Cybertrust Japan Co., Ltd.
A 5 años desde su implementación, hoy en día Todas las Operaciones del Negocio están en el Flujo de Trabajo basado en la Nube!

 

Comenzando con operaciones de tipo «Solicitudes y Reclamos», «Soporte de Ventas» después de solamente 3 años!

P. ¿Por favor díganos para qué negocio utiliza Questetra?

MIRACLE LINUX CORPORATION (actualmente «Cybertrust Japan Co., Ltd.») fue fundada en el año 2000 como una compañía que provee software esencial para Servidores (OS). Hoy en día, desarrollamos y comercializamos productos para la monitorización de sistemas y software de respaldo, con base en tecnologías de OS centrales (OS kernel). Introdujimos Questetra como sistema de Flujo de Trabajo en la Primavera de 2010 para «reportes de gastos» y «solicitudes» en línea.

Para la selección del Flujo de Trabajo en Miracle Linux, consideramos que A) «Necesitamos reducir el procesamiento de solicitudes». Y B) «Necesitamos un servicio en la nube (SaaS) de ubicación libre y disponible desde cualquier punto» debido a que tenemos muchos viajes de negocios tanto nacionales como internacionales.

La selección para su introducción fue hecha por dos personas, el Presidente, quien tiene una larga carrera en la industria de TI y un miembro de RRHH quien no tenía ninguna experiencia de programación. Fue introducido oficialmente en solo un mes y medio. Más que nada, creo que el modelado de Flujo de Trabajo basado en Flash es excelente. Al principio de su introducción, 18 procedimientos de negocios fueron hechos sin papel. Específicamente, estos procesos fueron «solicitud de reembolso de gastos», «reporte de gastos», «requisitos de viaje», «solicitud de pedido de gafete», «solicitud de BYOD», «solicitud de creación de contrato y revisión», «solicitud de admisión», etc.

Más de cuatro años han pasado desde que comenzamos la utilización de Questetra, y ahora realizamos casi todo el trabajo con ella. Los Flujos de Trabajo que operamos ahora son 70 tipos distintos de operaciones de negocio.

 

P. ¿Cómo incrementó la aplicación de operación de negocios?

Al principio, la utilizábamos principalmente para operaciones que conciernen al departamento de Contabilidad.

Una vez que se ha experimentado la ventaja que ofrece el «no circular documentos en papel para el trabajo», no pudimos evitar promover A) La reducción de solicitud de procedimientos en papel tanto como sea posible.

Pudimos lograr que la aplicación de las operaciones de negocio pudieran ser hechas solamente por solamente un miembro, gracias a la pantalla de operación de Questetra basada en Flash, el cual permite que personal sin conocimiento de TI pueda construir sistemas complejos de Flujo de Trabajo.

Sin embargo, ya que Miracle Linux es una compañía que comercializa Linux OS (software central para Servidores), hay varios ingenieros que están familiarizados con sistemas de información en nuestra compañía. Algunas veces tenían comentarios de, por ejemplo, ambigüedad en la pantalla de entrada o en el flujo de negocio. De hecho, tuvimos que realizar «encuestas de usuarios» muchas veces. Basados en los «puntos insatisfactorios», realizamos mejoras poco a poco.

 

Reconocimiento de su efectividad en caso de terremoto.

P. ¿Podría compartir sus impresiones después de todos los años de usar el Sistema?

Aunque se puede decir de todas las herramientas, es importante que A) Se puede usar en cualquier momento, además de B) Está disponible desde cualquier parte.

El Gran Terremoto del Este de Japón sucedió en Marzo 11, 2011 después de aproximadamente un año después de la introducción de Questetra.

También hubo un terremoto de alrededor de 5 grados en la escala del JMA en el área de Tokio, donde Miracle Linux está ubicada. Y pasamos por un momento de confusión ya que el servidor interno no estaba disponible ni los empleados podían regresar a sus casas. Sin embargo, pudimos continuar utilizando “G Suite” (antes Google Apps) (Email / archivos) y “Questetra” (Flujo de Trabajo), servicios en la nube, de manera estable.

A pesar de que hablamos en términos de “Continuidad del Negocio” o “BCP” hoy en día, fue gracias a los servicios en la Nube que pudimos controlar las actividades del negocio sin parar. Incluyendo operaciones bajo circunstancias normales, estamos contentos con su alto desempeño operacional.

 

P. Por favor díganos qué puntos le gustaría que mejoraran de Questetra.

Questetra, como un servicio en la Nube, es bueno por sus funciones añadidas periodicamente, y su mejoramiento de funciones. Por otro lado, para el usuario, tenemos que examinar el contenido de las especificaciones de la nueva versión, para asegurarnos de que no haya «grandes cambios» en nuestras operaciones diarias.

En algunos casos, podemos llevar a cabo pruebas previas de los cambios. Estaríamos agradecidos si hubiera un mecanismo que nos ayudara a reconocer «los Flujos de Trabajo que serán afectados» cuando dichos cambios ocurren.

Además, también enviamos los registros de procesos de negocio en Questetra para la auditoría de fin de año. Para ello, necesitamos imprimir los datos de Questetra ya que varios deben ser enviados en papel, inclusive ahora. Pienso que sería útil si existiera un mecanismo que nos permitiera adaptar la composición de la información, ya que actualmente, datos innecesarios para la auditoría son incluidos al momento de imprimirlos y esto incrementa el número de páginas que deben ser imprimidas.

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