P. ¿Para qué tipo de operaciones está utilizando Questetra?
En CRIAX.Co. LTD, nos dedicamos a la administración de Karaokes, «Comic cafes» y restaurantes. Actualmente, tenemos 67 establecimientos, principalmente en el área de Tokio, incluyendo los populares UTAHIROBA and KaraNet24.
En la industria del entretenimiento, es muy importante estar al tanto de la competencia y de la situación económica actual y poder llevar acabo la toma de decisiones relacionada a nuevos establecimientos o remodelación de los mismo de manera rápida.
Antes de implementar Questetra, habíamos llevado a cabo la toma de decisiones en papel. Actualmente, es posible hacerlo sin papel y en consecuencia, de manera más rápida; especificamente, podemos realizar procesos de toma de decisiones tres veces más rápido.
P. ¿Cuál fue el factor decisivo para implementar Questetra?
La actualización de los sistemas de información ha sido un reto durante años. Habíamos entrado a una situación en donde los sistemas que utilizábamos eran insuficientes para las áreas que queríamos eficientar y a su vez los costos administrativos y operacionales seguían creciendo. Concretamente, notamos un gran reto para los procedimientos de «toma de decisiones».
Para resolver esta situación primero recurrimos al servicio en la nube de G Suite (antes Google Apps), en agosto del 2012. Con esto pudimos reducir en gran parte nuestros costos operacionales y administrativos concernientes a gestión de correo electrónico y software colaborativo. Después, comenzamos a examinar acerca de la sistematización del negocio.
Nos interesaban las soluciones en la nube que nos permitieran liberarnos de la gestión de servidores y que además fuera accesible desde varias terminales y dispositivos; Así que investigamos y evaluamos productos de flujo de trabajo en la nube con capacidad de conexión con G Suite. Entre los productos que encontramos además de Questetra, hallamos que atendían únicamente a flujos de procesos relativamente simples y no soportaban procesos de toma de decisiones más complejos como los que necesitamos atender en Criax, como por ejemplo ‘Procesos de toma de decisiones que incluyen al presidente de la compañía». A diferencia de esos productos, Questetra permite definir flujos complicados de toma de decisiones que involucran concurrentemente a líderes de distintas áreas; lo cual permite acelerar la toma de decisiones eliminando también el uso de papel. Particularmente, me parece fabuloso que las modificaciones a la definición del negocio no este restringidas a una sola persona.
P. ¿Cuál fue su impresión de Questetra en operación?
Inesperadamente, la comunicación entre nuestros empleados se ha estimulado a partir de el uso de Questetra.
Anteriormente, habíamos llevado a cabo la toma de decisiones en papel, así que si un empleado no estaba directamente involucrado en ese proyecto, prácticamente no tendría conocimiento de el estado en el que está. Así que extendimos la visualización de datos para permitir, especialmente a otros jefes de departamento, la búsqueda activa de proyectos en los que no están directamente involucrados. Como resultado, ahora pueden compartir sus habilidades y experiencia previa y expresar sus ideas.
Obviamente pienso que esto fue bueno para la obtención de nuevo conocimiento, pero también siento que incrementó el «poder de la organización», ya que nuestros empleados comenzaron a estar más involucrados en lo que otros están haciendo.
P. ¿En qué tiene pensado utilizar Questetra en el futuro?
Realmente encontramos que Questetra es capaz de ser utilizado en muchas operaciones en la organización, a diferencia de otros productos de flujo de solicitud-aprobación típicos. De hecho, algunos departamentos han comenzado a revisar sus flujos de trabajo voluntariamente ellos mismos, en lugar de solicitarle al área de TI. Así que vamos a apoyar este tipo de «mejoramientos del negocio».
Asimismo, como parte de un esfuerzo de toda la compañía, estamos discutiendo la posibilidad de la digitalización y estandarización de otras operaciones internas. Especialmente, estamos contemplando el uso de Questetra para aquellos flujos de trabajo iniciados por una acción externa, para incrementar la satisfacción de nuestros socios y clientes. En particular, para la gestión y procesamiento de solicitudes y aprobación de ordenes.
