Tricorn Corporation
Tareas de Aprobación de Solicitudes que son utilizadas por todos los Empleados, aplicada a Control Interno

 

Cooperación automática con ChatWork para lograr el intercambio de información simultáneo.

P. ¿Para qué tipo de trabajo utiliza Questetra?

Nosotros, Tricorn Corporation, damos servicios de CRM en la nube orientados a empresas.

Los servicios que ofrecemos incluyen “KREISEL” (http://kreisel.biz/), y “LOOPASS”, (http://www.loopass.net/) una herramienta ASP dedicada para LINE Business Connect, y “Autobahn para Appexchange”, (http://apex.tricorn.net/) una aplicación de envío de correo electrónico, etc. coordinado con Salesforce. Utilizado por muchas agencias gubernamentales, instituciones financieras y compañías que cotizan en la bolsa de valores.

Implementamos Questetra para implementación de control interno y para mejorar la eficiencia en las operaciones.
Comenzando con varias aplicaciones de Solicitudes para ser utilizadas por todos los empleados, tales como Solicitudes de Permisos y Solicitudes de Toma de Decisiones, ahora, lo utilizamos para trabajo de soporte a Usuario. Ahora, después de alrededor de 3 meses desde su introducción, aproximadamente 40 Procesos de Negocio están en operación.

 

P. ¿Han creado alguna aplicación propia?

Hemos logrado la División automática, y cooperación con otros servicios como Chatwork.

Para las Solicitudes de Aprobación, por ejemplo, existen varios tipos. Determinamos la ruta automáticamente con condiciones de División utilizando el “tipo de solicitud” y la “cantidad monetaria” como entrada en el Paso de realizar la solicitud de conformidad con las reglas internas.

De igual forma, posterior a la aprobación, compartimos la información conectando Questetra con Chatwork, la cual es la herramienta estándar de comunicación dentro de la compañía.

Por ejemplo, cuando solicitudes de compra de tipo “Requiero comprar algo” ha sido aprobada, esa información es compartida en Chatwork, y el uso de los materiales comprados es comunicado en la compañía.

Además de Chatwork, también hemos implementado, por ejemplo, registros en Kintone y re-utilización de datos posteriores al registro o el uso de Twilio para la notificación simultánea de voz a smartphone (de la compañía). Por otro lado, Los Eventos Intermedios de envío de mensaje, etc. Son utilizados para la conexión con otros servicios ya que son muy fáciles de implementar.

 

Implementación de varios Procesos de Negocio para Solicitudes en un periodo corto de menos de dos meses

P. ¿Cómo desarrolló el Flujo de Trabajo al momento de la introducción de Questetra?

Pusimos las reglas actuales en Questetra estrictamente.

Dado que el “Quién, Qué, y En qué orden debe ser llevado a cabo” está documentado en las reglas internas, pudimos diseñar los Procesos de Negocio de manera relativamente fácil.
Además, el diseño de los Procesos de Negocio fue llevado a cabo por parte del equipo de mejoramiento de proyectos cuyos miembros pertenecen a departamentos distintos.

Dentro de cada equipo, revisamos los Procesos de Negocio desde el punto de vista de el apego a las reglas internas y el intercambio de información con los stakeholders en la compañía, y finalmente los implementamos.
 

P. Por favor díganos qué expectativas tiene para Questetra

Inmediatamente después de su implementación, hubo confusión acerca del método de manipulación dentro de la compañía, pero no fue hasta un mes después que fueron reunidas.

En el futuro, planeamos expander la utilización de Questetra para operaciones de soporte de usuarios y en el departamento de desarrollo. También hay quienes quieren utilizar Questetra en sus departamentos.
Por ello es que esperamos que Questetra mejore la facilidad de búsqueda en sus manuales y que informe de métodos para disminuir esfuerzos para la entrada de datos en formas.

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