こんにちわ!矢作です!

クラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を提供する我が社(クエステトラ社)は、ワークフローに関する相談をたくさんいただきます。

そのお客様特有の変わったご相談から、よくあるすぐに解決できるものまで様々なものがあります。しかし、中には「こんなワークフローはイヤだ」とぼやきたくなるものもあります(苦笑)。

本記事では「こんなワークフローはイヤだ」とぼやいてしまうものの中から「部下しかスタートできない」ワークフローをピックアップし、その課題や解決方法について考えます。

部下しかスタートできないワークフロー

「オペレーションミス報告」業務を例に考えます。ワークフロー図の例は次の図のとおりです。

現場で発生したオペレーションミスを集約し、組織として対応すべき案件を見過ごさないようにすること、集まった情報を分析し業務改善を検討すること、を目的としています。

現場でオペレーションミスが発生した時、担当者がその内容を「報告」します(報告書作成)。上司は、報告内容を「確認」し、問題がなければ完成とします。報告内容に曖昧な点があったり、原因や改善案が曖昧な場合には差し戻すことができます。(報告書確認)

上司が「確認」を終えると、業務監査チームに「報告」内容が届き、業務監査視点での何らかの対応(本記事では触れない)を行います。(監査対応)

この業務フロー(ワークフロー)の問題点は、いつまでたっても報告がされない可能性があること。

ミスを報告するという業務は、ミスをした担当者にとってメリットが感じられません。評価が下げられるかもしれないという不安があるので、積極的に取り組もうとしない気持ちが働くのも自然なことです。(このようなことが現場では起こっているという話をよく聞きます。オペレーションミス報告業務はうまくいかない…と。)

しかし、現場を統括する上司としては、組織に対してきちんと報告させなければなりません。そんな時、部下がいつまでたっても報告フローをスタートしないというのは困りものです。

こんなふうに、上司にとっては「部下しかスタートできないフロー」って、イヤな場合があります。

上司にもスタートさせてあげて!

オペレーションミス報告に限らず、営業の案件報告や企画業務など、部下の能動的な開始に任せるのではなく、上司から指示してスタートさせたい、ということは少なくありません。

次のように上司もスタートできるように変更します。

ワークフローのスタートマーク(専門用語では “開始イベント” と呼んだりします)をひとつ追加し、部下の「報告書作成」工程との間に「報告書作成の指示」という工程を置いています。

こうすることにより、「報告書作成の指示」工程で、上司は部下が報告すべきオペレーションミスのカンタンな情報(日付、概要、何らかの管理番号など)をまとめ、担当者に「報告書作成」を促すことができるようになります。

様々なスタートを想定する

ワークフロー図を書く時、基本的な流れ(今回の例だと部下からスタートする)以外に、他のスタートがないか考えると、いくつかいいことがあります。

  • 業務に関わる人は、どのようなスタートがあり得るのかを理解できる。
    • 今回の例だと上司からのスタートはイレギュラーにはならない。イレギュラーに伴う無駄な議論や調整が不要になる。
  • ワークフローシステムなどの進捗管理を行うシステムを構築(設定)する時、様々なスタートを想定することができる。

「オペレーションミス報告」ワークフローの場合は、上司だけでなく業務監査チームがスタートする、という方法も考えられますね。次の図のように、上司のスタートと同様にもう一つスタートマークを配置し、業務監査チームが報告を指示する、ことができるワークフロー図を書くことができます。

また、今回のワークフロー図に基づいて構築(設定)されたワークフローシステムを利用すると、次の図のような業務進捗の表現が可能です。

まとめ

本記事は「部下しかスタートできないなんてイヤだ!」という気持ちから始まりましたが、最終的には「スタート(業務の開始)」の考え方に関する内容になりました。

ワークフロー図を作成する時、どのような「スタート」があるのか、固定観念にとらわれず考えを巡らせてみると、よりうまく業務を進める環境を構築できる(業務改善)ようになります。

本記事でちらりと紹介した、ワークフロー図上に業務の進捗状況が表示される仕組みはクラウド型ワークフロー「Questetra BPM Suite」を利用しています。「Questetra BPM Suite」はワークフロー図を書けば、ワークフロー図通りに業務を進めていく環境が自動構築され、進捗状況や実績がわかりやすく表示されるシステムです。

まずはワークフロー図を書くところから「Questetra BPM Suite」をご利用ください。こちらから無料サービスをお申し込みいただけます。

最後に宣伝を交えました(笑)が、今回はここまで!

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