SMARTVALUE Co., Ltd.
Visualización desde las aprobaciones a la orden de compra.

 

Paso de datos, de papel a en línea

P. ¿Para qué tipo de operaciones están utilizando Questetra?

En SMART VALUE, ofrecemos una gran variedad de soluciones ICT (Tecnologías de Información y Comunicaciones) dentro y alrededor de nuestro negocio principal de Data Center.
Específicamente, ofrecemos productos y servicios tales como “venta de sistemas de información de vehículos”, “venta de terminales móviles”, “servicios web públicos” y “Operación de Data Center y servidores”. Proponemos soluciones integrales de servicios para la estrategia de TI de nuestros clientes.
Hemos introducido Questetra para la visualización de nuestras operaciones de compra.
Muchas de nuestras operaciónes de compra requieren “anticipación de múltiples aprobaciones”. Utilizamos Questetra para el flujo de negocio desde dichas operaciones hasta la orden de compra. En el flujo de aprobación, Questetra nos permite cambiar de manera automática la ruta de aprobación, la cual dependiendo de la escala de la compra.

 

P. ¿Cómo manejaban los procesos anterior a el uso de Questetra?

Habíamos estado manejando la información de compras en papel.
Sin embargo, era difícil de llevar a cabo dado la naturaleza complicada de los procesos de compra. Por ejemplo, en algunos casos, un empleado podía poner una orden, y en otros, el departamento ponía varias ordenes colectivamente. También teníamos dificultad en manejar distintos lugares de entrega, y en muchos casos, se necesitaba confirmación de niveles de inventario y varias aprobaciones internas. Únicamente algunos empleados tenían la comprensión adecuada de este proceso en ese entonces.
La introducción del sistema de flujo de trabajo de Questetra no tuvo un cambio significativo en la aceleración de las operaciones dentro de la compañía en general. Pero ha contribuido al mejor entendimiento de las reglas de negocio y el flujo de los procesos, lo cual es útil para efectos d control interno y eliminar trabajo innecesario y para la estandarización de procesos que eran muchas veces llevados a cabo de manera distinta de acuerdo a la persona que los ejecutaba. Además, es un gran logro el poder captar el número de compras y cuánto pagamos por ellas de manera fácil y clara y con información suficiente de cómo fue realizado ese proceso de compra.

 

Facilidad en el diseño de flujo, expandiendo más allá del trabajo administrativo

P. Por favor comente los desafíos que tuvo durante la implementación

Hemos llevado a cabo un cambio drástico de las reglas internas a partir de la implementación de Questetra, porque ahora somos capaces de diseñar los procesos de negocio desde cero y de una manera fácil. A pesar de que al principio estábamos un poco nerviosos al dibujar los diagramas de flujo por no estar familiarizados con la notación de BPM, pudimos acostumbrarnos fácilmente. Fue muy sencillo para mi, que estuve a cargo de la implementación del sistema ya que no necesité de conocimientos de programación, así que prácticamente no me llevó tiempo empezar a probar el modelado de flujo.

 

P. ¿Tiene contemplado extender el uso de Questetra para otras operaciones?

Estamos ya de hecho utilizando Questetra para manejar solicitudes de viaje y otras gestiones de gastos de viajes de negocios. Aproximadamente 270 empleados hacen solicitudes de anticipo de recursos y su posterior reajuste de gastos en línea, además de sus supervisores quienes también están usando Questetra. Hoy en día, al rededor de 30 operaciones son manejadas en línea con Questetra.
Más aún, recientemente hemos extendido su uso para nuestras operaciones de instalación de equipo. Aunque todavía se encuentra en fase de prueba, hasta ahora podemos ver que es bastante útil para el registro detallado de trabajo, lo cual no estaba disponible anteriormente. Creo que podemos recomendar el sistema para su utilización en cada departamento de ahora en adelante.