P. ¿Para qué operaciones utiliza Questetra BPM Suite?
El Grupo JTB está expandiéndose a una variedad de negocios en la industria del turismo. Y estamos celebrando nuestro 100 Aniversario en 2012. Nosotros en JTB SYSTEM SOLUTION,INC., tenemos el rol de proveer servicios de TI para las compañías del Grupo JTB.
Esatmos aplicando el sistema de Business Process Management system (BPM) para las tareas tales como ‘Planeación de Gastos (borrador) y Acuerdos‘. Lo estamos integrando con G Suite (antes Google Apps). Antes de la introducción del sistema, solíamos tener muchos problemas tales como el “tiempo de confirmación del memo interno” o “tiempo requerido para completar el memo interno” ya que todo ocurría en papel para la toma de decisiones. Ahora, podemos visualizar “Quién procesó Cuándo”.
P. ¿Realmente ayuda el fortalecer el cumplimiento de las reglas de negocio?
En JTB SYSTEM SOLUTION,INC.(JSS), queremos asegurar el cumplimiento de las reglas internas y las regulaciones dentro del motto «Actuar respetando la Justicia”.
A veces se necesita tiempo para verificar y corregir, porque el personal encargado de realizar los borradores necesitan determinar las personas encargadas de la toma de decisiones en la regla de negocio en papel. Sin embargo, desde la introducción de BPM, fluyen de manera natural en la regla de negocio dado que el Flujo de Trabajo provee los “contenidos de las reglas de operación”. Creemos que el control interno se ha fortalecido en, por ejemplo, la “fecha de procesamiento” de cada paso registrado, etc.
P. ¿Redujo también el tiempo Acuerdo?
Creo que la reducción del tiempo de proceso causado por el “re proceso ocasionado por error” se ha reducido en gran medida. Es decir, aunque la ruta de acuerdo sea diferente dependiendo de la cantidad y elementos de gasto, era muy difícil hacerlos comprensibles para cada empleado.
También creo que el cuello de botella operacional puede ser detectado y el hecho de que se pueda llegar a un acuerdo desde afuera de la oficina por medio de smartphones ha ayudado al mejoramiento de la eficiencia operacional.
P. Por favor díganos sus planes de desarrollo en el futuro.
Estamos intentando extender la cobertura de manera sucesiva para por ejemplo los “Procesos de documentos de Contratos”. Particularmente, documentos de contrato de pedidos, los cuales son frecuentemente compartidos entre las oficinas centrales y locales. Nos gustaría ponerlas juntas y “eliminar el uso de papel”.
