P. ¿Para qué situación comenzó a utilizar Questetra BPM Suite?
Shanon Inc. es una compañía de software que provee Automatización de Marketing para el soporte de empresas de marketing.
Damos soporte de actividades de marketing de compañías en forma de servicio en la Nube. Además, también hemos lanzado, consultoría de marketing comprensivo servicios, tales como «Outsourcing», «diseño de proceso», «construcción de sistema de infraestructura», además de la oferta de herramientas (servicio en la Nube). En la investigación de mercado para la «soporte de marketing integrado» hemos obtenido el lugar «No.1 de mercado por cinco años consecutivos» (*). (*ITR Market View; Marketing Management Market 2015)
Somos una compañía nueva. A pesar de que nuestra historia de la compañía es corta, estamos utilizando Questetra BPM Suite porque «queremos fortalecer la estructura de la compañía al sistematizar la experiencia que hemos obtenido hasta ahora!»
Comenzamos a utilizar Questetra BPM Suite en febrero de 2011, con 60 personas. Al principio, lo utilizábamos solo para «solicitudes».
P. Por favor díganos acerca de las maneras concretas de su utilización.
Existen aproximadamente 100 Procesos de Negocio en operación en Shanon. Entre ellos, a pesar de que tenemos «reglas muy estrictas» para la transferencia de información, hemos creado un Proceso de Negocio de tal manera que todos cumplan con ellas. Ahora, estamos llevando a cabo el negocio en ella.
Más específicamente, por ejemplo, en el manejo de información personal, definimos el procedimiento de Flujo de Trabajo que pueda obtener de manera natural:
- Revisar al incluir un tercero,
- Guardar evidencia de las operaciones,
- Registrando el historial de trabajo y asegurar su rastreo.
- 2004: Certificados en el Sistema de Gestión de Seguridad de Información BS7799-2: 2002
- 2004: Certificados en el Sistema de Gestión de Seguridad de Información ISMS V2 Esquema de Evaluación de Conformidad
- 2007: Certificados en el Sistema de Gestión de Seguridad de Información ISO 27001
- 2008: Certificados en el Sistema PrivacyMark
Aún cuando no almacenamos Información Personal en si en Questetra, podemos simplemente indicar la «Definición de Procesos de Negocio para la gestión de Información Personal» y «su historial de negocio», cuando nos examina la institución de certificación para la actualización del PrivacyMark.
Es una gran ventaja que inclusive los empleados en as oficinas en el extranjero (Shanghai) lo pueden usar al mismo nivel que los empleados domésticos.
P. Por favor díganos acerca de su implementación.
A propósituo de los negocios fuera del control interno, también usamos el enlace con «Google Spreadsheet» para la gestión de activos.
Debido a que existe mucha información de cómputo como las computadoras personales, y su gestión se hace muy difícil, hemos implementado aplicaciones para «Empezar a usar» o «Desechar» em el Flujo de Trabajo. La información más actual es registrada automáticamente en la Hoja de cálculo del registro de activos, y de esta manera el uso de artículos puede ser comprendido en tiempo real e cualquier moemento. Al momento de la confirmación de activos por parte del tercero, es útil entender «quién» utiliza «qué equipo» en «dónde».
Además, también tenemos colaboración con «Backlog», la herramienta de gestión de proyectos, recientemente. También pretendemos ejecutar e negocio de acuerdo al plan de progreso en «Backlog», y no limitarnos a la gestión del progreso y al registro del negocio en «Questetra».
P. Por favor díganos acerca de sus expectativas futuras de Questetra.
A pesar de que ya han pasado más de cuatro años desde que comenzamos a usarla, aún sentimos que la configuración del «operador de cada Paso» es difícil.
Por ejemplo, cuando la autoridad encargada de la toma de decisiones está determinada a partir de la combinación de «título del trabajo» y la «jerarquía organizacional», las reglas son muy complejas. Por lo tanto, el diagrama de Flujo de Trabajo será muy complejo también. Aunque pueda ser una petición irracional, nos gustaría que las configuraciones de asignación de personal se pudieran hacer de una manera más intuitiva aún cuando la «asignación de reglas» sea compleja.
También planeamos tener más personal encargado del diseño de los Procesos de Negocio. Seremos capaces de acelerar el ciclo de mejoramiento de los Procesos de Negocio si la función de Ayuda y los manuales son mejorados junto con su búsqueda avanzada.
