P. ¿Para qué tipo de operaciones utiliza Questetra?
En HOUSEDO Co,Ltd. proveemos a nuestros clientes con “Servicios Residenciales en un solo lugar”, al desarrollar un sistema 3 en 1 de distribución para actividades tales como correduría de bienes inmobiliarios, correduría de inmuebles en re venta y remodelación, correduría de terrenos y construcción de nuevas edificaciones o la compra, renovación y reventa.
No desarrollamos meramente un sistema de distribución de ‘correduría, remodelación y compra’, también proveemos servicios relacionados, tales como mediación de hipoteca y seguro, además de planeación y coordinación de diseño, y planeación financiera en una sola agencia, con el propósito de dar un “nuevo y cordial servicio para aquellos que compran y venden bienes raíces”.
En 2006, basados en el conocimiento acumulado en las agencias de la compañía, comenzamos la franquicia de la correduría de bienes raíces. Apuntando a la creación de un servicio al cliente seguro y conveniente al momento de publicar la información de su bien raíz, el número de franquicias de Housedo! ha crecido hasta 285 agencias a nivel nacional. (A fin de 2014)
Hemos introducido Questetra para sistematizar las operaciones de aprobación de toma de decisiones.
P. ¿Qué tipo de retos enfrentaron?
Previamente, utilizábamos un sistema de flujo de trabajo asociado con Groupware para la aprobación de toma de decisiones.
Dicho Flujo de Trabajo no era “un sistema con el cual las reglas internas fueran fáciles de cumplir”, porque los solicitantes debían ingresar en el formato de toma de decisiones el nombre de la persona responsable de la aprobación cada vez. Cuando el término de contrato se expandía, los formatos de aprobación aumentaban hasta a 40 tipos, así que la “tarea de ingresar la persona responsable de acuerdo a las reglas de la compañía” no era sencillo, especialmente, para los nuevos empleados.
Por lo tanto, decidimos re-desarrollar el sistema de aprobación introduciendo Questetra para la resolución de los problemas mencionados anteriormente.
Después de correr Questetra, el «Procesamiento de acuerdo con las regulaciones de la compañía” es llevado a cabo de manera automática por cualquier persona que realice la solicitud, eliminando la engorrosa tarea previamente requerida. De esta manera, construimos un adecuado flujo de toma de decisiones.
Afortunadamente, HOUSEDO ha sido listada en la bolsa de valores Tokyo Stock Exchange Mothers (Mercado de alto crecimiento y acciones emergentes) en marzo de 2015. Por esta razón, ahora podemos responder de manera inmediata a cuestiones de ‘Quién, Cuándo y Qué al momento de una auditoría operacional o contable’.
P. Por favor díganos cuáles fueron los puntos clave para elegir Questetra.
Consideramos la reforma de varios Procesos de Negocio a demás de toma de decisiones.Comparamos varios productos de los llamados “Flujos de Negocio” y “BPM”. Eventualmente, decidimos elegir Questetra por los siguientes 3 aspectos:
- Capacidad de Sistematización del negocio y mantenimiento por parte de los empleados y sin necesidades de conocimientos de programación.
- Capacidades de integración avanzada dados las mejorías en su APIs.
- La respuesta oportuna por parte de su Servicio al Cliente.
De hecho, a pesar de que algunas reglas han sido corregidas después de correr este Flujo de Trabajo, fuimos capaces de modificar los Procesos de Negocio de manera rápida. Estamos muy satisfechos con él.
P. ¿Qué espera de Questetra en el futuro?
Entré más automatizados estén los Procesos de Negocio, más aumenta la eficiencia. En consecuencia, podremos acelerar nuestra expansión aún más.
Nuestro uso de Questetra ha sido enfocado en comparativamente simples “procesos de departamentos indirectos”. Ahora estamos considerando incrementar el uso para “procesos de departamentos directos” más complejos en el futuro.
Es verdad que Questetra ha tenido mejoras en varios aspectos desde su instalación, hace año y medio. Sin embargo, peticiones para más mejoras han salido del área donde se utiliza Questetra. De ahora en adelante, transmitiremos las “solicitudes de usuarios” como retroalimentación, entre ello, la creación de un sistema más amigable.
