アポイント管理をラクにする方法（前編）

こんにちは！マーケティング部の西川です。

みなさんは、商談や打合せ、取材などのアポイントをどのように管理していますか？

「打診先の情報」や「打診日時」、「打診方法」、「打診結果」、「次のアクション」、「アポイント日時」など… アポイントが確定するまで、記録しておきたい情報はたくさんあります。

これらの情報をExcelで管理している方、多いんじゃないでしょうか？

クラウド型ワークフローシステムを使うと、より簡単に、便利にアポイントの進捗を管理できます。

記録すべき情報は、自動的に入力画面に表示されます。あとは、表示された項目を担当者が入力／選択するだけ。アポイントが決まったら、日程確認メールがアポイント先に自動送信され、Googleカレンダーにアポイントの日程が自動登録されます。

今回は、クラウド型ワークフローシステムで作成したアポイント管理ワークフローアプリで、どの様なことができるのか、実際に使ってみたいと思います。

（具体的な作成方法は後編「作成編」でご説明します。）

使用するサービス

アポイント管理ワークフローアプリを作成／利用するために必要なサービスは、以下の２つです。

• クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」（以下、Questetra）
• Google カレンダー

Questetra では、ワークフローアプリを作成します。作成したワークフローアプリで、アポイントが決まるまでの進捗状況を記録します。Google カレンダーでは、アポイント日時を管理します。

ワークフローアプリでできること

「アポイント管理ワークフローアプリ」でできることは、タスクの把握や処理、関連情報の記録です。

具体的には、以下の通りです。

• 打診の必要があるタスクの把握
• タスクの処理
• 打診先の情報の記録
  • 企業名
  • 部署名
  • 担当者名
  • 電話番号
  • メールアドレス（CC含め複数）
• 打診状況の記録
  • 初回打診記録（日時、結果、方法など）
  • 再打診記録（日時、結果、方法など）
  • 打診の最終的な結果（捕まらず、返答無し、拒否、アポイント決定など）
• アポイント日程の記録
  • 開始日時
  • 終了日時
• Googleカレンダーにアポイント日程が自動登録される。
• 顧客にアポイント日程の確認メールが自動送信される。

Questetra で作成したワークフローアプリでは、企業名や担当者名などアポイント対象の情報や、連絡方法、打診日時、結果などの履歴を記録できます。また、アポイントの進捗に合わせて、タスクを把握できます。（タスクは、管理画面上の「マイタスク一覧に表示され、メールでも告知されます。）また、タスク処理も可能です。

上記の「人による処理」に加え、「自動処理」も含まれます。具体的には、日時が確定する（確定日時を入力する）とGoogleカレンダーへリクエストが送信され、予定が自動登録されます。また、アポイント先へ、日程確認メールが自動的に送信されます。

Google カレンダーでは、アポイントの日程を管理します。アポイントの日程が決まれば、Questetra からリクエストが送信され、カレンダーに予定が自動登録されます。

実際に使ってみる

このアポイント業務をワークフロー図（業務の流れを可視化した図：処理される工程を順に繋げた図）であらわしたものが以下です。

※ワークフローアプリ作成時は、先ずワークフロー図を作成します。（ドラッグ＆ドロップ などのマウス操作でカンタンに作成できます。）その後、各工程で入力／出力したい「データ項目」を設定し、処理画面でのデータ項目の表示／編集可否について設定します。詳しくは、後編「作成編」でご説明します！

業務（の処理）は、ワークフロー図上の1「開始」工程から矢印の方向に、順に進んでいきます。工程の処理結果（条件）により、矢印が複数の方向に分岐する箇所もあります。

開始工程を出発したトークン（仕事のボール：処理すべき工程を示すアイコン）は、矢印の方向に進んでいきます。ワークフロー図は、主にワークフローアプリ作成時と、業務進捗の確認時に利用します。一方、人が工程を処理する際は、処理画面を利用します。

ここからは、ワークフロー図上の1～15の工程について、どの様に業務処理が進んでいくかを見ていきます。

1【開始（ワークフローアプリ／プロセス開始）】

• 先ずはワークフローアプリからプロセスを開始します。管理画面の「新規開始」から、「アポイント管理」を選びます。（これでワークフロー図の 1 開始工程が完了したことになります。）

※今回のワークフローアプリは、自動的にプロセス（開始工程から終了工程までの一連の処理：案件）が開始されるケース（タイマーや入力フォーム受信、メール受信などをきっかけにプロセスを開始させる場合）とは異なりますので、管理画面からワークフローアプリを立ち上げます。

2【初回打診記録】

• 1 で開始された業務は、自動的に2 の「初回打診記録」工程に移ります。ここでは、初回打診に関する情報を入力できます。（下図参照）
• 処理画面の「打診結果」で、「拒否」が選択されると、処理すべき工程は 3, 4 へ移り、プロセスは終了します。
• 「アポ確定」が選択されると、処理すべき工程は、10 を経て、11 のアポイント日時を入力する工程へ移ります。
• 「不在」「検討中」「日程調整中」が選択されると、5 を経て、6 の再打診記録を入力する工程へ進みます。

