※ 2020年4月に「Office 365」は「Microsoft 365」に、2020年10月に「G Suite」は「Google Workspace」に名称変更されました。
システム連携ネタでよくブログを書いている日下です。
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業務の効率化の方法の1つとして「自動化」があります。これから労働人口が減っていくことが予測される中で「自動化」は非常に重要なテーマの1つです。「自動化」といえば、最近では RPA ツールを思い浮かべる方が多いかもしれません。が、RPA ツールによる「自動化」に限らず、データ連携・データ作成／加工／解析など様々な「自動化」があります。
今回は、クラウド型ワークフロー Questetra BPM Suite による自動化について、どういったケースがあるかを紹介します。
1-1: 他サービス等からのデータ入力
1-2: 他サービス等へのデータ出力
1-3: 双方向でデータをやりとりする
2: 実現のパターン
3: まとめ
1: 自動化のパターン
大きくデータの入力と出力に分けて整理します。データの作成や加工等は入出力のいずれかにひもづける形でまとめます。
1-1: 他サービス等からのデータ入力
メールや Web フォームからの入力、Google Sheets や Salesforce といった他のサービスからの入力など様々なケースがあります。データを受けた後に加工するケースも含みます。
- メール受信により問合せ管理・作業依頼フロー起動を自動化
メール受信をトリガに業務フローが起動できます。
フローを起動した後、メール本文をスクリプトタスクで解析してデータを抜き出すケースもよくあります。
- Web フォーム入力があると申込み管理・問合せ管理フロー起動を自動化
Web フォーム入力をトリガに業務フローが起動できます。
Questetra の Trial モード（60日間無料）の申込でも利用しています。
- Excel や Google Sheets の一覧情報から一括フロー起動を自動化
リストから業務を一括起動することもできます。よくあるケースの1つです。
- Salesforce や kintone 等の顧客 DB を元に契約更新管理フロー起動を自動化
いわゆる DB 系のサービスの情報を元にしてフローをまわして、結果をその DB に戻す、これもよくあるケースの1つです。
- Google カレンダの予定から顧客訪問記録フロー起動を自動化
カレンダに登録してある予定をトリガに業務フローが起動できます。
訪問予定からの報告フロー起動以外にも、定期的なメンテナンスの予定をカレンダに入れておいて関連フローを起動するといったケースがあります。
- Slack 等のビジネスチャットから依頼フロー起動を自動化（ChatOps）
現時点では公開していませんが、チャットボットを準備しておいて、チャット上で所定のコマンドを送ることでフローを起動できるようにしたケースがあります。それにより ChatOps 的に業務をまわすことが可能です。 - スマートスピーカから依頼フロー起動を自動化（VoiceUI）
より入力をカンタンにするために音声トリガでフロー起動するようにしたケースがあります。
- その他
まだ具体的なケースとしては聞いてませんが、例えば、侵入センサーでの検知を元にして、確認のためのフローを起動する、といった IoT 的なケースも想定されます。
1-2: 他サービス等へのデータ出力
Box などオンラインストレージや、Slack など他サービスへの出力など様々なケースがあります。出力前にファイルを加工・生成するケースも含みます。
- データを差し込んだメール送付を自動化
業務フローの途中でデータを差し込んだメール送付ができます。
稟議申請の結果を関係者に共有するなど、業務フロー内で扱ったデータを埋め込んだメール送付は非常に多いケースです。
- 見積書、契約書、申込書 PDF 帳票生成およびその帳票のメールや FAX 送付を自動化
あらかじめフォーマットを準備しておいて、そこにデータを埋め込んで PDF 生成ができます。
営業担当が情報入力して、上長が承認をしたら見積書 PDF が自動生成する、JR のチケット手配用 FAX を自動作成・送付、といったケースがあります。自動生成したものに限らず、ファイルをコンビニ印刷サービスに渡すことで、社外から印刷できるようにすることも可能です。
- Google Sheets への一覧作成を自動化
業務フローの途中でデータをリストに送ることができます。
稟議や見積の一覧作成など、自動的に表を作成させるケースも多いです。
- Box 等オンラインストレージへのファイル出力・蓄積を自動化
業務フローの途中でオンラインストレージ等へのファイル出力ができます。
自動生成した PDF や、受け取ったデータなどをオンラインストレージに自動的にためていくケースもよくあります。
- Google カレンダの予定作成を自動化
締切日時や予定日時に応じてカレンダイベントを自動で作成させる、といったケースがあります。
- Slack 等のビジネスチャットへの投稿を自動化
メールではなくビジネスチャットに処理結果を投稿するケースも多いです。SMS（ショートメッセージサービス）を使うケースもあります。
- Twitter への投稿を自動化
リリース告知など社外への告知を自動的に行うケースがあります。
- 会計システム向け csv ファイルの作成を自動化
経費精算フローのデータを、スクリプトタスクで会計システム向けに加工する、といったように外部システム向けにデータ加工するケースがあります。
- Stripe, PayPal を使ってクレジット決済や請求処理を自動化
Stripe によるクレジット決済や PayPal による請求フローを組み込んだケースがあります。
- IoT 電球の色の切替を自動化
REST API を持つ電球デバイス Philips hue への指示を、時刻ごとに内容を変えて自動的に行ったケースがあります。
Philips hue など IoT デバイスのコントロールを時刻トリガで動くフローで行う、というケースもあります。
1-3: 双方向でデータをやりとりする
- 外部で管理されているマスタデータとの連携を自動化
Salesforce や kintone、簡易なものなら Google Sheets 等で管理されている外部マスタデータの参照・同期や編集を自動的に行ったケースがあります。
- Zendesk, Backlog といったチケット管理システムとの連携を自動化
Questetra とチケット管理システムで適用ユーザの範囲が異なる場合に、チケット管理 → Questetra → チケット管理、もしくは、Questetra → チケット管理 → Questetra と自動でデータ連携させて、一連の業務をまわしているケースがあります。
2: 実現のパターン
Questetra による自動化の実現パターンとしては大きく分けて以下があります。
- Questetra の標準機能を使う
メールの送受信や PDF 生成、G Suite サービスとの連携について一部は標準機能で準備されています - サービスタスク定義（後から追加できるアドオン部品）により拡張する
Salesforce, Box, Slack をはじめ、様々なサービスとの連携部品を準備しています。また部品を自作して追加することもできます
- データ連携ツールやアダプタプログラムにより連携する
DataSpiderServista 等の EAI（データ連携）ツールや ifttt 等の連携ツールによる連携や、アダプタプログラム（連携のための中間プログラム）を個別開発するケースもあります
関連ブログ記事：RPAツール(BasicRobo!)とBPMシステムの連携について
関連ブログ記事：無料で試せる BPM ワークフローと RPA ツールとの連携
3: まとめ
Questetra で様々な自動化が実現できていること、また非常に拡張性が高いことをご理解いただけたかと思います。対象となる業務の特性や、解決したい課題によって、どのアプローチがフィットするかはケースバイケースとなります。
ご質問・ご相談等がありましたら、お問い合わせフォームからお気軽にご連絡ください。
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