こんにちは〜業務改善を学習している武田です。2020年になりましたね。令和2年で、東京オリンピック、パラリンピックの年です。始まりから終わりまで良い事が続くように願うばかりです。

しかし、最近は1年に1度以上のペースで各地の豪雨災害、地震などの災害が起こっています。そんな時に友達や家族、会社の同僚や上司の安否が気になるのは勿論、今行っている仕事がその後、継続していけるのかも気になるでしょう。

様々な災害や予測できる緊急事態

昨今、日本では様々な災害が起こっています。その被害は取り返しのつかないものも多くあります。たくさんの人の命が奪われたり、交通機関の被害、住宅崩壊なども起こりえます。

いつ、どこで何が起こるか分からない時代になっています。最近だと津波や地震、豪雨などの災害に備えたハザードマップも各地域の自治体がホームページにて記載されています。全国各地にあるので、ハザードマップポータルサイトを参考にしてください。

参考:ハザードマップポータルサイト

災害時の対策のために、なにを持っておけばいいのか考えることがあります。私が持っているものは、以前勤めていた会社にて上司より頂いた「防災グッズの袋」が手元にあるくらいです。私の友人の中には集めるのを趣味とした人がいます。緊急時に備えた防災グッズ(携帯トイレ、紙パンツなど)を100円均一ショップや、ホームセンターで購入し、「こんな商品があったよ。」と個人的にLINEで情報発信をしてくれます。

その他によく聞く対策として、缶パンや缶詰を買う、水を貯めておく事などはよく聞きます。

災害の被害以外では、インフルエンザなどの感染病対策も行う必要があります。流行してしまうと、会社の部門内にいる社員全員がインフルエンザにかかってしまい、仕事が動かず事業停止などを招きかねません。

そんな時のために会社は、どのように仕事を継続させる手段を取るのでしょうか?

災害時の代表的なBCP

そんな時の取り組みとしてBCP (Business Continuity Plan)というものがあります。ひとことで言うと、”災害など緊急事態が起こっても仕事を継続して行っていくために計画すること”です。

例えば、携帯電話などで無事を知らせる安否確認もそのうちの一つで、自宅で仕事ができるテレワークもBCPで定めたものです。BCPに取り組んでいる企業は、取り組んでいない企業と業績等、差をつけることが出来ます。

BCPが日本で注目されるようになったきっかけを下記の引用文章で説明します。

BCPが日本で最初に大きな注目を集めたのは、2001 年 9 月に起こった米国の同時多発テロのときである。ニューヨークの世界貿易センター近隣に所在していたメリルリンチを はじめとする企業は、BCPに沿ってあらかじめ準備してあったバックアップオフィス等を活用することによって、業務の中断を最小限に抑えることができた。これを契機にBCPへの認識が高まった。その後、2004年10月に起こった新潟県中越地震の時、BCP策定の有無によって企 業の被災に大きな差が出た結果、BCPの重要性が実証されることとなった。

参考、引用:事業継続計画(BCP)を巡る動向と今後の展開

つまり、BCPを定めておくと、なにか起きた時でも、日頃からおこなっていた手段で最低限の仕事を続けて行うことができるということになります。

いざという時のためにBCPを定めておく

BCPを定めておくと、いざという時に役に立ちます。そして、日常業務の中でBCPの実践に向けて準備や訓練をしておくなど習慣化しておくと効果があります。なぜなら、いざという時だけに発動していては、その取り組みが身についてなく上手くいかない可能性があるからです。

ちなみに、BCPの方針は、会社の方針と密接な関わりがあります。これからどのように事業を動かしていくかという考え方にも繋がるからです。そのため、会社の経営者レベルの責任のある役職の人がBCPの策定をすることが多いです。

経済産業省中小企業庁が策定した中小企業BCP策定運用指針では、以下のように定められています。


(1)基本方針の立案 何のためにBCPを策定するのか、どういう意味合いがあるのかを考える。基本方針を決めることから始まる。

(2)重要商品の検討 最も製造、販売などしなければいけない商品を1つ書く。

(3)被害状況の確認 災害などにおける会社のダメージを想像する。

(4)事前対策の実施 災害時でも、商品を製造するための資源等確保方法を決める。

(5)緊急時体制の整備 緊急時の対応とその際の責任者を決めておく。

参考、引用:中小企業BCP策定運用指針 第2版

上から順番に行っていきます。

繰り返し訓練が重要

策定したBCPを実践するには日々の準備、訓練が大切です。会社によっては、避難訓練を毎年行っている場所もあり、消防署の担当の人を講師として招くところもあります。

地震を想定したアナウンスを流し、机の中に体を屈めて入るなど、場面に応じた対処法やいざという時に使えるAEDの使い方などを学ぶこともあります。

参考:AEDって、何ですか?|AEDで助かる命|心臓病の知識|公益法人

※AEDの使い方などは、消防局等で何回かに分けての講習もありますので興味のある方は行ってみて下さい。

参考:AED講習会28団体をすべて網羅!地域・レベル別に内容や申込を解説。無料講習も【最新版】

携帯電話などで無事を知らせる社員の安否確認システムも、定期的に訓練が行われています。連絡が上手くいかなかった社員にヒアリングをし連絡が確実にとれるように連絡手段の設定を変更したりと工夫をします。こうして訓練を繰り返し行うことで、できないことを知れ、事前にできるようにするなど対策をうつことが可能です。

実は、Questetra BPM Suiteでも安否確認システム構築が可能です。役割を表すスイムレーンはチームスイムレーンを使います。全員から報告が届いて、初めて、課長は所属課内の安否確認を終えることができるという流れを作ることができます。

Questetra社のBCP

Questetra社でも、BCPを実践しています。災害などあった際もクラウド上に仕事のやり取りなどを残せているので、可能な限りは滞りなく仕事を行っていくことができます。

大事なやり取りやコミュニケーションは、Questetra BPM Suiteのオープンチャットにて行っており、案件に紐付けられるので検索なども便利です。

また、テレワーク環境も充実しており、どんな場所に居ても仕事が行えるようになっています。さらに会議はビデオチャットで行っています。

これら3つは日頃の業務で、すでに実践を行っているものです。日々訓練を続け問題があれば変更を検討したりし、できるだけ事業の継続性を高めていっています。実際にテレワークに取り組んだ社員のブログ記事もあります。よろしければ、参考にご覧ください。

参考:会社のテレワーク環境と PTA 会長の仕事

BCPを元に業務改善で、できることを考える

クエステトラ社のように日々の日常業務で蓄積されるデータをクラウド上に保存しておくことや、いつどこにいても会議や仕事ができるようにしておくことは、意識せずとも備えになります。

紙媒体で残している書類も、PDFに変換しクラウドに残しておくのはどうでしょうか?どこに居ても原本を閲覧、確認でき、必要な書類を取り出すことが出来ます。なにより、ペーパレスにもなり環境に優しいとも言えます。

まとめ

ここ数年の世界各地で起こる地震や豪雨等には、身の危険や仕事の心配を感じざる得ません。このブログでは、ひとつの例としてクエステトラ社でのBCPの実践例を紹介しました。

皆さんの会社でも、携帯電話で無事を知らせる「安否確認」や避難訓練など経験はありますか?このようなBCPの実践は価値のあるものであり、いざと言う時の助けになります。

参考

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