P. ¿Con qué propósito utilizan Questetra BPM Suite?
«Sansan» contribuirá al fortalecimiento de la fuerza de ventas y el crecimiento de las mismas mediante el uso eficiente de la información de las tarjetas de presentación para el proceso de ventas.
También somos proveedores de «Eight», una aplicación de gestión de tarjetas de presentación para individuos, el cual está basado en el concepto de «cambio de tarjetas de presentación a ligas de negocio».
En abril de 2013 recibimos una inversión equivalente a 500 millones de yenes. Continuaremos la expansión de nuestra organización y el mejoramiento de nuestras operaciones tanto en términos de calidad como de eficiencia para alcanzar nuestras metas de aumentar el reconocimiento de nuestros productos «Sansan» and «Eight», así como acelerar el desarrollo de negocios a nivel global. Bajo estas circunstancias, es importante no descuidar el ritmo de la toma de decisiones concernientes a la expansión de nuestro negocio. Es por esto que decidimos utilizar Questetra BPM Suite para nuestras operaciones relacionadas con «compras» relacionadas con la ejecución de varios de nuestros proyectos. Esto como paso inicial en nuestros planes de mejoramiento de negocio.
P. ¿Qué ventajas encontraron?
Al principio, intentamos utilizar un sistema de flujo de trabajo simple de otra compañía para poner en marcha el proyecto de mejoramiento en nuestro proceso de compra, sin embargo, tuvimos muchas restricciones. Por ejemplo, no podíamos asignar un mismo supervisor en varios departamentos concurrentemente, o no podíamos determinar el personal para tareas de aprobación de manera flexible, inclusive, no podíamos configurar fechas límite para las tareas.
Questetra BPM Suite, además de su compatibilidad con G Suite (antes Google Apps), tiene funcionalidades que superan las restricciones que teníamos con el otro sistema. Aún mejor, el poder modelar el proceso mediante el dibujo del diagrama de flujo de negocio es una gran ventaja.
Aún sin conocimientos de programación, pudimos construir de manera intuitiva y altamente funcional un sistema de negocios que incluye el envío de alertas por correo electrónico cuando una tarea se acerca a su fecha de vencimiento. Después de terminar nuestro proyecto en el área de compras, hemos sistematizado 15 flujos de negocio más en las áreas de RH, Legal, y otras 10 áreas más.
P. ¿Cree que Questetra ayuda en la aceleración de la toma de decisiones?
Diría que la funcionalidad más útil para Sansan es Task Feed. Task feed es la funcionalidad de Red Social Empresarial con la cual no solamente se puede generar información (tweet), pero también se puede asociar dicha información con cada proceso de negocio como una aplicación.
Mediante el uso activo de task feed, el personal puede intercambiar (discutir o confirmar) información detallada de los proyectos sin necesidad de usar el teléfono, y a la vez, mantiene el registro de este cambio de información asociado con los proyectos. Ahora podemos procesar las aprobaciones de toma de decisiones importantes sin cuellos de botella.
P. ¿Cuáles son sus expectativas de Questetra en el futuro?
Ya que en Sansan nuestras ventas y nuestro personal han estado creciendo rápidamente en los últimos años, el fortalecimiento de nuestro control interno ha cobrado importancia.De ahora en adelante, queremos considerar el procurar un ambiente donde podamos llevar a cabo nuestro negocio de manera eficiente y ciertamente implementaremos las reglas de la compañía, mediante la sistematización con el uso de Questetra.
Hemos hecho ya ciertas solicitudes importantes para mejoras en Task Feed, las cuales fueron atendidas estupendamente. Tenemos ahora otra solicitud concerniente a los condicionales que respondan a particularidades del solicitante y esperamos sean respondidas de acuerdo a nuestras necesidades.
