アポイント管理をラクにする方法（後編）

みなさんこんにちは！マーケティング部の西川です。

今回は、前回「アポイント管理をラクにする方法（前編）」でご紹介した、ワークフローアプリの作成方法をご紹介します。
※完成したワークフローアプリ「アポイント進捗管理」の実際の使用方法や、利用メリットについては、前編をご覧ください。

ワークフロー図を作成する

Questetra BPM Suite（以下、Questetra）でワークフローアプリを作るには、管理画面の右上の「自分のアカウント名」→「アプリ設定」→「アプリ新規作成」を選択し、ワークフローアプリの新規作成画面を開きます。

ワークフローアプリの新規作成画面では、ワークフロー図の作成画面がデフォルトで選ばれています。作成エリアには、処理担当者ごとに工程を配置していくエリア「スイムレーン」が一つ設置さています。（複数の処理担当者がいるワークフロー図の場合は、スイムレーンを複数設置します。）

先ずは、ワークフロー図を作成します。（ワークフロー図の完成イメージは前編をご参照ください。）

スイムレーンの設定画面で、処理する担当者を「営業担当」（スイムレーンに表示される名前）とします。また、処理担当者を自分に設定します。（実際にタスクが回される担当者）

営業担当が処理する工程を上部から選択し、スイムレーン上に設置します。次に上のアイコン群から、手動でプロセスを開始する「開始イベント」を選択し、設置します。

アイコンメニューの一番左、人が処理する工程「ヒューマンタスク」を選択し、設置します。

アイコンメニューの一左から５番目にある「自動処理タスク」のアイコン群から、プロセス件名を自動設定できる「サービスタスク (データ設定)」を選択し、設置します。

ワークフロー図上で、各工程の役割を分かりやすくするため、設置した工程の名前を設定します。

…この様に、ワークフロー図作成画面で、設置したい工程を選択／設置し、工程名を設定。その後、処理が進む方向に向けて工程同士をフロー（矢印）で結んでいくと、ワークフロー図が完成します。

データ項目を設定する

ワークフロー図が完成したら、データの入れ物である「データ項目」を設定していきます。

※実際は、ワークフロー図を作りながら、データ項目や工程の設定を行うケースが多いです。本記事では、便宜上それぞれを完成させた後、次の設定に移ることとしています。

データ項目を設定するには、左上のタブで「データ項目」を選択します。

データ項目設定画面で、該当するデータ項目を左側から選択し、右側のエリアに設置します。デフォルトでは、件名（プロセス件名）のみが設置された状態になっています。

データ項目はデータの入れ物ですので、主にヒューマンタスクで入力する項目を追加／設定します。

「初回打診記録」のデータ項目設定

「初回打診記録」工程で入力する項目は以下です。（項目名：データ形式）

社名：文字（単一行）
部署名：文字（単一行）
担当者名：文字（単一行）
電話番号：文字（単一行）
メールアドレス：文字（単一行）
メールアドレスCC：文字（単一行）
初回打診結果：選択（ラジオボタン）
初回打診日程：日付（年月日）
メモ：掲示板

各データ項目の設定については、右端の設定ボタンから設定画面を開き設定します。

設定画面では、データ項目名とフィールド名を設定します。項目名はデータの入れ物の名前であり、タスク入力画面においては入力項目として表示されます。フィールド名は、業務データ（変数）として、プロセス件名やメール情報（宛名、CC、BCC、題名、本文）などに挿入する際に使用されます。また、「必須」項目にチェックを入れると、タスク入力画面において、その項目が入力必須になります。（その項目を入力しないと、タスクが完了できず、次の工程に進まない設定になります。）

選択形式（ラジオボタン）のデータ項目では、選択肢を設定します。「初回打診結果」の設定画面では、選択肢として「不在」「検討中」「日程調整中」「アポ確定」「拒否」を追加／設定します。

「再打診記録」「アポ日時入力」のデータ項目設定

「再打診記録」と「アポ日時入力」については、それぞれ以下のデータ項目を設置／設定します。設置後、先ほどと同様に設定画面で項目名やフィールド名、選択肢などを設定します。

【再打診記録】

再打診結果：選択（ラジオボタン）
再打診日程：日付（年月日）

【アポ日時】

アポ開始日時：日時
アポ終了日時：日時

これで、データの入れ物「データ項目」の設定が完了しました。

工程毎の設定を行う

次に、工程の設定を行います。各工程の設定画面を開き、データ項目の表示や条件分岐、自動処理などを設定します。

データ項目の表示については、ヒューマンタスクの処理画面やWebサイトに埋め込む入力フォームなどの編集や表示の可否を設定します。

条件分岐設定では、条件を設定することで、工程を処理した後、条件に応じて進む先の工程を自動的に選択させることが可能です。

自動処理設定では、自動的に挿入させるデータ項目の設定や、自動送信させるメールの内容の設定、連携するクラウドの認証設定やクラウドで行いたい自動処理の内容などを設定します。

では、以下のワークフロー図について、番号毎に設定内容をみていきます。

1, 4, 9, 10, 15

これらについては、設定すべき項目が、ワークフロー図作成の際に設定した工程の名称のみですので、省略します。

2. 初回打診記録

工程の設定ボタンを押すと、下図のような表示設定画面が開きます。左側に設定したデータ項目一覧、右側にそれぞれの設定ボタンが表示されています。編集したい項目は、編集可のアイコンを選択。表示だけさせたい項目は閲覧可を選び、表示させたくない項目は閲覧不可を選びます。設定を確認するため、フォームビューボタンで実際の入力画面を表示させ確認できます。

