P. ¿En qué tipo de operaciones utiliza Questetra en su negocio?
Mitsubishi Pencil Group está constituído por Mitsubishi Pencil Co., Ltd., 43 subsidiarias y 3 compañías asociadas con más de 2800 empleados. Fabricamos y comercializamos herramientas de escritura y productos periféricos dentro y fuera de Japón, especialmente de la marca “uni”.
Desde su fundación en 1887, hemos trabajado para el mejoramiento de la calidad e innovación como líder mundial en la fabricación de herramientas de escritura, bajo nuestro lema “La máxima calidad es el máximo servicio”. Hoy en día, alrededor del 45% de nuestras ventas son internacionales.
Estamos utilizando Questetra en alrededor de 30 flujos de propósito general y en el departamento de personal. Por ejemplo, el flujo de toma de decisiones denominado: “Decisiones en la oficina del Presidente”, en el cual los proyectos de gran importancia, como por ejemplo: “inversiones en nuevas instalaciones” o “inversiones en nuevos sistemas de información”, pueden ser revisados por múltiples directores de manera simultánea.
P. ¿Qué sistema de flujo de trabajo estaban utilizando antes de la implementación de Questetra?
Utilizabamos Notes 6.5 antes de Questetra.
No teníamos problemas funcionales con el sistema, sin embargo, nos interesaba una herramienta en la nube para el reemplazo de software de propósito general y la estandarización del trabajo para fines de 2012. Esto como parte del plan administrativo a mediano plazo para eficientar las operaciones existentes, el cual comenzamos en 2010.
Investigamos y probamos varios productos, pero encontramos que la mayoría de los productos de flujo de trabajo basados en la nube ofrecían únicamente “flujo de trabajo simple y llano”. Por lo tanto, no estaban a la altura de nuestras necesidades. Después, tuvimos la suerte de encontrar Questetra en una exhibición de aplicaciones en la nube. Questetra nos permite realizar negocios complejos como “procesos concurrentes” y “looping” en la nube y de manera fácil. A comparación de Notes, la ventaja más grande es la “pantalla de creación de flujo de trabajo”, la cual es gráfica y fácil de entender intuitivamente, lo cual permite crear flujos complejos inclusive a personas que no son expertas en el uso de la aplicación.
P. ¿Qué problemas enfrentó durante la migración de los procesos?
Calculamos alrededor de 6 meses para realizar la migración y todo progresó de acuerdo al plan. Fue completado de manera exitosa y sin ningún problema mayor.
Específicamente, comenzamos a hacer pruebas en grupos pequeños de 10-20 personas alrededor de diciembre de 2011, y gradualmente incrementamos el número de personas a principios de 2011. Para julio de 2012, aproximadamente 800 empleados se encontraban utilizando la herramienta para sus procedimientos y operaciones diarias.
A pesar de que dejamos fuera algunas partes para continuar siendo procesadas en Notes, creo que es impresionante que únicamente un pequeño número de empleados internos lograron la construcción y operación del sistema. También estamos satisfechos con el hecho de que podemos cambiar el flujo de las operaciones por nosotros mismos y cuantas veces sean necesarias para mejorar la operación de los usuarios.
Tuvimos un poco de dificultad en la gestión de cambio, ya que los empleados estaban acostumbrados a la interfaz que se utilizaba con Notes. Tuvimos que trabajar en las especificaciones del reemplazo, reunirnos con los administradores de distintas areas que utilizan un flujo determinado. Por otro lado, creamos manuales generals y tuvimos sesiones informativas en cada oficina. Antes de comenzar las operaciones, ofrecimos soporte y en unos meses estaba establecido.
P. ¿Planea incrementar las operaciones que aplican la herramienta en el futuro?
Por ejemplo, estamos planeando la utilización activa para los procesos administrativos en nuestras oficinas nacionales y en nuestras plantas en el exterior. Para nuestras fábricas en el extranjero, existen procedimientos para el envío de mercancía desde la fábrica, inspección local y envío, etc. Estamos considerando que es necesario promover la visualización de los procesos que generan cuellos de botella y revisar el problema.
