マネージャ(SV)が積算依頼を受け取り(依頼元の設計担当者から)、積算担当者と積算チェック担当者を決定する。
  2. 積算担当者は、設計書と関連書類から積算を行う。
  3. 積算チェック担当者は、積算結果を確認する。

積算の結果は、必ず別の人によりチェックされるという流れです。

このBPO受託現場での積算業務の特徴は、設計の内容によって2種類の積算が行われる、ということです。ここでは、2つの積算を積算[A]、積算[B]と表すことにします。積算[A]は全ての設計に対して行われますが、積算[B]はある条件を満たす設計に対してのみ行われます。2つの積算を考慮して、この積算業務の流れをワークフロー図にしたものが次の図です。

積算業務ワークフロー図

じっくりとワークフロー図をご覧いただきながら、この後の説明を読み進めてください。

最初に、SV(スーパーバイザー)によって、「設計内容確認 & 担当者決定」がなされます。その後に、グリーンのダイヤマークがあります。これは、ここまでひとつだった仕事のボールが、条件によっては2つに分かれる分岐地点です。ある条件を満たす場合には、ここで2つのボールに分かれ、「積算[A]」「積算[B]」にボールが流れます。ある条件を満たさない場合には、ボールは分割されず「積算[A]」にだけボールが流れます。

この後、積算OP(オペレーター)により積算([A]のみ or [A]と[B])が行われます。積算結果が出ると、チェックOP(オペレーター)により
その品質についてチェックされます。

ワークフロー図を見ると、2つの積算が発生する場合、それらは同時並行で処理されます。積算[B]を実施するために積算[A]が終えられるのを待つ必要はありません。2つの積算が終えられるまでの時間が少しでも短縮されるように工夫がされています。

業務に潜む課題

BPO受託現場には、とにかく多くの案件が流れてきます。限られたリソースで、定められた期日までに、品質が高い成果物を納めなければなりません。このような現場においては、決して多くはありませんが、次のような課題が少しずつ積み重なってしまうことで、品質の低下、コストの増加(リソースの不足)、納期の遅れに繋がります。

  • 設計担当から受け取るデータに不備がある。
  • チェック工程から積算工程への差し戻しが多い。
  • チェック工程においてチェック漏れが発生する。

これらの課題を発生しないようにする、もしくは発生頻度を下げるための改善に取り組む必要がありますが、ここでは「チェック漏れが発生する」頻度を下げるための改善について考えたいと思います。

課題解決のアイデア

チェック漏れの頻度を下げるアイデア

大きく分けて、2つの視点があります。ひとつは、チェックOPに処理されるはずのチェック工程そのものが抜けてしまわないようにすること。もう一つは、積算工程、チェック工程の両方で適切なチェックリストを用意することです。

チェック工程が確実に処理されるようにするには、その工程が処理されないと、仕事のボールが前に進まないような仕組みを入れるのが最も手っ取り早く、現実的な方法です。仕事のボールが適切に(かつ楽に)コントロールされるシステムとして、ワークフローシステムというもものがあります。BPO 受託現場のワークフローは、申請承認ワークフローのようにシンプルではないありません。ですので、申請承認に特化せず、より複雑なワークフローを対象にできる(対象業務の幅が広い)ワークフローシステム(BPMシステムとも言う)を選ぶことが推奨されます。

チェックリストについては、成果物(ここでは積算結果)が適切であるのかを評価するためのチェック項目を用意しておいて、それらについて確実にチェックされたことが記録されるようにしておきます。次のものは、ある工事に関する積算において考えられる簡単なチェックリストです。

  • 選ばれている資材に誤りはないか?
  • 資材の量は正しいか?
  • 施工作業員の単価は最新のものか?
  • 施工作業員の単価は正しい地域のものか?

ワークフローシステムでは、これらのチェックリストの項目が全て確認され、チェックされたら「チェック工程」の処理画面を閉じることができるようにします。これにより、チェックが確実に行われなければ、仕事のボールが前に進まないようになります。

チェックリストは育てるもの

最初から完璧なチェックリストを用意できるわけではありません。

運用開始後、何らかのミスが発生した場合には、そのミスを防止するためにチェックリストを見直していきます。また、積算基準(国や業界によって定められる積算のルール)の変更があるたびに見直される必要があります。このようにチェックリストは常に見直され、成長していくものです。

まとめ

本記事では、BPO受託現場の取組として「積算業務」を題材に紹介しました。ワークフローシステム(BPMシステム)を利用することで、業務品質を仕事のボールが適切に管理されることを紹介しました。これらの取組のベースにあるのは、ワークフロー図です。この記事の中で利用されているワークフローシステムは、クラウド型の「Questetra BPM Suite」というものです。

多くの BPO受託現場で利用されている「Questetra BPM Suite」に興味をもった人は、是非、60日間無料お試しをご利用ください。

今回はここまで!

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