約500名の社員が「業務ルールを自然と遵守できるワークフロー環境」を構築。
株式会社JTB情報システム
設立
1998年
従業員数
439人 ※2020年4月時点
事業内容
ITコンサルティング、ITサポート、システム開発、システム運用保守の受託事業
業種
IT/ソフトウェア
利用部門
会計・経理、申請・承認
経費支出の稟議を紙からデジタルへ
JTBグループは、旅行事業を中核に様々な事業を展開しており、2012年には「創立100周年」を迎えます。我々JTB情報システムは、JTBグループ各社にITサービスを提供するミッションを担っています。
業務プロセス管理システム(BPMシステム)は、「経費支出の立案(起案)および決裁」などの業務に適用しています。G Suite（旧 Google Apps）と連携させて利用しています。導入以前は「紙ベース」で稟議回付していたために「回付ルートの確認の手間」や「回付完了までの所要時間」と言った課題がありましたが、今では「いつ誰が何を処理したのか」が可視化されるようになりました。
※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました。
処理日付の自動記録が内部統制の強化に繋がる
JTB情報システムでは、「公正を重んじて行動する」のコンプライアンス・メッセージのもとに、各種社内規則・規定・基準の遵守徹底を図っています。
紙ベースの決裁フローでは、起案者自身が業務ルールに照らし合わせて決裁者を判断し、それに沿ったフォーマットを選ぶ必要があったため、確認や訂正に時間がかかることもありました。しかし、BPM導入後は「業務規定の内容」がワークフローとして落とし込まれているため、業務ルールが自然と守られる様になったと言えます。また各工程での「処理日付」がありのままに記録されるなど、内部統制の強化も図られたと考えています。
決裁ルートの自動分岐でミスが減少・時間短縮に
「ミスに伴う手戻り」が減少した事が、処理時間短縮にもっとも大きく寄与したと思います。つまり、経費の支出項目や金額によって決裁ルートが異なるのですが、社員全員にそれらの内容を把握しつづけてもらうことは困難だったのだと思います。
滞留している業務が検知できる点や、外出先でもスマートフォンで決裁できる点も、業務効率化につながっていると思います。
適用範囲を拡大予定
今後は、「契約書類の稟議プロセス」など、順次適用範囲を拡大させたいと考えています。
特に受注や発注に関する契約書は、本社と各オフィスとの間で頻繁にやり取りされています。「ペーパーレス化」の課題と併せて取り組んでいきたいと思います。
※ 本事例は2012年11月時点の情報です
