Q. ¿Para qué tipo de Negocio utiliza Questetra?
Aratana Inc. es una empresa de capital de riesgo que apoya a ‘sitios de E-Commerce’ (tiendas en línea), desde la prefectura de Miyazaki.
Ofrecemos una variedad de servicios consistentes no solo para el diseño del sitio web y la personalización del sistema de gestión, también ofrecemos servicios de gestión y consultoría para atraer más clientes, etc. (CAGO-LAB Service)
Implementamos Questetra en julio 2010 con el propósito de «desarrollar flujos de entrega de servicios para tiendas en línea». Hemos definido varias fases de trabajo, entre el registro de los pedidos y la entrega.
Por ejemplo, en caso de «Construcción de nuevo sitio web», se ha establecido la revisión de procesos durante aproximadamente 2 meses, como los «requerimientos de diseño», «revisión de entregables» y la «Configuración de opciones».
Q. ¿Cuáles son las ventajas que encuentra en su implementación?
Hemos encontrado grandes ventajas en el monitoreo del «progreso de casos» en tiempo real.
Por ejemplo, «fecha de entrega determinada» es lo más importante en los proyectos de construcción de sitios de E-Commerce. Obviamente, si ocurre un «retraso en la entrega», causaría grandes problemas para el negocio. En Aratana, todo el avance de casos es monitorizado frecuentemente, y los resultados son utilizados en las reuniones regulares. Creo que es muy útil ya que inclusive en situaciones donde se están procesando concurrentemente pueden ser capturados de manera sencilla.
También encuentro ventajas desde la perspectiva de la «facilitación de configuración y de definición».
En la gestión del sitio de E-Commerce, hay veces que una respuesta flexible a cambios externos es necesaria, como en el caso de «cambios en las especificaciones de conectividad del sistema», «nuevas tendencias de diseño», «evolución de la tecnología». En algunos casos, necesitamos realizar cambios en las reglas de negocio y en los procedimientos de negocio de Aratana. Me gusta Questetra por su ambiente de flujo de trabajo en el que se pueden realizar cambios mediante el navegador de manera simple. Además, se pueden realizar las pruebas tan pronto como se realicen los cambios, tan fácilmente que parece que «estamos jugando».
Por cierto, especialmente al principio de su implementación, hubieron algunos comentarios con respecto a la operación como: «No sé qué información ingresar» o «No puedo encontrar los trabajos entrantes». Pero fue muy bueno poder realizar pequeños cambios que ayudaron a estos problemas como «Nota de descripción de pantalla de operación» o «envío de notificación por correo electrónico al recibir un caso», respectivamente.
Q. ¿Han expandido la aplicación de Flujo de Trabajo (BPM) en el negocio desde su implementación?
Ya tenemos trabajando con Questetra más de 3 años y siempre utilizamos Questetra para lo que sea que hagamos.
Había sido inicialmente utilizado en el área de servicios pero ahora lo utilizamos en flujos como «aprobación de solicitudes» para todos los empleados.
Las aplicaciones basadas en flujos ahora son administradas por el área Administrativa, lo cual es muy conveniente. Esto fue posible gracias a que la pantalla de operaciones es muy fácil de comprender y los miembros de este departamento pudieron ser capaces de utilizarlo despues de una breve descripción de las «Operaciones generales».
Inclusive recientemente, se han hecho actualizaciones continuas, y los procesos de negocio definidos en Questetra han sido incrementados. Pensamos que los nuevos empleados pueden incorporarse a las operaciones de la compañía si éstas están definidas en Questetra, para un empleado que se integró en el camino mencionó que «El negocio es gestionado más cerca de lo esperado». Encontramos que una definición del negocio (Modelo de Proceso) que ha sido ejecutada desde la implementación de Questetra ha sido actualizada 128 veces.
Por cierto, también cuando existe una gran diferencia entre las «operaciones reales» y la «nueva definición de negocio», los empleados a cargo llevan a cabo un análisis de poco a poco para realizar los cambios necesarios.
Q. Por favor comente acerca de su estrategia futura
En la prate de desarrollo, se pueden transferir los datos de negocio de manera constante mediante el API junto con el sistema de gestión de proyectos en la nube «Backlog» (Nulab Inc.). Pienso que esto se ha vuelto muy eficiente.
En Aratana tenemos la meta de «crear empleo para 1,000 personas en la prefectura de Miyazaki».
Los grupos de compañías están creciendo y el número de personas involucradas en el negocio también está creciendo. A pesar de esto creo que debemos de lograr dar servicio de manera que se cumplan las reglas de negocio y los Flujos de Trabajo. Nos gustaría incorporar mecanismos de «automatización» de manera activa tal y como lo hicimos con el API de conexión.
