Q. ¿Para qué tipo de operaciones utiliza Questetra?
Impress Group, es un grupo empresarial de medios con más de una docena de subsidiarias, como «Impress Japan Corp.», una empresa relacionada con publicaciones de TI, etc.
Con el uso de medios digitales como impresos, proveemos contenidos y servicios que dan valor de acuerdo con las necesidades actuales (Tokyo Stock Exchange 9479).
Junto con la revista «IT PC», el grupo comercializa una gran variedad de contenido relacionado con “Música”, “Diseño” y “Actividades al aire libre”, por mencionar algunos. «Impress Holding, Inc.», es la compañía encargada de proveer la infraestructura adecuada así como otros recursos necesarios para las operaciones.
Estamos empleando el sistema de flujo de trabajo basado en la nube de Questetra como una herramienta sólida que facilita el ‘Control de TI’ como parte de el re enforzamiento de actividades de control interno, a la vez que también funciona como una herramienta para obtener eficiencia operacional .
Q. ¿A qué se refiere con control de TI?
En Impress Group, tenemos alrededor de 600 empleados haciendo uso de diversos sistemas de negocio con las que se llevan a cabo actividades diarias. Estos sistemas son para usos diversos, entre ellos ‘editores de contenido’, ‘herramientas de servicio’ y ‘herramientas de gestión de datos de clientes”.
Desde la perspectiva de ‘Control de Process’, es importante prevenir ‘errores’ en el uso de dichos sistemas. Por otro lado, los sistemas deben también, administrarse adecuadamente.
Anteriormente, la gestión de permisos para el uso de estos sistemas había sido manejada en papel. Por lo tanto, en el caso de nuevas contrataciones, renuncia de personal o transferencias entre departamentos, el cambio de dichos permisos era complicado. Y a pesar de que el Departamento de Personal o el departamento pertinente en cada subsidiaria estaba a cargo de realizar dichos cambios, se daban problemas tales como:
- No se recibía notificación de los cambios debido a que el documento se quedó detenido en algún lugar del proceso.
- Era difícil encontrar el registro de procesos pasados.
- El proceso de auditoría de implementación de control interno tomaba tiempo y recursos excesivos.
A partir de la implementación de la herramienta de Questetra, la autorización del uso de sistemas está actualizada diariamente mediante la digitalización del proceso de control de cambios. Además, los costos de “auditoría del estado de implementación de control interno” (Auditorías de Control Interno) fueron reducidos notablemente, ya que los elementos necesarios para la auditoría podrán ser entregados fácilmente dado que todos los cambios son registrados automáticamente por el sistema. También, creo yo, que la eficiencia operacional del departamento de sistemas de TI ha mejorado notablemente.
Q. ¿Qué aspecto consideró de más importancia en su elección de sistema de flujo de trabajo?
Definitivamente la “Computarización de los procesos” fue importante, sin embargo, era más importante para mi la necesdad de entender el flujo. Buscaba “tener una vista general de todo el diagrama de flujo de trabajo (sistema)”. De hecho, encontré Questetra al realizar una búsqueda en Internet de “diagrama de flujo para negocios”.
Creo que esas funciones son maravillosas y otros productos no las tienen. Por ejemplo, la “capacidad de usar expresiones condicionales” para crear ramas en el diagrama de flujo de trabajo, y la “capacidad de enviar correos electrónicos a cualquier dirección” en las alertas predeterminadas en el flujo o “la funcionalidad de carriles (swim lane)” para la automatización de asignación de personal en cada etapa del proceso. Espero que la transferencia de operaciones entre el personal será mucho más fácil si se logra describir todos los diagramas de flujo de trabajo en el Sistema de BPM.
Q. ¿Qué otras funciones son importantes para usted?
Durante la introducción del sistema de flujo de trabajo, la “abilidad para cooperar con G Suite (antes Google Apps)” fue importante. Las configuraciónes asociadas con G Suite fueron muy fáciles y en poco tiempo pudimos trabajar con Questetra y G Suite. Planeamos utilizar aplicaciones para procesos de negocio en las áreas de Recursos Humanos y Administración en el futuro.
Nos gustaría trabajar en más de un dominio a la vez. Nos gustaría “poder manejar múltiples dominios de G Suite con Questetra” en vez de operar cada dominio de manera separada. Esperamos poder hacerlo pronto.
