P. ¿Para qué operaciones utiliza Questetra?
KAWANO CONSUL es una compañía que provee consultoría especializada en sucesión de negocios.
Ofrecemos servicios de asesoría para las medidas necesarias para la emisión de acciones de empresas previamente privadas, como por ejemplo: “Procedimiento de transferencia de acciones” e “Implementación de tipos de acciones”.
Han pasado ya dos años desde que empezamos a implementar Questetra BPM Suite (desde octubre de 2013). Hoy en día utilizamos la herramienta para muchas operaciones internas tales como “Reporte de gastos” y “Otras operaciones de aprobación de solicitudes”. Inclusive la utilizamos para monitorear el progreso de nuestros proyectos de consultoría, nuestra operación principal del negocio. Inclusive utilizamos la herramienta para generar y enviar contratos y facturas de manera automática.
Entre las operaciones hechas con Questetra, he notado que el “Reporte de gastos” y el “Proceso de reembolso” se han vuelto más fáciles. Ya no es extraño que los empleados utilicen el número de identificación de proceso de Questetra en sus conversaciones diarias en la oficina.
P. ¿Qué problema tenían antes de implementar Questetra?
Habían muchas personas mayores que no estaban acostumbradas al uso de la computadora para su trabajo diario, un problema que ha aumentado recientemente. Hubieron muchas ocasiones en que les requirieron cambiar la configuración de sus computadoras.
En KAWANO CONSUL, creemos que es importante la construcción de un “ambiente que pueda soportar las operaciones diarias solamente con el uso de una Tablet o Smartphone”, es decir, promover la migración de los sistemas internos a la nube. Más específicamente, estamos tratando de construir un sistema que pueda ser utilizado mediante un Smartphone o tablet y que sea amigable para las personas a las que les incomoda usar una computadora además del uso de G Suite (antes Google Apps) y el groupware basado en la nube “Questetra BPM Suite”, el flujo de trabajo basado en la nube.
Hoy en día, pienso que la calidad y la velocidad de compartir información ha mejorado grandemente, gracias a las operaciones mediante la posibilidad de realizar “solicitudes mediante un iPhone” y hacer las “aprobaciones mediante un iPad”.
Today, I think the quality and its speed of information sharing has been improved greatly, thanks for daily operations of ‘Applicating on iPhone’ or ‘Approving on iPad’. Las operaciones de soporte se realizan rápidamente y en su mayoría en el iPad y los casos donde se requiere la asistencia del gerente de sistemas se han reducido a la mitad.
P. ¿Qué tan grande fue la ventaja de haber migrado a la nube?
Estamos promoviendo que el sistema en la nube tenga otro gran objetivo, el “Mejoramiento del ambiente para el teletrabajo”.
Hay personas altamente calificadas a quienes les es difícil transportarse al trabajo. Además, supongo que algunos empleados querrán cambiar a el esquema de teletrabajo con el tiempo. Así que hemos reducido el número de tareas que “deben de ser realizadas dentro de la oficina” de manera exitosa mediante el uso de G Suite para el correo electrónico y calendarios y utilizando Questetra para transmitir datos del negocio.
Ahora existen operaciones que son hechas únicamente por personas que teletrabajan, los cuales han aumentado a un 25%. Estamos en la fase de aumentar gradualmente el “contrato de teletrabajadores”.
Q. Please tell us about the outlook for the future.
P. Por favor díganos acerca de sus planes a futuro.
Ahora, estamos corriendo pruebas para un mecanismo que comience los procesos de negocio mediante una llamada telefónica.
Creemos que los Smartphones son todavía estorbosos y complicados. Es por eso que estamos tratando de construir un sistema que comience un flujo de trabajo mediante una llamada telefónica.
Específicamente, se trata de un sistema que comienza un proceso de “Reporte de gastos” de manera automática al momento de registrar un ID de proyecto en el cual un gasto tomó lugar mediante una llamada de respuesta automatizada. Un consultor puede anotar el ID del proyecto y anotarlos en las cuentas y recibos pertinentes y entregarlo a su regreso a la oficina. Los pasos siguientes serán atendidos por el personal encargado. Tenemos muchas otras “ideas”, lo cual quiere decir que hay “espacio para el mejoramiento”, pero puedo prever la reducción de errores en los reportes y el aumento de la eficiencia de los pasos subsecuentes.
Por cierto, no incurrimos en ningún costo extraordinario por el sistema en sí.
Está hecho mediante una simple extensión en donde únicamente se añadió un punto de entrada en la definición del proceso de negocio, y conectando con el API del servicio de telefonía en la nube “Twilio” y el API de conexión de Questetra. Ahora sí entendemos el concepto del llamado “Ciclo de Mejoramiento de Negocio”.