次は条件分岐を設定します。工程の処理画面で分岐のタブを選択し、分岐に関する設定画面を開き、遷移条件と遷移先を設定します。

先ず、初回打診結果でアポ確定が選択されている場合は、統合（を経由しアポ日時入力の工程）へ遷移するよう設定します。次に、初回打診結果で拒否が選択されている場合は、state-拒否（の件名自動設定工程を経て、終了）へ遷移するよう設定します。一番下のデフォルトフローでは、無条件で進む遷移先（工程）が設定できます。具体的には、上記以外の打診結果が選択されていた場合は、state-初回打診済（の件名自動設定工程を経て、再打診記録の工程）へ遷移するよう設定します。

3, 5, 7, 12

これらの自動処理工程では、何れも進捗状況をプロセス件名に自動的に反映させます。

state- 初回打診済／state- 拒否では、社名と初回打診結果、初回打診日程が挿入されるよう設定します。挿入されるデータ項目以外は、直接文言を入力します。ここでは、表示されるデータ項目をよりわかりやすくするため、”＜”、”＞”、”（初回打診：”、”）” 等の文字を入力します。

state- 再打診済では、社名や再打診結果、初回打診日、再打診日などのデータ項目が挿入されるよう設定します。

state- アポ確定では、社名や初回打診日の他、アポイント開始日時などのデータ項目が挿入されるよう設定します。

6. 再打診記録

表示設定で、再打診結果と再打診日程を編集可とします。初回打診記録のデータ項目については、初回打診結果や初回打診日程は閲覧可（表示のみ）とし、社名などの打診先情報は（修正できるように）編集可とします。また、メモに関しても編集可とします。

また、どの工程においても当てはまることですが、これから先に出てくる工程のデータ項目を含め、表示すべきでない項目については、閲覧不可としておきます。

8. 条件分岐

ここでは、直前のヒューマンタスク（再打診記録）で選択された再打診結果に基づき、適切な工程へ遷移するよう条件分岐の設定を行います。

具体的には、打診結果がアポ確定の場合は統合（を経てアポ日程入力）へ遷移するよう設定します。同様に、捕まらず／返答無し／拒否の場合は終了へ、これら以外の場合は再打診記録へ戻るよう設定します。

11. アポ日程入力

表示設定で、アポイント開始／終了日時のデータ項目を編集可とします。その他の入力／処理済みの項目については、閲覧可とします。ただし、社名などの打診先情報については、修正や追加ができるよう編集可としておきます。

13. Googleカレンダー予定追加

事前準備として、GoogleカレンダーのIDの確認と、QuestetraとGoogleカレンダーの連携設定が必要となります。

GoogleカレンダーのIDの確認は、Googleカレンダーの右上で、設定＞自分の名前（アカウント）＞カレンダーの統合＞カレンダーIDで確認できます。（下図参照）

QuestetraとGoogleカレンダーの連携設定は、Questetraの管理画面＞アカウント設定＞Google連携＞連携設定で、連携設定ができます。（下図参照）

その後、Google側の設定画面が開きますので、Googleアカウントでログインし、Questetraとの連携を許可すると、設定は完了します。

事前準備完了後、「Googleカレンダー予定追加」工程の設定画面で、接続者名として、（Googleカレンダーと連携設定した）自分を選択し、（Googleカレンダーの設定画面で確認した）カレンダーIDを入力します。また、Googleカレンダーに追加させたい予定の情報（ここでは、タイトルと開始時間、終了時間）を設定します。

14. 確認メール送信

ここでは、自動送信されるメールの宛先や内容を設定します。
各項目について、右端の設定ボタンでデータ項目を参照できます。

宛先には、初回打診記録で入力されたメールアドレスが挿入されるよう設定します。

また、送信元は、自分のメールアドレスや部署などのアドレスを直接入力します。メールの件名には、「お打ち合わせ日程の確認」等の文言を入力します。

本文では、確認メールの本文中に、社名や部署名、担当者名などが自動挿入されるよう、それぞれ該当するデータ項目を設置します。

注釈

ワークフロー図上に注釈を設置できます。ここでは、どの様な条件で分岐するかをフロー（矢印）横に注記しています。

デバッグ（テスト）する

ワークフローアプリをリリースする前に、デバッグ（テスト）ができます。デバッグでは、リリース後と同じようにプロセスを開始できます。これにより、処理する工程が設計通り動くか、自動処理工程がちゃんと機能するかなどをチェックできます。

ワークフロー図の編集画面において、開始工程の設定ボタン＞ここからデバッグ用プロセスを開始する＞プロセスの開始＞開始したプロセスを表示するでデバッグを開始できます。

デバッグ開始後、プロセスの処理（工程の処理）を進めていき、ヒューマンタスクの入力画面や工程の進み具合をチェックします。今回のワークフローアプリは、自動処理工程で終了するため、処理したタスク一覧から、終了したプロセス画面を開きます。ここでは、管理者モードで自動処理工程が正常終了したかどうかを確認します。また、実際にGoogleカレンダーに予定が自動追加されたかどうかや、メールが自動送信されたかどうかを実際に確認します。