TMJ, Inc.
Aproximadamente 2000 personas la utilizan. Cambio de Flujo de Trabajo a la BPM en la Nube, capaz de visualizar y estandarizar la migración de groupware. Establecer un ambiente de mejoramiento del negocio donde se pueda promover en cada sitio.

 

Selección de mecanismo para la visualización / estandarización útil para el mejoramiento del negocio

P. ¿Para qué tipo de negocio utiliza Questetra?

TMJ, Inc. es una empresa de outsourcing de operaciones BPO incluyendo un centro de contratación.
Originalmente, nación de un Call Center interno de Fukutake Publishing Co., Ltd. (ahora conocido como Benesse Corporation). Ahora respondemos a las necesidades de outsourcing en un amplio rango de campos, desde manufactura hasta organizaciones públicas.

Usamos aproximadamente 200 flujos de trabajo de Questetra (desde Marzo 2018) para aprobaciones internas, solicitudes y reportes, incluyendo solicitudes para sellos de Certificación, o para establecer autorizaciones para los sistemas de información a la Administración. Además de los empleados regulares, algunos contratistas y trabajadores de tiempo parcial también son asignados cuentas, de manera que casi 2000 usuarios lo pueden utilizar.

 

P. Por favor díganos para qué lo utiliza específicamente.

La razón por la que iniciamos Questetra fue la migración de groupware, para las solicitudes internas que habían sido operadas en el former-ware. El Flujo de Trabajo en el groupware era funcionalmente simple, así que solo había cerca de 10 tipos de flujos para tareas rutinarias. Elejimos Questetra como plataforma para la visualización y estandarización de nuestro negocio, no solamente para migrar y también permitir el mejoramiento inter departamental además de otras tareas. Entonces, agregamos Questetra App mientras organizamos y estandarizamos tareas que han operado en diferentes maneras para trabajos similares.

Hemos resuelto nuestros problemas de Solicitud de Certificaciones, por ejemplo, el cual se realizaba vía emails o por teléfono, y ahora con las siguientes medidas.

  • La Administración recibe la solicitud y confirma los contenidos y pide la información faltante.
    • Estar en un estado en el que se acepten las solicitudes con todos los datos requeridos
  • Retrasos causados por la individualización del procesamiento
    • Estar en un estado en el que todos puedan hacerse cargo, aún cuando exista un cambio en el encargado
  • Falta de comprensión del estado de las solicitudes, su frecuencia, progreso, encargado
    • Estar en un estado donde se puede saber todo.

Como resultado, hemos acortado el tiempo de proceso de estas solicitudes, las cuales ocurren aproximadamente 300 veces al mes, en un 40%. Además, también lo utilizamos para varias tareas administrativas tales como, aprobación de compras internas, de generación de certificados, de toma de decisiones de recursos humanos, y tareas de TI tales como solicitudes de cuentas y cambios de configuración de permisos.

 

Trabajos de Mejoramiento para hacer en el Sitio

P. ¿El mejoramiento es hecho en cada sitio?

Actualmente, existen 19 sitios incluidos oficinas y centros en Japón, cada una tiene personal a cargo del mejoramiento del negocio, diseñando y operando Questetra Apps.
En el centro de Sapporo, por ejemplo, están utilizando Questetra para las siguientes tareas.

  • Solicitud de trabajo extra a la Administración
  • Reporte de ocurrencia de errores
  • Transmisión de plantillas para la coordinación de juntas

Creemos que el mejoramiento debe ser promovido por los trabajadores en el sitio por si mismos ya que muchos problemas son dados a conocer por la gente que trabaja ahí. En Within TMJ, Inc., existe una institución para la promoción del mejoramiento del negocio y nuestros empleados lo saben. Y para ellos, Questetra es una herramienta de mejoramiento fácil de usar.

 

P. Por favor díganos sus futuros planes de expansión.

Para el primer año, era para actividades de mejoramiento iniciales, y fue relativamente exitoso. A partir del segundo año, hemos asignado objetivos de mejoramiento específicos de manera numérica. Además, no hemos dado cuentas de Questetra a todos en la compañía aún. Esperamos asignar más cuentas a medida que el ambiente sea más fácil de usar para la mejora de operaciones.

 

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