「お客様のサービス申込」 に始まる初期設定業務をワークフロー化。 外注帳票は人手を介さず自動生成。
株式会社アイキューブドシステムズ
設立
2001年
従業員数
110名 ※2022年12月末時点
事業内容
ソフトウェアサービス「CLOMO（※）」の開発と提供
※企業等の組織で利用されるモバイルデバイス（スマートフォンやタブレットPC等）を活用するための管理サービス
業種
IT/ソフトウェア
利用部門
マーケティング（受注処理業務）、製造・開発（調達）
多くのオプション設定がある自社クラウドサービスの「受注処理業務」に活用
株式会社アイキューブドシステムズは、スマートデバイスの法人導入から活用に必要な運用・管理・活用環境を提供するサービス「CLOMO」を提供しています。
「お客様が必要な機能のみを選択できる購入体系」や「設備投資不要ですぐに利用開始できるクラウドサービス」を実現するなど、導入の手軽さが特長です。大林組様、佐賀県庁様、東京海上日動火災保険様、日本調剤様、ノエビアホールディングス様、福岡市役所様など、大規模運用ユーザーを中心に、5,500社を超える多種多様な企業様に導入していただきました。
Questetra は、その「受注処理業務」で活用しています。
CLOMO サービスには「ウィルス対策」や「緊急時のリモートロック / ワイプ代行」など様々なオプションサービスがあり、一口に「受注処理業務」と言っても非常に多くの設定パターンがあります。アイキューブドシステムズでは、それらのお申し込みに対してミスモレ無い作業を行うべく Questetra を活用しています。
以前は「紙」で管理していた作業があり、個々の作業進捗が把握しきれていませんでした。また事業所が福岡と東京の2拠点に分かれていたこともあって業務ノウハウが全社共有できずにいた部分もあったと思います。実際「○○の場合はどうしたらいいですか」というやりとりが頻繁に行われていました。
Questetra で受注管理するようになってからは、全てのオーダーに対する対応進捗が可視化され、また個々の作業ルールが明確になったと思います。
転機ミスが起こりやすい帳票作成を自動化
CLOMO のオプションサービスの中には「仕入れ」が発生するケースがあります。以前は仕入調達のための帳票を１枚１枚作成していましたが、今では Questetra の業務フロー内で自動生成させています。各案件が業務フロー図の「自動処理工程」を通過する際に「データが挿し込まれた PDF 帳票」が自動的に生成される機能です。
自動化によって作業効率が飛躍的に向上した事も素晴らしいのですが、何より「転記ミス」等の心配が無くなったのは非常にありがたいことでした。この機能は色々と応用され、今では10種類ほどの帳票が自動生成されています。
APIを活用して他システムとの連携を目論む
もともとアイキューブドシステムズは『G Suite（旧Google Apps）』をフル活用していたため、『G Suite』とシングルサインオン連携できる Questetra は非常に便利でした。今では、「有給休暇申請」「経費精算」「契約管理」と言った約20の社内業務も Questetra の上で処理されるようになりました。なお、シングルサインオン連携にあたっては、弊社製品の「CLOMO GATE」を利用しています。
今後は、Questetra の API 機能を活用し、Salesforce 等の他システムとデータ連携させようと考えています。具体的には Questetra に蓄積された作業処理実績から、「どの作業にどの程度の経費がかかっているか」と言った分析を行い、さらなる業務改善につなげたいと考えています。
※ 2020年10月に「G Suite」の名称は「Google Workspace」に変更されました
※ 本事例は2014年6月時点の情報です