3, 5, 7, 12【state-拒否／初回打診済／再打診済／アポ確定】

• 管理画面において、自分が処理すべき業務が一覧で確認できる「マイタスク」。この一覧に表示される「プロセス件名」で、業務の進捗を分かりやすく表示できます。
• 3, 5, 7, 12 の自動処理工程では、予め指定したプロセス件名（今回は、業務の進捗状況をあらわす文言）が自動的に設定されます。
• 例えば、今回は、「打診先の企業名」「直前の工程の処理結果」「初回打診日」を件名にすることで、現在のアポイントの進捗状況がわかるようにしました。（下図参照）

6【再打診記録】

• この工程では、再打診をし、その内容を記録します。（下図参照）
• 先ずは、マイタスク一覧に表示されたプロセスの処理ボタンを押します。（一覧上では、現在の工程名が「再打診記録」になっています）
• 処理画面では、再打診結果と、再打診日を入力します。その他、既に入力した打診先情報の修正やメモ（打診方法の記録などに使用）ができます。
• 再打診結果の選択肢「不在」「検討中」「日程調整中」「アポ確定」「拒否」「捕まらず（終了）」「返答無し（終了）」のうち、該当するものを選びます。
• ワークフロー図を見ると、この 6 工程が処理されると、⑦でプロセス件名を自動設定した後、⑧の「条件分岐」の自動処理工程にトークンが進みます。

8【条件分岐】

• ここでは、予め指定した条件毎に、トークンが進む方向を設定できます。
• 今回指定した条件は、6 の工程の「再打診結果」で選択された選択肢にしました。
• 具体的な条件設定の内容は以下です。
  • 「不在」「検討中」「日程調整中」が選ばれた場合：工程 6「再打診記録」へ戻る
  • 「アポ確定」が選ばれた場合：工程11「アポ日時入力」へ（複数の矢印を合流させる「統合」アイコン 10 を通過）
  • 「拒否」「捕まらず（終了）」「返答無し（終了）」が選ばれた場合：工程 9「終了」へ

10【統合】

• 各工程からでる複数の矢印を合流させる役割を果たします。
• 工程に複数の矢印を繋げられないため、その際はこの工程を使用します。

11【アポ日時入力】

• ここでは、アポイントの日時を記録します。
• 具体的には、アポイントの開始日時と終了日時を入力します。この情報は、自動処理工程⑬の「Googleカレンダー予定追加」に必要な情報となります。

13【Googleカレンダー予約追加】

• ここでは、11 の「アポ日時入力」工程で入力した予定が、Googleカレンダーに自動的に登録されます。（下図参照）

14【確認メール送信】

• ここでは、予め設定した内容（送信元／送信先／メール本文など）で、メールが自動送信されます。
• 送信先やCC、BCCには、2 「初回打診記録」で入力したメールアドレスを差し込むように、予め設定できます。
• また、アポイント日時を差し込むようにもできます。
• これらにより、アポイント先にアポイント日時の確認メールを自動送信させることが可能になります。

4, 9, 15【終了】

• この工程は、プロセスを終了させる工程です。トークンがこの工程に到達すると、プロセスが終了します。
• ただし、並列処理（トークンが複数に分かれる処理）がある場合は、他の全てのトークンが終了工程に達すると、プロセスが終了します。（今回はこの並列処理を使用していないため、トークンが終了工程に到達するとプロセスは終了します。）

ワークフローアプリを使うメリット

ワークフローアプリを使う主なメリットは、ムダやムラ、モレ、ミスを軽減できることです。

具体的な内容は以下の通りです。

• ムダ：
  • 「業務整理／ワークフローアプリ作成」と「業務処理」を分離できます。
    • 「業務整理／ワークフローアプリ作成」では、業務に必要な工程や記録項目、ワークフロー図などを予め整理し、その内容にそったワークフローアプリを作成します。
    • 「業務処理」では、上記で予め決定された項目を処理（入力／選択など）するだけです。
    • この様に、作成と処理を分離することで、業務処理を必要最小限に留めることができます。

• ムラ：
  • 条件分岐により、打診結果に基づき、次に処理すべき工程が自動的に通知されます。
  • そのため、予め作成したルール（マニュアル）通りに、誰でも毎回同じ品質で業務を進めることができます。

• モレ：
  • 再打診やアポイント日時の確認など、処理すべき仕事がマイタスクに一覧表示されます。
  • また、アラートとしてメールでも同じ内容が通知されます。そのため、処理モレを防止できます。

• ミス：
  • 自動処理工程を使うことで、ミスを軽減できます。
  • 例えば、メール送信やカレンダー登録などを自動的に処理させることで、同じ情報を複数回入力する作業が不要となり、ミスの発生を軽減できます。

まとめ

今回は、クラウドワークフローで作った「アポイント管理」ワークフローアプリの使い方やメリットを主にお話ししました。

次回は、ワークフローアプリの実際の作成方法を解説します！