P. ¿Para qué tipo de trabajo utiliza Questetra?
JTB BUSINESS INNOVATORS Corp. es una compañía que provee servicios financieros para viajeros y agencias de viaje.
Por ejemplo, ofrecemos tarjetas pre pagadas que pueden ser utilizadas en el extranjero, servicios de casa de cambio para extranjeros visitando Japón, servicios de pre acuerdos para reservaciones de hospedaje de servicios Web, etc.
Utilizamos Questetra para el trabajo de conclusión de Contrato.
Estamos operando en tres Flujos de Trabajo. Borrador de aprobación de Contrato, Registro de firma y Registro de Información del Contrato. Y los contenidos del Contrato pueden ser confirmados mediante un archivo digital, esto ayuda a prevenir la pérdida del original.
P. Por favor díganos por qué eligió Questetra.
Al usar Questetra, no podemos crear un Contrato oficial a menos de que hagamos el debido proceso de Aprobación y el proceso de Firma, así que ahora podemos adecuadamente implementar las reglas internas.
Además, la persona encargada de aprobarlo, puede tomar decisiones aún estando fuera en viaje de negocios, lo que hace que podamos reducir el tiempo necesario para la aprobación.
Es un sistema estable que podemos usar confiadamente considerando el uso real de JTB SYSTEM SOLUTION,INC., una compañía del grupo.
P. ¿Qué retos enfrentaba antes de la introducción de Questetra y cómo los resolvió?
Antes de utilizar Questetra, manejábamos los borradores de contratos para firma en papel.
Desde el punto de vista del creador del borrador, no era posible saber en qué estado se encontraba el proceso de aprobación y firma, lo cual hacía que tuviera estrés innecesario teniendo que contactar al Departamento de Administración para obtener información.
Utilizando las funciones de obtención de datos de Questetra, el creador puede ver el progreso del proceso y así poder calcular el tiempo para completar la creación del Contrato Final.
Q. Is there anything you have devised for its use?
P. ¿Han realizado algún mecanismo especial basado en Questetra?
Ya que es muy importante la confidencialidad de la información del contrato, hemos restringido las autorizaciones de visualización y de control para que estén limitadas a la Oficina de Administración General y la gestión estricta de autorizaciones.
Hemos diseñado un Flujo de Trabajo de manera que la ruta que cumpla con las reglas es elegida de manera automática, dependiendo del tipo de contrato.
Además, hemos preparado un Paso para la revisión a mitad del proceso para la revisión por parte de la Oficina de Administración General y así asegurar que el tipo de contrato no esté equivocado y no permitir que inadvertidamente tome la ruta equivocada.
A partir de ahora, me gustaría promover la automatización para por ejemplo digitalizar la información del historial de aprobación y su documento correspondiente y utilizar esto para la expansión del negocio.
