Q. ¿Para qué tipo de negocio utiliza Questetra?
WOM SYSTEM DESIGN es una compañía de desarrollo de sistemas especializados en «Sistemas de Control de Inventario».
Existen una variedad de tipo de almacenes, desde los almacenes para la «industria del vestido» hasta almacenes climatizados para «comestibles». El tipo de almacén que un sistema de control de almacén debe de contener es basto, así como las diferencias en el equipo de terminal utilizado, o los distintos procedimientos de operación aún cuando el mismo nombre de trabajo es utilizado, es decir «Recolección de Producto» o «Control de Inventario».
En WOM SYSTEM DESIGN proponemos una «KURA STAR», el mejor Sistema de control de almacén (WMS por sus siglas en inglés) para cada uno de nuestros clientes, mediante funciones parciales (modulares) que son requeridas en cada Paso. Hemos introducido Questetra BPM Suite para la estandarización de estos procesos internos. Creo que compartir la información entre la administración y nuestra Fuerza de Ventas fue una mejora significativa, dado que el progreso de los estimados, pedidos y facturación ahora pueden ser monitorizados en tiempo real.
Q. ¿Cuántos tipos de diagramas están utilizando actualmente?
Estamos utilizando 20 tipos de flujos de negocio actualmente. Entre ellos, 3 están a cargo del centro de nuestras operaciones: «Estado de Investigación – Estimado tentativo», «Detalle de Diseño – Estimado Formal» e «Inicio de Construcción del Sistema – Inicio de Sistema».
El primero es un procedimiento sin costo que realiza el Departamento de Ventas, el cual lleva a cabo una investigación de la situación actual para entregar un «estimado tentativo». En el caso de estimados de un costo mayor, estos tienen que ser aprobados por el Gerente de Ventas. El segundo es un Proceso para crear y entregar las «especificaciones del sistema» y el «estimado formal» . Este es un proceso delicado, por lo tanto fue definido como un proceso que debe tener un reporte de inspección y expedición de factura por parte de la Gerencia. El tercero es un proceso para la construcción del sistema y su implementación. Este proceso has sido definido hasta la expedición de la factura por parte de la administración.
Desde el punto de vista de el control de pedido, se han definido tres flujos separados, pero comparten la misma información de manera automática. La captura del «progreso real» solía ser muy difícil ya que era manejado en Excel, pero desde su registro automático en Questetra, el estatus de los casos puede ser entendido de manera sencilla.
Q. ¿Cuáles fueron los retos a la hora de la implementación?
Pienso que al principio hubo confusión en el area laboral, ya que los procedimientos convencional no estaban bien definidos, entonces al momento de estandarizarlos, generó confusión.
Por ejemplo, los «detalles de la cotización» estaban cerrados para los desarrolladores y los miembros del departamento de ventas, pero desde la implementación de Questetra, se definió como «requiere aprobación». Estos cambios fueron percibidos como una molestia por varios empleados.
Sin embargo, desde la implementación de estas reglas, se ha ayudado a reducir la ambigüedad en las cotizaciones de manera significativa. Creo que la brecha de información interna fue reducida y la revisión del estado del proyecto en el tiempo se hizo más fácil. En otras palabras, al principio hubo un «periodo donde la eficiencia de operaciones disminuyó», pero ahora empezamos a sentir el mejoramiento de los procesos de negocio de manera concreta.
Q. ¿Tiene planes de expander la utilización de Questetra en el futuro?
Honestamente, hace algunos años a Questetra le hacían falta funcionalidades que por un tiempo cubrimos con Excel. Sin embargo, en los últimos años las funciones de Questetra han mejorado y que encontramos útiles aunque no las hemos implementado aún.
Por el momento, nos gustaría incorporar el «procesamiento automático» de manera activa en los Flujos de Trabajo existentes. Particularmente, estamos enfrentando algunos retos en la administración de documentos formales, así que estamos expandiendo la «generación automática de documentos PDF» a más operaciones.
